Jak korzystać z funkcji porównywania i łączenia dokumentów w programie Word

Program Word ma dwie naprawdę przydatne funkcje, z których prawie nikt nie korzysta: Porównaj dokumenty i Połącz dokumenty . Jak sugerują ich nazwy, funkcje te pozwalają albo porównywać ze sobą dwa dokumenty Worda, albo łączyć ze sobą dwa dokumenty.

Więc kiedy będziesz musiał tego użyć? Cóż, jeśli jesteś podobny do mnie, prawdopodobnie masz 20 różnych wersji swojego CV zapisanych w różnych miejscach na przestrzeni lat. Czasami lekko modyfikuję CV dla konkretnej firmy, aby podkreślić określoną umiejętność, a czasami dodaję coś i po prostu zapisuję nową kopię.

W każdym razie fajnie byłoby szybko zobaczyć różnicę między moim najnowszym CV a starszymi, aby zobaczyć, czy jest coś, co powinienem dodać do najnowszego lub ewentualnie usunąć. W tym poście pokażę ci, jak możesz użyć tych dwóch funkcji, aby szybko znaleźć różnice między dwoma dokumentami i scalić je, jeśli chcesz.

Porównaj i połącz dokumenty

W moim przykładzie chciałem zobaczyć, jaka jest różnica między moim starym CV napisanym w 2007 r. a najnowszym zaktualizowanym w 2013 r. Aby to zrobić, otwórz program Word, kliknij kartę Recenzja, a następnie kliknij Porównaj .

Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego Porównaj dokumenty , w którym należy wybrać oryginalny dokument i poprawiony dokument.

Na dole zobaczysz całą masę ustawień porównania, które możesz po prostu pozostawić zaznaczone. Domyślnie pokaże również wszystkie zmiany w nowym dokumencie, co jest lepsze niż majstrowanie przy oryginalnych lub poprawionych dokumentach.

Otworzy się nowy dokument z kilkoma różnymi sekcjami: przewijaną listą poprawek po lewej stronie, połączonym dokumentem pokazującym wszystkie zmiany w środku i dwoma oryginalnymi dokumentami po prawej stronie. Przyjrzyjmy się bliżej każdej sekcji.

Jak widać tutaj, usunąłem kilka rzeczy i wstawiłem kilka innych linii tekstu. Dwukrotne kliknięcie dowolnego nagłówka ( Aseem Kishore wstawiony lub Aseem Kishore usunięty ) spowoduje przesunięcie kursora dokładnie w to miejsce w dokumencie.

W środku zobaczysz te wersje w różnych kolorach. Domyślnie wszystko, co zostało przekreślone, zostało usunięte, a wszystko, co zostało zaznaczone na czerwono i podkreślone, zostało dodane do poprawionego dokumentu. Wszystko, co zaznaczono na zielono, zostało przesunięte. Miejsce, z którego został przeniesiony, będzie podwójnie przekreślone na zielono, a miejsce, do którego został przeniesiony, będzie podwójnie podkreślone na zielono, jak pokazano tutaj:

Na koniec, po prawej stronie, zobaczysz oryginalny dokument na górze i poprawiony dokument na dole. Podczas przewijania górnego dokumentu dolny podąża za nim, aby były zsynchronizowane. Możesz jednak przewijać dolny niezależnie od górnego ekranu.

Oprócz tego widoku możesz także usunąć oba dokumenty źródłowe z prawego panelu i zamiast tego wyświetlić dymki, aby łatwo zobaczyć zmiany. Aby zobaczyć, co mam na myśli, śmiało kliknij przycisk Porównaj ponownie, następnie Pokaż dokumenty źródłowe i na koniec kliknij Ukryj dokumenty źródłowe .

Teraz kliknij przycisk Pokaż znaczniki w obszarze Śledzenie i kliknij Balony , a następnie Pokaż poprawki w dymkach .

Po prawej stronie dokumentu zobaczysz teraz wszystkie wersje z liniami pochodzącymi z dokumentu. Może to ułatwić zobaczenie wszystkich zmian, jeśli masz ich dużo.

Pamiętaj, że jeśli chcesz tylko zobaczyć różnice między dokumentami, tak naprawdę nie musisz robić nic więcej. Jeśli chcesz utworzyć ostateczny dokument z tych dwóch dokumentów, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną zmianę i wybrać Zaakceptuj lub Odrzuć .

Po zakończeniu możesz zapisać nowy dokument ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami. Połącz dokumenty jest prawie dokładnie taki sam jak Porównaj. Jeśli wybierzesz Połącz, pojawi się to samo okno dialogowe, w którym musisz wybrać oryginalny i poprawiony dokument.

Gdy to zrobisz, uzyskasz taki sam układ jak poprzednio, w którym zobaczysz połączone zmiany w środku. Ponownie usunięto przekreślony tekst, dodano czerwony podkreślony tekst i przeniesiono zielony tekst. Po prostu kliknij prawym przyciskiem myszy każdą zmianę i wybierz, czy chcesz zaakceptować, czy odrzucić każdą zmianę. Po zakończeniu zapisz nowy połączony dokument.

Ogólnie rzecz biorąc, są one naprawdę przydatne w sytuacjach, gdy masz wiele wersji tego samego dokumentu lub gdy kilka osób edytuje jeden dokument programu Word, a w efekcie powstaje wiele dokumentów, które można połączyć w jeden. Jeśli masz jakieś pytania, zachęcamy do komentowania. Cieszyć się!