Microsoft Office- Tools werden mit jedem Update immer leistungsfähiger. Heutzutage benötigen Sie nicht einmal eine dedizierte App für Flussdiagramme. Sie können Flussdiagramme in PowerPoint, Word und sogar Excel erstellen.
Wir haben bereits Flussdiagramme in PowerPoint behandelt . In diesem Artikel zeigen wir Ihnen also, wie Sie ein Flussdiagramm in Word und Excel erstellen. Wir werden Microsoft Office 2019 für die Demonstrationen verwenden, aber Sie können die gleichen Schritte mit Office 2010 oder Office 365 ausführen. Wenn Ihre Version der Microsoft Office-Suite nicht älter als 2007 ist, können Sie mit unseren Methoden Flussdiagramme erstellen.
Inhaltsverzeichnis
So erstellen Sie ein Flussdiagramm in Word mit Formen
Microsoft Word ist ein beliebtes Textverarbeitungsprogramm, das überall auf der Welt verwendet wird, da es mit allen Computern kompatibel ist. Im Laufe der Zeit entwickelte sich Word zu etwas mehr als einer einfachen Textverarbeitung und steigerte seine Popularität auf allen Plattformen stetig. Jetzt enthält es auch Zeichenwerkzeuge und Designwerkzeuge, sodass Sie Flussdiagramme erstellen, Barcodes generieren und sogar Grußkarten erstellen können .
Eines dieser Werkzeuge ist Shapes. Die Verwendung des Formen-Werkzeugs ist der einfachste Weg, unterwegs ein einfaches Flussdiagramm zu erstellen. Beginnen wir also mit einem einfachen Flussdiagramm mit Shapes.
Wenn Sie Microsoft Word starten, erhalten Sie automatisch die Option, ein leeres Dokument zu öffnen. Klicken Sie einfach auf die Option „Leeres Dokument“ und schon kann es losgehen.
Dieser Schritt ist optional, aber wir empfehlen ihn, weil er alles einfacher macht. Gitternetzlinien helfen Ihnen dabei, alles richtig zu dimensionieren und jedes Flussdiagrammelement richtig zu platzieren. Ohne diese Funktion erhalten Sie möglicherweise ungleichmäßige Formen und falsch ausgerichtete Zeichnungen, die Ihr Flussdiagramm unprofessionell aussehen lassen.
Um Gitternetzlinien zu aktivieren, gehen Sie zur Registerkarte Ansicht und klicken Sie auf das Kontrollkästchen Gitternetzlinien .
Ihr Dokument sieht nun wie im Bild unten aus.
Gehen Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf die Schaltfläche Formen , um die Formensammlung von Word anzuzeigen.
Sie werden mehrere Kategorien von Formen bemerken.
Wir interessieren uns für Linien und Flussdiagrammformen , um unsere Flussdiagramme zu erstellen. Jede Form wird für einen anderen Zweck verwendet. Obwohl die Regeln nicht in Stein gemeißelt sind, empfiehlt es sich, den Empfehlungen von Word zu folgen. Beispielsweise sollten Sie das Rechteck für Prozessschritte und die Rautenform für Entscheidungspunkte verwenden. Sie finden diese Informationen, indem Sie mit dem Mauszeiger über jede Form fahren.
Lassen Sie uns nun die erste Form hinzufügen. Beginnen wir mit einer ovalen Form. Öffnen Sie das Formmenü, wählen Sie das Oval aus und zeichnen Sie es, indem Sie mit dem Mauszeiger klicken und ziehen.
Nachdem Sie Ihre erste Form gezeichnet haben, sehen Sie oben im Dokument eine neue Registerkarte. Sie haben Zugriff auf die Registerkarte Format erhalten , auf der Sie Ihre Formen ändern, Farben hinzufügen und vieles mehr.
Um Ihren Formen Text hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Form und wählen Sie Text hinzufügen aus dem Menü.
Lassen Sie uns nun eine weitere Form hinzufügen und sie dann miteinander verbinden, indem Sie eine Linie als Verbindung verwenden.
Befolgen Sie die vorherigen Schritte, um eine rechteckige Form einzufügen.
Wechseln Sie als Nächstes zur Formenbibliothek und wählen Sie statt einer Form aus der Kategorie „Flussdiagramm“ einen Linienpfeil aus der Kategorie „Linien“ aus.
Wählen Sie die erste Form aus, um die Kontrollpunkte auf jeder Seite Ihrer Form anzuzeigen, und wählen Sie dann den Pfeil aus. Klicken Sie auf den unteren Ziehpunkt und ziehen Sie den Pfeil zum mittleren Ziehpunkt der zweiten Form.
Wiederholen Sie diese Schritte mit allen Formen und Linien, die Sie für Ihr Flussdiagramm erstellen möchten.
So erstellen Sie ein Flussdiagramm in Word mit SmartArt
SmartArt ist eine neuere Funktion, die vorgefertigte Layouts für Flussdiagramme, Organigramme, Venn-Diagramme und vieles mehr enthält. Während das Formen-Werkzeug ausreicht, um Ihre Ideen zu präsentieren, bringt SmartArt es mit einem professionelleren Aussehen auf die nächste Stufe und spart Ihnen etwas Zeit.
Erstellen Sie ein neues leeres Dokument und aktivieren Sie Gitternetzlinien wie zuvor.
Gehen Sie zur Registerkarte Einfügen , und zwei Schritte von der Schaltfläche Formen entfernt finden Sie SmartArt .
Klicken Sie auf SmartArt und ein Vorlagenfenster wird geöffnet. Word bietet eine große Auswahl an SmartArt-Grafiken, aber wir interessieren uns für den Abschnitt „Prozesse“ .
Wählen Sie Picture Accent Process in der Process-Kategorie und klicken Sie auf die Schaltfläche OK . Diese Vorlage wird verwendet, um einen Workflow oder einen schrittweisen Prozess visuell darzustellen.
Diese Option generiert Formen, die Bilder, Text und Pfeile enthalten können, die sie in einer logischen Reihenfolge verbinden.
Neben dem Flussdiagramm sehen Sie auch ein Fenster mit Bearbeitungsoptionen für Flussdiagramme. Sie können auf das Textfeld klicken, um Text einzufügen, und auf die entsprechende Bildform, um eine neue Grafik einzufügen.
Sie können das SmartArt-Design auch nach dem Generieren ändern. Sie können neue Formen über die Schaltfläche Form hinzufügen in der oberen linken Ecke einfügen , Layouts wie im obigen Bild ändern, neue Farben hinzufügen und vieles mehr.
Das Erstellen von Flussdiagrammen mit SmartArt-Vorlagen ist ein viel schnellerer Prozess als das manuelle Einfügen von Formen, und das Endergebnis sieht professioneller aus. Manchmal ist es jedoch die bessere Option, Formen von Grund auf neu zu verwenden, da Sie die volle Kontrolle über das Design und die Anpassung haben.
So erstellen Sie ein Flussdiagramm in Excel mit dem Shapes-Tool
Microsoft Excel dient nicht nur zum Erstellen von Tabellenkalkulationen und zum Rechnen. Es unterstützt eine Vielzahl von Grafikgenerierungstools, die zum Erstellen von Diagrammen, Histogrammen, Grafiken und vielem mehr verwendet werden.
Wenn Sie Excel häufiger als Word verwenden , können Sie es auch zum Erstellen von Flussdiagrammen verwenden. Der Vorgang ist im Grunde derselbe wie in Word. So können Sie mit dem Formen-Werkzeug ein Flussdiagramm von Grund auf neu erstellen.
Unabhängig davon, ob Sie Flussdiagramme in Excel oder Word erstellen, erstellen Sie immer ein Flussdiagrammraster. Es hilft Ihnen, Ihre Flussdiagrammformen richtig zu positionieren.
Um ein Raster in Excel einzurichten, ändern Sie zunächst die Breite der Spalte. Ein Excel-Arbeitsblatt ist bereits ein Raster, Sie müssen es nur optimieren. Die Spaltenbreite sollte gleich der Zeilenhöhe sein.
Wählen Sie zunächst alle Zellen aus, indem Sie auf die Schaltfläche in der oberen linken Ecke Ihres Arbeitsblatts klicken.
Wählen Sie als Nächstes die Schaltfläche Format im Abschnitt Zellen der Registerkarte Start und wählen Sie Spaltenbreite aus dem Menü.
Standardmäßig ist die Höhe der Zeilen auf 15 Punkt (20 Pixel) eingestellt. Um eine Breite von 20 Pixel zu haben, setzen Sie die Spaltenbreite auf 2,14 und wählen Sie OK .
Jetzt haben wir ein Raster, aber es funktioniert nicht wie das in Word. Wir müssen die Funktion „Am Raster ausrichten“ aktivieren, damit Formen sich automatisch an der nächstgelegenen Rasterlinie ausrichten.
Wechseln Sie zur Registerkarte Seitenlayout und wählen Sie Ausrichten aus . Wählen Sie im neuen Menü die Option Am Raster ausrichten .
Das Hinzufügen von Formen in Excel funktioniert genauso wie in Word.
Gehen Sie zur Registerkarte Einfügen , klicken Sie auf die Schaltfläche Formen und wählen Sie Ihre erste Flussdiagrammform aus.
Zeichnen Sie die Form, indem Sie Ihren Mauszeiger ziehen.
Sie werden feststellen, dass oben die Registerkarte Formformat angezeigt wird. Wie Sie im obigen Bild sehen können, ist es identisch mit dem in Microsoft Word. Alle Bedienelemente, Optionen und Schaltflächen funktionieren genau gleich.
Sie können eine andere Form aus dem Abschnitt „Formen einfügen“ in der oberen linken Ecke auswählen und unter der ersten hinzufügen. Verbinden Sie sie dann mit einem Pfeil, ändern Sie ihre Farben und fügen Sie weitere Formen hinzu, um Ihr Flussdiagramm zu vervollständigen.
So erstellen Sie ein Flussdiagramm in Excel mit SmartArt
Der schnellste Weg, ein Flussdiagramm in Excel zu erstellen, ist die Verwendung von SmartArt-Grafiken. Diese Funktion funktioniert genau wie in Word und die Schritte, die Sie zum Erstellen eines SmartArt-Flussdiagramms ausführen müssen, sind im Grunde die gleichen.
SmartArt in Excel ist dasselbe wie in Word. Gehen Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf die Schaltfläche SmartArt .
Ein Fenster mit SmartArt-Flussdiagrammvorlagen wird geöffnet. Es sieht genauso aus wie in Word. Es gibt keinen Unterschied zwischen den beiden, also lesen Sie unseren Abschnitt zum Erstellen eines Flussdiagramms in Word mit SmartArt, wenn Sie Hilfe benötigen. Alle Formatierungs- und Bearbeitungsoptionen für Flussdiagramme sind ebenfalls identisch.
Microsoft Word und Excel eignen sich gleichermaßen hervorragend zum Entwerfen von Flussdiagrammen, und Sie können SmartArt-Grafiken mit beiden verwenden. Welche bevorzugen Sie, um Flussdiagramme zu erstellen? Teilen Sie uns in den Kommentaren unten mit, welche Ihre bevorzugte Software zum Erstellen von Flussdiagrammen ist und warum.
Microsoft Word bietet Ihnen zwei praktische Möglichkeiten, MS Word-Flussdiagramme zu erstellen. Beachten Sie die folgenden Tipps, um die besten Ergebnisse zu erzielen:
1. Planen Sie es
Haben Sie eine klare Vorstellung davon, wie Ihr Flussdiagramm aussehen soll. Skizzieren Sie es mit Stift und Papier und wissen Sie genau, welche Texte und Bilder Sie verwenden werden.
2. Sorgen Sie für einheitliche Designelemente
Verwenden Sie einen einheitlichen Stil für die Formen und Anschlüsse in Ihrem Flussdiagramm. Verwenden Sie beispielsweise ein oder zwei gleiche Schriftarten für den Text.
3. Passen Sie das gesamte Diagramm auf eine Seite an
Stellen Sie für eine optimale Lesbarkeit sicher, dass Ihr Diagramm vollständig auf eine Seite passt. Möglicherweise müssen Sie die Ausrichtung des Dokuments von Hochformat in Querformat ändern, um ein langes oder breites Flussdiagramm unterzubringen.
4. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Leute wissen, was Flussdiagrammformen bedeuten
Wie oben erwähnt, haben Formen bei der Verwendung in Flussdiagrammen eine bestimmte Bedeutung. Aber Ihre Leser wissen möglicherweise nicht, was das ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Flussdiagramm auch in diesem Fall Sinn macht. Es ist auch eine gute Idee, eine Legende oder einen Symbolschlüssel einzufügen, damit Ihre Leser wissen, wofür die verschiedenen Formen stehen.
5. Befolgen Sie die herkömmliche Leserichtung
In der englischen Sprache lesen die Leser von links nach rechts und von oben nach unten. Wenn Ihr Flussdiagramm mehr als eine Ebene lang ist, fahren Sie mit der zweiten Ebene auf der linken Seite fort. (Wenn Ihr Dokument natürlich in einer Sprache verfasst ist, die von rechts nach links und von unten nach oben gelesen wird, befolgen Sie diese Richtung natürlich auch für Ihr Flussdiagramm.)
6. Validieren Sie Ihr Flussdiagramm
Führen Sie nach dem Erstellen eines Flussdiagramms in Word eine exemplarische Vorgehensweise durch. Gehen Sie mit den beteiligten Personen das Flussdiagramm durch. Sie werden wissen, wie lange ihre Jobs dauern. Sie können Ihnen auch sagen, wie genau es ist.
Wenn sich das Flussdiagramm auf einen Prozess bezieht, der noch nicht vorhanden ist, versuchen Sie, Kollegen dazu zu bringen, den Prozess mit Ihnen zu simulieren.
7. Vermeiden Sie überlappende Verbindungspfeile
Vermeiden Sie beim Erstellen Ihrer Microsoft Word-Flussdiagrammvorlage überlappende Verbindungspfeile. Wenn sich Linien kreuzen, ist es schwierig zu sagen, wo diese Linie sich verbindet. Der Leser könnte die beiden Linien auch als einen Punkt mit zwei möglichen Routen interpretieren, was möglicherweise nicht Ihren Absichten entspricht.
Wenn Sie Linien kreuzen müssen, fügen Sie einen Crossover-Bump hinzu, um zu zeigen, dass ein Verbindungspfeil über den anderen Pfeil springt.
8. Geben Sie einen Symbolschlüssel für das Flussdiagramm an
Erwägen Sie die Erstellung eines Flussdiagramm-Symbolschlüssels, wenn Sie ein Flussdiagramm in Word erstellen. Manche Menschen wissen möglicherweise nicht, was alle Formen und Symbole bedeuten. Wenn Sie einen Schlüssel angeben, können Sie Verwirrung vermeiden.
9. Verwenden Sie niemals Großbuchstaben
Verwenden Sie beim Erstellen Ihres Microsoft Word-Flussdiagramms nicht ausschließlich Großbuchstaben. Alle Großbuchstaben nehmen Platz ein, was die Gestaltung eines übersichtlichen Flussdiagramms erschweren kann. Außerdem sind Großbuchstaben schwerer zu lesen als Kleinbuchstaben.
10. Farbkodieren Sie die Schritte
Sie können die Schritte in Flussdiagrammen in Word farblich kennzeichnen, um Ressourcen zu identifizieren. Wenn Sie farbcodierte Schritte hinzufügen, achten Sie darauf, die Farben zu Ihrem Schlüssel hinzuzufügen. Es ist üblich, aus ästhetischen Gründen farbenfrohe Flussdiagramme zu sehen.
PowerPoint ermöglicht es Ihnen, Präsentationsvorlagen auf verschiedene Weise anzupassen. Eine davon ist das Hinzufügen von Kopf- und Fußzeilen zu Ihrer PowerPoint-Präsentation.
Ich habe kürzlich einen Artikel über die Verwendung von Zusammenfassungsfunktionen in Excel geschrieben, um große Datenmengen einfach zusammenzufassen, aber dieser Artikel berücksichtigte alle Daten auf dem Arbeitsblatt. Was ist, wenn Sie nur eine Teilmenge von Daten betrachten und die Teilmenge von Daten zusammenfassen möchten?
An einer seltsamen Stelle in der Anwendung gefunden, können Sie einer PowerPoint-Folie Aktionsschaltflächen hinzufügen, um Ihre Präsentation interaktiver und für den Betrachter benutzerfreundlicher zu gestalten. Diese Aktionsschaltflächen können die Navigation in einer Präsentation vereinfachen und dafür sorgen, dass sich die Folien in Ihrer Präsentation wie Webseiten verhalten.
Wenn Sie jemals mit mehreren Arbeitsmappen in Excel gearbeitet haben, wissen Sie, dass es manchmal zu Problemen kommen kann, wenn alle Arbeitsmappen in derselben Instanz von Excel geöffnet sind. Wenn Sie beispielsweise alle Formeln neu berechnen, wird dies für alle geöffneten Arbeitsmappen in derselben Instanz durchgeführt.
Eine Präsentation ist wie ein Zug. Eine ununterbrochene Kutschenkette folgt der Lokomotive und fährt dorthin, wo sie hinführt.
Wenn Sie Outlook- und Gmail-Konten haben, können Sie Ihren Posteingang so einrichten, dass er Ihre Nachrichten automatisch an das bevorzugte E-Mail-Konto umleitet. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie E-Mail-Nachrichten lesen und beantworten möchten und Outlook nicht auf Ihrem Gerät installiert ist.
Microsoft Word ist für jeden unverzichtbar, der mit Dokumenten arbeitet. Worte gibt es schon so lange, dass es unmöglich ist, sich Büro, Schule oder jede andere Art von digitaler Arbeit ohne sie vorzustellen.
Die Verwendung einer Dropdown-Liste in Excel kann die Zeit, die für die Eingabe von Daten in eine Tabelle benötigt wird, erheblich verkürzen. Glücklicherweise ist es sehr einfach, eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen.
Alles, was Sie tun, erzeugt irgendwo Daten. Diese Daten werden, wenn sie gesammelt und analysiert werden, zu Informationen.
Sie wurden also gebeten, die Varianz mit Excel zu berechnen, sind sich aber nicht sicher, was das bedeutet oder wie das geht. Keine Sorge, es ist ein einfaches Konzept und ein noch einfacherer Prozess.
Eine MDI-Datei, die für Microsoft Document Imaging steht, ist ein proprietäres Microsoft-Bildformat, das zum Speichern von Bildern gescannter Dokumente verwendet wird, die mit dem Programm Microsoft Office Document Imaging (MODI) erstellt wurden. Das Programm war in Office XP, Office 2003 und Office 2007 enthalten.
Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Änderungen an einer Excel-Tabelle nachzuverfolgen? Es gibt viele Fälle, in denen Sie eine Datei an mehrere Personen verteilen und verfolgen müssen, welche Änderungen vorgenommen wurden.
Wenn Sie häufig Excel verwenden, sind Sie wahrscheinlich auf eine Situation gestoßen, in der Sie einen Namen in einer einzelnen Zelle haben und den Namen in verschiedene Zellen aufteilen müssen. Dies ist ein sehr häufiges Problem in Excel, und Sie können wahrscheinlich eine Google-Suche durchführen und 100 verschiedene Makros herunterladen, die von verschiedenen Personen geschrieben wurden, um dies für Sie zu tun.
Wenn die meisten Menschen an das Sortieren von Text in einer Anwendung denken, denken sie an das Sortieren von Zellen in einer Excel-Tabelle. Sie können Text in Word jedoch sortieren, solange es etwas gibt, das Word mitteilt, wo die verschiedenen Textteile beginnen und enden.
Es ist immer eine schreckliche Tragödie, wenn jemand etwas Wichtiges verliert, an dem er gearbeitet hat, weil er sein Dokument nicht richtig gespeichert hat. Dies passiert Excel- und Word-Benutzern häufiger, als Sie denken würden.
Eine der Einschränkungen beim Subtrahieren von Daten in Excel besteht darin, dass die Anwendung Ihnen nur entweder die Anzahl der Tage, die Anzahl der Monate oder die Anzahl der Jahre separat und nicht eine kombinierte Zahl geben kann. Glücklicherweise hat Microsoft eine eingebaute Excel-Funktion eingebaut, um Ihnen genaue Unterschiede zwischen zwei Daten in einem Arbeitsblatt zu geben.
Sie haben eine Excel-Arbeitsmappe mit Tausenden von Zahlen und Wörtern. Es gibt zwangsläufig ein Vielfaches der gleichen Zahl oder des gleichen Wortes.
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