Come nascondere le attività di Outlook con una data di inizio futura

Quando ci si trova in una visualizzazione attività, ad esempio una cartella attività o la barra da fare:

Fare clic con il pulsante destro del mouse sullo sfondo della vista attività.

Fare clic su "Impostazioni di visualizzazione".

Fare clic sul pulsante "Filtro" nella finestra che appare. Passa alla scheda "Avanzate" nel popup Filtro.

Fai clic sul menu a discesa "Campo" e scegli "Tutti i campi attività" > "Data di inizio".

Dal menu a discesa "Condizione", seleziona "il o prima".

Digitare "Oggi" nella casella di input "Valore" e premere "Aggiungi all'elenco".

Chiudere le finestre popup aperte con il pulsante "OK".

Con Microsoft che investe più risorse nelle sue app di gestione delle attività, non è mai stato un momento migliore per utilizzare le attività di Outlook. In combinazione con Microsoft To-Do, Cortana e OneNote, le attività di Outlook sono una soluzione estremamente versatile per la gestione di elenchi, promemoria e pianificazione giornaliera, con un solo piccolo difetto.

Le attività di Outlook hanno sia una "Data di inizio" che una "Data di scadenza", che consente di indicare quando si prevede di lavorare su un'attività. In teoria, il tuo compito non è rilevante fino alla data di inizio, quindi non dovrebbe aver bisogno di infastidirti nell'interfaccia di Outlook.

Sfortunatamente, Outlook normalmente ignora la data di inizio, quindi le attività pianificate per il futuro rimarranno visibili, ingombrando l'elenco e rendendo più difficile vedere cosa è immediatamente perseguibile. Risolvere questo problema non è intuitivo, ma può essere ottenuto con le funzionalità avanzate di filtro delle viste di Outlook.

Prima di iniziare, è importante notare che dovrai ripetere la procedura seguente per ogni visualizzazione attività di Outlook con cui desideri utilizzarla. Ad esempio, la barra delle attività di Outlook, la visualizzazione delle attività e le cartelle delle singole attività sono tutte visualizzazioni di attività distinte che possono essere filtrate individualmente. Pertanto, l'applicazione di questo comportamento a ogni visualizzazione è un esercizio di duplicazione.

Innanzitutto, crea un'attività con una data di inizio futura in modo da avere qualcosa su cui lavorare. Dovresti vedere l'attività apparire immediatamente, il che non è particolarmente utile in quanto non è ancora attuabile.

Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra da fare (o sullo sfondo della vista con cui stai lavorando) e fai clic su "Impostazioni vista" nel menu che appare. Dalla finestra popup, fai clic su "Filtro..." e passa alla scheda "Avanzate" del popup Filtro risultante.

Dovresti vedere che esiste già almeno un filtro predefinito. Come indicato dalla sua logica, questo filtro è responsabile dell'attivazione del comportamento predefinito di Outlook di nascondere le attività completate, quindi non lo toccheremo. Al contrario, aggiungeremo nuovi filtri utilizzando gli input sotto la tabella.

Inizia facendo clic sul menu a discesa "Campo" e navigando su "Tutti i campi delle attività" > "Data di inizio" nel menu che appare. Questo aggiungerà un filtro sulla proprietà "Data di inizio". Dal menu a discesa "Condizione", seleziona "il o prima" e quindi digita "Oggi" (senza le virgolette) nella casella di immissione "Valore". Infine, premi "Aggiungi all'elenco".

Fai clic su "OK" su entrambe le finestre popup aperte e dovresti vedere che la visualizzazione dell'attività è filtrata per includere solo gli elementi in cui è stata raggiunta la data di inizio. Questo potrebbe risolvere il tuo caso d'uso specifico, anche se c'è un altro problema che potresti voler risolvere.

Attualmente, questo filtro nasconderà anche tutte le attività che non hanno una data di inizio, il che non è l'ideale. Per risolvere questo problema, torna alla finestra Filtro come descritto sopra. Aggiungi un altro filtro sulla proprietà "Data di inizio", questa volta scegliendo "non esiste" come condizione e lasciando vuoto il valore.

Ora, quando applichi i filtri, dovresti vedere che la vista attività mostra le attività in cui è emersa la data di inizio, così come tutte le attività che non hanno una data di inizio.

Se trarrai vantaggio da questa modifica dipende dal flusso di lavoro di gestione delle attività. Potresti preferire che tutte le tue attività siano sempre visibili, indipendentemente da quando è pianificata l'implementazione. In questo caso, il comportamento predefinito di Outlook sarà soddisfacente. Tuttavia, per flussi di lavoro più complessi con più attività aperte, è importante nascondere le attività che non possono essere ancora eseguite per ridurre il carico cognitivo. Sebbene sia tutt'altro che ovvio, configurarlo in Outlook non è particolarmente difficile.

Infine, vale la pena notare che queste modifiche si applicano esclusivamente all'app desktop di Outlook: altre esperienze di attività di Outlook, come Microsoft To-Do, non hanno la possibilità di filtrare le attività in questo modo. Tuttavia, la proprietà Data di inizio (e tutti gli altri campi di Outlook) sono disponibili in ogni attività di Outlook, indipendentemente da come è stata creata.