Word hat zwei wirklich nützliche Funktionen, die fast niemand verwendet: Dokumente vergleichen und Dokumente kombinieren . Wie der Name schon sagt, können Sie mit den Funktionen entweder zwei Word-Dokumente miteinander vergleichen oder zwei miteinander kombinieren.
Wann würden Sie das jemals brauchen? Nun, wenn Sie wie ich sind, haben Sie im Laufe der Jahre wahrscheinlich 20 verschiedene Versionen Ihres Lebenslaufs an verschiedenen Orten gespeichert. Manchmal ändere ich einen Lebenslauf für ein bestimmtes Unternehmen leicht ab, um eine bestimmte Fähigkeit hervorzuheben, oder manchmal habe ich etwas hinzugefügt und einfach eine neue Kopie gespeichert.
Wie auch immer, es wäre schön, schnell den Unterschied zwischen meinem letzten Lebenslauf und älteren zu sehen, um zu sehen, ob ich etwas zum neuesten hinzufügen oder möglicherweise entfernen sollte. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie diese beiden Funktionen verwenden können, um schnell Unterschiede zwischen zwei Dokumenten zu finden und sie bei Bedarf zusammenzuführen.
Dokumente vergleichen und kombinieren
In meinem Beispiel wollte ich sehen, was der Unterschied zwischen meinem alten Lebenslauf aus dem Jahr 2007 und dem neuesten aus dem Jahr 2013 ist. Öffnen Sie dazu Word, klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen und dann auf Vergleichen .
Dadurch wird das Dialogfeld Dokumente vergleichen angezeigt, in dem Sie Ihr Originaldokument und das überarbeitete Dokument auswählen müssen.
Unten sehen Sie eine ganze Reihe von Vergleichseinstellungen, die Sie einfach alle aktiviert lassen können. Standardmäßig werden auch alle Änderungen in einem neuen Dokument angezeigt, was besser ist, als mit Ihren ursprünglichen oder überarbeiteten Dokumenten herumzuspielen.
Es öffnet sich ein neues Dokument mit mehreren verschiedenen Abschnitten: eine scrollbare Liste der Revisionen ganz links, das kombinierte Dokument mit allen Änderungen in der Mitte und die beiden Originaldokumente auf der rechten Seite. Schauen wir uns jeden Abschnitt genauer an.
Wie Sie hier sehen können, habe ich ein paar Dinge gelöscht und ein paar andere Textzeilen eingefügt. Wenn Sie auf eine der Überschriften ( Aseem Kishore Inserted oder Aseem Kishore Deleted ) doppelklicken , wird der Cursor genau an diese Position im Dokument bewegt.
In der Mitte sehen Sie diese Überarbeitungen in verschiedenen Farben. Standardmäßig ist alles, was durchgestrichen ist, gelöscht worden, und alles, was rot und unterstrichen ist, ist, was dem überarbeiteten Dokument hinzugefügt wurde. Alles in Grün wurde verschoben. Der Ort, von dem es verschoben wurde, ist doppelt durchgestrichen grün und der Ort, an den es verschoben wurde, ist doppelt grün unterstrichen, wie hier gezeigt:
Schließlich sehen Sie auf der rechten Seite oben das Originaldokument und unten das überarbeitete Dokument. Wenn Sie das obere Dokument scrollen, folgt das untere, sodass sie synchron sind. Sie können den unteren jedoch unabhängig vom oberen Bildschirm scrollen.
Zusätzlich zu dieser Ansicht können Sie auch beide Quelldokumente aus dem rechten Bereich entfernen und stattdessen Sprechblasen anzeigen, um die Änderungen einfach zu sehen. Um zu sehen, was ich meine, gehen Sie weiter und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Vergleichen , dann auf Quelldokumente anzeigen und schließlich auf Quelldokumente ausblenden .
Klicken Sie nun unter Verfolgung auf die Schaltfläche Markup anzeigen und dann auf Sprechblasen und dann auf Revisionen in Sprechblasen anzeigen .
Auf der rechten Seite des Dokuments sehen Sie nun alle Überarbeitungen mit Zeilen, die aus dem Dokument stammen. Dies kann es einfacher machen, alle Änderungen zu sehen, wenn Sie viele davon haben.
Beachten Sie, dass Sie nichts weiter tun müssen, wenn Sie nur die Unterschiede zwischen den Dokumenten sehen möchten. Wenn Sie aus diesen beiden Dokumenten ein endgültiges Dokument erstellen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Änderung klicken und Akzeptieren oder Ablehnen wählen .
Wenn Sie fertig sind, können Sie das neue Dokument mit allen vorgenommenen Änderungen speichern. Dokumente kombinieren ist ziemlich genau dasselbe wie Vergleichen. Wenn Sie Kombinieren wählen, erhalten Sie denselben Dialog, in dem Sie das ursprüngliche und das überarbeitete Dokument auswählen müssen.
Sobald Sie das getan haben, erhalten Sie das gleiche Layout wie zuvor, in dem Sie die kombinierten Änderungen in der Mitte sehen. Auch hier wird durchgestrichener Text gelöscht, rot unterstrichener Text hinzugefügt und grüner Text verschoben. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf jede Änderung und wählen Sie aus, ob Sie jede Änderung akzeptieren oder ablehnen möchten. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie das neue kombinierte Dokument.
Insgesamt sind diese sehr nützlich, wenn Sie mehrere Versionen desselben Dokuments haben oder wenn mehrere Personen ein Word-Dokument bearbeiten und Sie am Ende mehrere Dokumente haben, die Sie zu einem kombinieren können. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht zu kommentieren. Genießen!
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