So erstellen Sie Breakout-Räume in Microsoft Teams

In einem früheren Artikel haben wir behandelt, wie Videokonferenzen in Microsoft Teams funktionieren . Seitdem hat Microsoft Teams mit neuen Funktionen aktualisiert, einschließlich der lang erwarteten und begehrten Möglichkeit, Breakout-Räume zu erstellen. Tatsächlich stimmten über 20.000 Microsoft-Benutzer für den Vorschlag auf Microsoft Teams UserVoice, dem Benutzer-Feedback-Forum für die Teams-App.

Jeder kann mit einem kostenlosen Microsoft-Konto auf Teams zugreifen, und Premium-Benutzer der Office 365-Suite profitieren von einer robusten Version von Teams mit Funktionen wie erweitertem Dateispeicher, Meeting-Aufzeichnung und der Möglichkeit, Online-Events für bis zu 10.000 Personen zu veranstalten. 

Mindestanforderungen für Breakout-Räume in Teams

Bevor wir beginnen, stellen wir sicher, dass alles vorhanden ist, damit Sie in Ihren Teams-Meetings Breakout-Räume erstellen können. Wie Sie sich vorstellen können, sind einige Einstellungen erforderlich, um Breakout-Räume in Teams zu aktivieren. Überprüfen Sie diese Einstellungen, bevor Sie beginnen.

Neue Meeting-Erfahrung

Erstens müssen Sie die „neue Besprechungsumgebung“ von Teams verwenden. Sie können die neue Erfahrung aktivieren, indem Sie Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke der Desktop-App auswählen und zu Einstellungen gehen . Wählen Sie dann Neue Besprechungsumgebung aktivieren und Teams neu starten aus.

Mindestteilnehmerzahl

Damit die Breakouts-Option für den Besprechungsorganisator verfügbar ist, müssen mindestens fünf Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen. Während Personen, die sich telefonisch einwählen, derzeit nicht an Breakouts teilnehmen können, werden sie auf die Mindestteilnehmerzahl von fünf Personen angerechnet.

Sind Sie der Meeting-Organisator?

Nur der Besprechungsorganisator kann Breakouts erstellen und verwalten, obwohl es einige Hinweise von Microsoft gibt, dass sie dem Organisator erlauben werden, diese Verantwortung in zukünftigen Updates für Teams zu teilen. 

Darüber hinaus muss der Besprechungsorganisator die Desktop-App verwenden, nicht die Browserversion oder die mobile App. (Keine Sorge, Teilnehmer, die dem Meeting über die Android- oder iPhone-App von Teams beigetreten sind, können Breakouts beitreten.)

Tipp: Wenn die Besprechungseinladung von jemand anderem als der Person kommen muss, die die Teilbereiche verwaltet, lassen Sie den Teilbereichsmanager die Teams-Besprechung erstellen und dann diesen Besprechungslink in der Besprechungseinladung verwenden. 

Solange der Meeting-Link von der Person erstellt wurde, die die Breakouts verwaltet, spielt es keine Rolle, wer den Link teilt.

Breakout Rooms in Teams erstellen

Zum jetzigen Zeitpunkt können Breakout-Räume in Teams nicht wie in Zoom vor dem Meeting konfiguriert werden. Sobald die Teams-Besprechung im Gange ist, können Sie als Organisator der Besprechung beginnen, indem Sie auf der Symbolleiste der Besprechung auf das Symbol „Arbeitsräume“ klicken.

Wenn Sie das Symbol „Breakout Rooms“ auswählen, wird ein Bildschirm gestartet, auf dem Sie entscheiden können, wie viele Breakout Rooms Sie erstellen möchten und ob Sie möchten, dass Teams Teilnehmer automatisch Breakout Rooms zuweist, oder ob Sie lieber manuell auswählen möchten, welcher Breakout Room zu welchen gehört Teilnehmer versendet.

Nachdem Sie die Breakout-Räume erstellt haben, können Sie den Räumen über das Bedienfeld „Breakout-Räume“ Teilnehmer zuweisen. 

Wählen Sie Teilnehmer zuweisen aus , und Sie sehen eine Liste aller Teilnehmer Ihres Meetings. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem Teilnehmer und wählen Sie dann aus, welchem ​​Raum Sie ihn zuweisen möchten.

Als Meeting-Organisator können Sie Teilnehmer jederzeit während des Meetings Breakout-Räumen zuweisen. Wenn Sie für den eigentlichen Start der Nebengruppensitzung bereit sind, wählen Sie Räume starten aus, um alle Nebenräume gleichzeitig zu öffnen und Personen in die ihnen zugewiesenen Räume zu verschieben.

Hinweis: Derzeit können Sie keinen Timer zum automatischen Schließen von Breakout-Räumen in Teams festlegen. Dies ist eine weitere Funktion, von der wir erwarten, dass Teams sie in zukünftigen Updates hinzufügen wird.

Optionen für den Besprechungsorganisator

Genau wie in Zoom kann der Meeting-Organisator jederzeit jedem der Breakout-Räume beitreten. Der Organisator kann Räume auch umbenennen und, sobald alle Breakout-Räume geöffnet sind, eine Durchsage an alle Räume senden. Ankündigungen werden im Chat-Bereich des Breakout-Raums angezeigt.

Innerhalb der Raumeinstellungen kann der Organisator der Besprechung wählen, ob Teams Teilnehmer automatisch in Breakouts verschieben soll, anstatt die Teilnehmer zu zwingen, ihrem Breakout-Raum manuell beizutreten. Es gibt auch eine Option, um zuzulassen oder zu verhindern, dass die Teilnehmer während der Nebensitzung in den Hauptbesprechungsraum zurückkehren.

Breakout-Räume in Teams

Die Erfahrung für Teilnehmer in Breakout-Räumen in Teams ist ähnlich wie in der Hauptbesprechung von Teams. Die Teilnehmer haben Zugriff auf alle regulären Meeting-Steuerelemente. Sie können ihre Webcam ein- und ausschalten, sich selbst stummschalten und die Stummschaltung aufheben, ihren Bildschirm freigeben, ihre Hand heben oder die Chat- und Teilnehmerfelder ein- und ausschalten. 

Zurück zum Hauptteammeeting

Wenn der Meeting-Organisator es zulässt (siehe oben), können Teilnehmer in Breakout-Räumen jederzeit zum Hauptmeeting zurückkehren, indem sie auf die Schaltfläche Zurück klicken . Warnung: Wenn Sie auf die Schaltfläche „Verlassen“ klicken , verlassen Sie das Meeting vollständig.

Andere Videokonferenz-Apps

Benutzer von Microsoft Teams freuen sich sicherlich über die kürzliche Hinzufügung von Breakout-Räumen zur Team-Erfahrung, aber Teams fehlen noch einige Funktionen , die andere Videokonferenz-Apps bieten. Wenn Sie Teams nicht unbedingt für Onlinebesprechungen verwenden möchten, interessiert Sie vielleicht unser Vergleich von vier verschiedenen Videokonferenz-Apps . Weitere Informationen finden Sie in unseren Artikeln zu Google Meet vs. Zoom und Zoom vs. Skype .