So verwenden Sie die AutoWiederherstellungs- und AutoBackup-Funktionen von Excel

Es ist immer eine schreckliche Tragödie, wenn jemand etwas Wichtiges verliert, an dem er gearbeitet hat, weil er sein Dokument nicht richtig gespeichert hat. Dies passiert Excel- und Word-Benutzern häufiger, als Sie denken würden!

Glücklicherweise hat Microsoft in den letzten paar Versionen viele Funktionen hinzugefügt, die dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit von Datenverlusten aufgrund von Abstürzen, Stromausfällen, versehentlichem Löschen usw. zu verringern. Eine Funktion heißt AutoWiederherstellen und die zweite, weniger bekannte Funktion, heißt AutoBackup.

In diesem Artikel werde ich darüber sprechen, wie Sie beide Optionen konfigurieren, damit Ihre Daten so sicher wie möglich sind. Ich möchte auch erwähnen, dass Sie mit den neuesten Versionen von Office Dokumente direkt auf OneDrive speichern können, was eine gute Option ist, da Sie auch dann noch auf Ihre Arbeit zugreifen können, wenn Ihre Festplatte ausfällt.

Automatische Excel-Wiederherstellung

Die Funktion zur automatischen Wiederherstellung ist standardmäßig aktiviert und speichert Ihr Dokument grundsätzlich nach einem festgelegten Zeitintervall automatisch an einem temporären Ort. Um die AutoWiederherstellen-Einstellungen anzuzeigen, klicken Sie auf Datei und dann auf Optionen .

Klicken Sie im linken Menü auf Speichern und Sie sehen die Option AutoWiederherstellen unter Arbeitsmappen speichern .

Standardmäßig werden AutoWiederherstellen-Informationen alle 10 Minuten gespeichert. Zusätzlich zum Intervall muss Excel 30 Sekunden lang im Leerlauf sein, bevor die Daten gespeichert werden. Außerdem werden die automatisch gespeicherten Informationen an dem hier aufgeführten Speicherort der AutoWiederherstellen-Datei gespeichert . Wie funktioniert es? Nehmen wir im Grunde an, Sie haben ein Arbeitsblatt wie das folgende und Sie haben es gespeichert.

Nehmen wir nun an, ich füge der Excel-Tabelle die folgenden Daten hinzu und warte etwa 10 Minuten, ohne mein Dokument zu speichern. Da das AutoRecover-Intervall auf 10 Minuten eingestellt ist, müssen Sie mindestens so lange warten, bis die Daten gespeichert sind.

In meinem Fall habe ich einen Excel-Absturz simuliert, indem ich den Task-Manager geöffnet und den Excel-Prozess beendet habe. Danach öffnete ich Excel erneut und sah sofort eine Option namens Show Recovered Files .

Wenn Sie darauf klicken, wird eine Liste von Excel-Dateien angezeigt, die wiederhergestellt werden können. In meinem Fall hatte es die Originaldatei, die nur Daten in A1 und A2 enthielt, und es hatte auch die AutoRecovered-Datei, die die Daten enthielt, die ich nicht auf der Festplatte gespeichert hatte.

Wenn Sie auf eines der Elemente in der Liste klicken, wird eine weitere Instanz von Excel geöffnet, in der die Daten in dieser bestimmten Datei angezeigt werden. Insgesamt ist dies eine wirklich nützliche Funktion für Zeiten, in denen Sie nicht Ihre gesamte Arbeit gespeichert haben, Excel jedoch unerwartet beendet wird.

Der größte Nachteil dieser Funktion ist, dass die AutoRecover-Daten auf derselben Festplatte wie Ihre Datei gespeichert werden. Wenn also etwas mit Ihrer Festplatte passiert, ist alles weg. Sie können den Speicherort in den Einstellungen oben auf eine separate Festplatte oder sogar auf einen Netzwerkspeicherort ändern, was ich sehr empfehle.

Beachten Sie, dass AutoWiederherstellen-Informationen unter den folgenden Umständen auch automatisch von Excel gelöscht werden:

1. Sie speichern die Datei manuell oder mit Datei – Speichern unter .
2. Sie schließen die Datei oder beenden Excel (unabhängig davon, ob Sie die Datei speichern oder nicht)
3. Sie deaktivieren AutoWiederherstellen vollständig oder nur für die Arbeitsmappe

Wenn Sie also die Datei speichern, werden die AutoRecover-Daten im Grunde genommen gelöscht. Wenn Sie Excel manuell beenden und die Daten nicht speichern, werden die AutoRecover-Daten außerdem gelöscht. Denken Sie daran, wenn Sie diese Funktion verwenden. Wenn Sie ein starker Excel-Benutzer sind, würde ich vorschlagen, das AutoRecover-Intervall auf etwa 2 oder 3 Minuten anstelle von 10 einzustellen.

Automatische Sicherung

Eine weitere Funktion, die nicht viele Leute wirklich kennen, ist AutoBackup. Um es zu verwenden, müssen Sie zuerst Ihre Datei speichern, um zum Dialogfeld Speichern zu gelangen. Wenn Sie bereits ein gespeichertes Excel-Dokument haben, gehen Sie zu Datei und dann zu Speichern unter und wählen Sie einen Speicherort aus. Wenn Sie dies tun, wird das Dialogfeld "Speichern unter" angezeigt .

Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Extras , die sich links neben der Schaltfläche Speichern befindet . Sie sehen ein paar Optionen, von denen eine Allgemeine Optionen ist . Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein kleines Fenster mit weiteren Optionen.

Fahren Sie fort und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Backup immer erstellen . Klicken Sie auf OK. Wenn Sie die Datei jetzt speichern, wird auch eine Excel-Sicherungsdatei mit der Erweiterung .XLK erstellt. Beachten Sie, dass die Dateien beim ersten Mal genau gleich sein werden. Wenn Sie Änderungen an der Originaldatei vornehmen und sie dann erneut speichern, bleibt die Sicherungsdatei unverändert (die Originaldaten). Beim dritten Speichern wird die Sicherungsdatei jedoch mit Informationen bis zum zweiten Speichern aktualisiert.

Grundsätzlich liegt die Sicherungsdatei immer eine Version hinter der aktuellen Version. Wenn Sie also eine Reihe von Änderungen vorgenommen, Ihre Datei gespeichert haben und dann zu der Version zurückkehren wollten, die diese Änderungen nicht hatte, könnten Sie einfach die Sicherungsdatei öffnen.

Die Datei wird am selben Ort wie die Originaldatei gespeichert und es scheint keine Möglichkeit zu geben, dies zu ändern. Diese Funktion fügt Ihrem Dokument nicht viel Sicherheit hinzu, ist aber unter bestimmten Umständen gut.

Die Aktivierung dieser Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen in Excel wird Sie hoffentlich vor dem Verlust wichtiger Daten bewahren. Es ist immer eine gute Option, Cloud-Speicher (wie OneDrive) als zusätzliches Sicherheitsnetz zu verwenden, falls Ihr Computer katastrophal ausfällt. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht zu kommentieren. Genießen!