Comment tirer le meilleur parti de Microsofts repensé (et renommé) To Do

Microsoft a réorganisé son application de création de listes de tâches pour devenir un système complet de gestion des tâches. Pour en tirer le meilleur parti, vous pouvez

Importer des listes existantes

Créer et partager des listes

Travailler avec des tâches

Utiliser des listes intelligentes

To Do est l'un des derniers ajouts à la gamme d'outils de productivité de Microsoft. Il a récemment acquis une actualisation complète de l'interface utilisateur après une multitude de nouvelles fonctionnalités, nous avons donc décidé de revoir ce qu'il peut offrir en 2019.

To Do est né de l'acquisition de Wunderlist par Microsoft. Bien que Wunderlist soit toujours opérationnel aujourd'hui, les ressources d'ingénierie ont été détournées vers To Do. Microsoft a reconstruit l'application sur son infrastructure Office 365, garantissant qu'elle répond aux exigences de conformité pour une utilisation en entreprise. Cette architecture permet également à To Do de se synchroniser avec les e-mails et les tâches dans Outlook.

La refonte de To Do plus tôt ce mois -ci a rapproché l'application du langage de conception de Wunderlist. Il y a une plus grande utilisation de la couleur et une plus grande attention au remplissage entre les éléments de l'interface. Le nouveau look, accompagné d'un changement subtil de nom (de To-Do à To Do), indique la confiance croissante de Microsoft dans le produit.

Commencer

Today's To Do est disponible sur presque toutes les principales plates-formes. Les applications sont proposées sur Windows 10, macOS, iOS, Android et le Web. De plus, To Do s'intègre dans une sélection croissante de produits Microsoft. Ceux-ci incluent Outlook, Cortana et Microsoft Planner, de sorte que l'application est capable de devenir une plaque tournante pour toutes vos tâches.

Pour les besoins de ce guide, nous utiliserons To Do sur un PC Windows 10. La plupart des écrans sont très similaires sur toutes les plates-formes, vous ne devriez donc pas rencontrer de problèmes de suivi sur votre propre appareil.

Après avoir téléchargé To Do, vous devez d'abord vous connecter. Les comptes Microsoft personnels et les comptes Office 365 d'entreprise sont pris en charge. À l'aide de l'écran des paramètres de l'application, vous pouvez ajouter des comptes supplémentaires ultérieurement.

Une fois connecté, vous arriverez sur l'écran "Ma journée" de To Do. Cela vaut la peine de prendre un moment pour évaluer l'interface. Sur les appareils de bureau, To Do utilise une vue à deux volets. Vos listes de tâches sont affichées sur la gauche, tandis que la section centrale se met à jour pour afficher le contenu des listes. Lorsque vous sélectionnez une tâche, un volet supplémentaire apparaît à droite pour modifier ses propriétés. La disposition mobile est très similaire, avec la navigation cachée derrière un menu hamburger.

Pour accéder à la page des paramètres de l'application, cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur gauche. Sélectionnez « Paramètres » dans le menu déroulant ou « Gérer les comptes » pour ajouter et supprimer des comptes Office 365.

Importation de tâches existantes

L'écran Paramètres vous permet d'importer vos tâches existantes depuis Wunderlist. Cela signifie que vous pouvez reprendre là où vous vous étiez arrêté dans l'ancienne application. To Do créera automatiquement des listes pour remplacer celles de votre Wunderlist, en les remplissant avec vos tâches dans Wunderlist.

Les paramètres vous permettent également de modifier quelques options fondamentales dans l'application. Il existe une prise en charge des thèmes clairs ou sombres et la possibilité de désactiver les confirmations de suppression et les sons de fin.

Plus bas, vous trouverez un ensemble de boutons à bascule pour les « listes intelligentes ». Nous reviendrons sur les listes intelligentes plus tard, mais pour l'instant, sachez simplement qu'il est possible d'empêcher les listes intelligentes inutilisées d'apparaître dans l'application. Le dernier bouton à bascule vous permet de contrôler si les e-mails Outlook marqués doivent apparaître dans les tâches à faire. La désactivation de cette option supprimera la section "E-mail signalé" de la barre de navigation.

Création de listes

Pour créer une liste, cliquez sur le bouton "Nouvelle liste" en bas du menu de navigation. Tapez un nom pour votre liste et appuyez sur Entrée. En option, vous pouvez ajouter un emoji personnalisé à utiliser comme icône de navigation de la liste. Cliquez sur le nom de la liste dans le volet central, puis sur le bouton smiley pour sélectionner un emoji.

Vous avez plusieurs listes associées ? Essayez de créer un groupe. Cliquez sur le bouton à droite du bouton "Nouvelle liste" pour créer et nommer votre groupe. Vous pouvez ensuite faire glisser des listes individuelles dans le groupe, en en faisant des enfants. Cela peut aider à ranger votre menu de navigation en masquant les listes peu utilisées.

Options de liste

Vous pouvez accéder au menu d'options d'une liste en cliquant sur l'icône à trois points en haut à droite de l'application. Vous pouvez ajuster le thème de l'application individuellement pour chaque liste, modifier l'ordre de tri des tâches ou renommer la liste.

Ce menu vous permet également d'afficher (ou de masquer) les tâches terminées dans votre liste. Enfin, il existe des éléments de menu pour épingler un raccourci vers votre menu Démarrer ou supprimer la liste. Cela supprimera toutes les tâches de la liste, ainsi que la liste elle-même.

Listes de partage

Vous pouvez partager des listes avec d'autres utilisateurs pour faciliter la collaboration. Commencez par cliquer sur l'icône de la personne à côté du bouton des options de la liste.

Cliquez sur "Créer un lien d'invitation" pour obtenir votre lien partageable. Donnez le lien aux personnes qui ont besoin d'accéder à la liste. Ils pourront afficher, ajouter et modifier des tâches dans la liste. Pour gérer les options de partage à l'avenir, cliquez à nouveau sur le bouton de partage. Vous verrez des collaborateurs ajoutés à la liste et une option pour révoquer l'accès partagé.

Travailler avec des tâches

Tasks are the most important objects within To Do. Creating a task is simple: select a list and then click "Add task" at the bottom of the screen. Type a task name and press enter.

In its most basic form, that's all there is to it. You can keep adding tasks by typing descriptions and hitting enter. Tasks have many more options available though, so try clicking one to bring up its details pane.

Here, you can set a reminder, due date and recurrence schedule for the task. There's a text field for additional notes (handy for website addresses) and a file picker to add attachments.

At the top of the pane, the "Add step" link lets you create a set of sub-tasks. This is useful to create simple checklists within a larger process. For example, you might add "Carpets", "Floors" and "Surfaces" to a "Clean the house" task.

Finally, the small star icon lets you mark a task as important. This will result in it showing up in the "Important" list visible in To Do's navigation menu. Similarly, "Add to My Day" will display the task in the "My Day" list – more on this in the next section...

Using Smart Lists

Smart Lists are To Do's way of describing lists which automatically aggregate tasks from other lists. You can't create Smart Lists but you can choose which ones are displayed, as we saw on the Settings page.

Nous avons déjà examiné deux listes intelligentes : Important et My Day. My Day mérite plus d'explications, car c'est l'un des moyens par lesquels To Do se différencie de la concurrence.

Plutôt que de vous fier entièrement aux dates d'échéance, To Do vous donne la possibilité de sélectionner les tâches sur lesquelles travailler chaque jour. L'idée est que vous passerez en revue vos tâches en attente le matin, en ajouterez quelques-unes à "Ma journée", puis travaillerez à partir de cette liste. Cela vous aide à éviter d'être distrait par des tâches inexploitables dans vos listes.

To Do est suffisamment intelligent pour pouvoir suggérer des tâches à ajouter à My Day. Vous pouvez voir des suggestions apparaître lorsque vous visitez My Day le matin. En règle générale, To Do suggérera des tâches avec une date d'échéance proche. Il inclura également toutes les tâches que vous avez ajoutées à My Day hier mais que vous n'avez pas pu terminer. Cela vous aide à revenir rapidement là où vous étiez tout en gérant votre charge de travail pour la journée.

Il y a actuellement trois autres listes intelligentes dans Tâches : Planifié, E-mail signalé et Attribué à moi. Planifié fait apparaître chaque tâche avec une date d'échéance. E-mail signalé affiche tous les e-mails que vous avez marqués pour action à l'aide d'Outlook. Chaque e-mail est converti en une tâche à faire régulière.

Attribué à moi, qui est spécifique aux comptes Office 365, contient les tâches du planificateur Microsoft sur lesquelles vous travaillez actuellement. Cela signifie que vous pouvez utiliser un planificateur d'équipe tout en conservant votre liste de tâches personnelle. Il n'est pas nécessaire de basculer entre les applications lorsque vous utilisez à la fois Outlook et Planner côte à côte.

Microsoft à faire

C'est la fin de notre petit tour de To Do. Comme vous l'avez peut-être vu, To Do est devenu une solution de gestion des tâches de plus en plus complète. Il est riche en fonctionnalités et capable de s'intégrer à une grande partie de l'écosystème Microsoft.

Pour en tirer le meilleur parti, vous devez utiliser des fonctionnalités telles que les listes intelligentes. Ce sont ces touches qui élèvent To Do au-dessus de la foule. Cependant, il est tout aussi utile en tant qu'application de tâche simple pour un usage personnel - l'ajout de nouveaux éléments ne prend que quelques secondes.

Les gains de productivité les plus importants de To Do surviennent sans doute lorsqu'ils sont combinés avec d'autres produits Microsoft. Microsoft utilise l'application pour combiner ses services disparates. To Do devient un hub de productivité qui agrège les données d'Outlook, Cortana et Planner. La possibilité d'utiliser l'application sur toutes les plateformes vous permet d'accéder en permanence à toutes vos tâches, où que vous soyez.

Avec la prise en charge du travail collaboratif, des options robustes sur les tâches individuelles et la fonctionnalité de planification quotidienne, To Do est devenu une plate-forme de gestion de tâches complète. Il a été capable de le faire tout en restant extrêmement simple pour démarrer, donc quelles que soient vos exigences, To Do peut probablement y répondre.