Comment masquer les tâches Outlook avec une date de début future

Dans une vue des tâches, telle qu'un dossier de tâches ou la barre des tâches :

Cliquez avec le bouton droit sur l'arrière-plan de la vue des tâches.

Cliquez sur "Afficher les paramètres".

Cliquez sur le bouton " Filtrer " dans la fenêtre qui apparaît. Passez à l'onglet "Avancé" dans la fenêtre contextuelle Filtre.

Cliquez sur le menu déroulant "Champ" et choisissez "Tous les champs de tâche" > "Date de début".

Dans la liste déroulante "Condition", sélectionnez "le ou avant".

Tapez "Aujourd'hui" dans la zone de saisie "Valeur" et appuyez sur "Ajouter à la liste".

Fermez les fenêtres popup ouvertes avec le bouton "OK".

Avec Microsoft investissant plus de ressources dans ses applications de gestion des tâches, ce n'est jamais le meilleur moment pour utiliser les tâches Outlook. Lorsqu'elles sont combinées avec Microsoft To-Do, Cortana et OneNote, Outlook Tasks est une solution extrêmement polyvalente pour gérer les listes, les rappels et votre emploi du temps quotidien - avec un seul petit défaut.

Les tâches Outlook ont ​​à la fois une « Date de début » et une « Date d'échéance », ce qui vous permet d'indiquer quand vous prévoyez de travailler sur une tâche. En théorie, votre tâche n'est pas pertinente tant que la date de début n'est pas atteinte, elle ne devrait donc pas avoir besoin de vous harceler dans l'interface Outlook.

Malheureusement, Outlook ignore normalement la date de début. Ainsi, les tâches planifiées pour le futur resteront visibles, encombrant votre liste et rendant plus difficile de voir ce qui est immédiatement exploitable. La résolution de ce problème n'est pas intuitive, mais peut être réalisée avec les fonctionnalités avancées de filtrage d'affichage d'Outlook.

Avant de commencer, il est important de noter que vous devrez répéter la procédure suivante pour chaque vue de tâche Outlook avec laquelle vous souhaitez l'utiliser. Par exemple, la barre des tâches d'Outlook, l'aperçu des tâches et les dossiers de tâches individuelles sont tous des vues de tâches distinctes qui peuvent être filtrées individuellement. Par conséquent, appliquer ce comportement à chaque vue est un exercice de duplication.

Tout d'abord, créez une tâche avec une date de début dans le futur afin d'avoir quelque chose avec quoi travailler. Vous devriez voir la tâche apparaître immédiatement, ce qui n'est pas particulièrement utile car elle n'est pas encore exploitable.

Cliquez avec le bouton droit sur la barre des tâches (ou sur l'arrière-plan de la vue avec laquelle vous travaillez) et cliquez sur « Paramètres d'affichage » dans le menu qui apparaît. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur « Filtre… » et passez à l'onglet « Avancé » de la fenêtre contextuelle de filtre résultante.

Vous devriez voir qu'au moins un filtre par défaut existe déjà. Comme indiqué par sa logique, ce filtre est responsable de l'adoption du comportement par défaut d'Outlook consistant à masquer les tâches terminées, nous n'y toucherons donc pas. Au lieu de cela, nous ajouterons de nouveaux filtres en utilisant les entrées sous le tableau.

Commencez par cliquer sur le menu déroulant "Champ" et accédez à "Tous les champs de tâche"> "Date de début" dans le menu qui apparaît. Cela ajoutera un filtre sur la propriété "Date de début". Dans la liste déroulante "Condition", sélectionnez "le ou avant" puis tapez "Aujourd'hui" (sans les guillemets) dans la zone de saisie "Valeur". Enfin, appuyez sur "Ajouter à la liste".

Cliquez sur "OK" dans les deux fenêtres contextuelles ouvertes et vous devriez voir que la vue des tâches est filtrée pour inclure uniquement les éléments pour lesquels la date de début a été atteinte. Cela peut très bien résoudre votre cas d'utilisation spécifique, bien qu'il y ait un autre problème que vous souhaiterez peut-être résoudre.

Actuellement, ce filtre masque également toutes les tâches qui n'ont pas de date de début, ce qui n'est pas idéal. Pour résoudre ce problème, retournez à la fenêtre Filtre comme décrit ci-dessus. Ajoutez un autre filtre sur la propriété "Date de début", en choisissant cette fois "n'existe pas" comme condition et en laissant la valeur vide.

Maintenant, lorsque vous appliquez les filtres, vous devriez voir que la vue des tâches affiche les tâches pour lesquelles la date de début est survenue, ainsi que toutes les tâches qui n'ont pas de date de début.

Que vous profitiez de ce changement dépend de votre flux de travail de gestion des tâches. Vous pouvez souhaiter que toutes vos tâches soient visibles à tout moment, quel que soit le moment où elles sont planifiées pour leur mise en œuvre. Dans ce cas, le comportement par défaut d'Outlook sera satisfaisant. Cependant, pour les flux de travail plus complexes avec plusieurs tâches ouvertes, il est important de masquer les tâches qui ne peuvent pas encore être exécutées pour réduire la charge cognitive. Bien que ce soit loin d'être évident, la configuration dans Outlook n'est pas particulièrement difficile.

Enfin, il convient de noter que ces modifications s'appliquent uniquement à l'application de bureau Outlook - d'autres expériences de tâches Outlook, telles que Microsoft To-Do, n'ont pas la possibilité de filtrer les tâches de cette manière. Cependant, la propriété Date de début (et tous les autres champs Outlook) sont disponibles sur chaque tâche Outlook, quelle que soit la façon dont elle a été créée.