Las herramientas de Microsoft Office son cada vez más potentes con cada actualización. Hoy en día, ni siquiera necesita una aplicación dedicada para diagramas de flujo. Puede hacer diagramas de flujo en PowerPoint, Word e incluso Excel.
Ya hemos cubierto los diagramas de flujo en PowerPoint . Entonces, en este artículo, le mostraremos cómo crear un diagrama de flujo en Word y Excel. Vamos a utilizar Microsoft Office 2019 para las demostraciones, pero puede seguir los mismos pasos con Office 2010 u Office 365. Si su versión del conjunto de aplicaciones de Microsoft Office no es anterior a 2007, puede crear diagramas de flujo utilizando nuestros métodos.
Tabla de contenido
Cómo crear un diagrama de flujo en Word usando formas
Microsoft Word es un procesador de textos popular que se usa en todo el mundo porque es compatible con todas las computadoras. Con el tiempo, Word evolucionó hasta convertirse en algo más que un simple procesador de textos, aumentando constantemente su popularidad en todas las plataformas. Ahora viene con herramientas de dibujo y herramientas de diseño, por lo que puede crear diagramas de flujo, generar códigos de barras e incluso crear tarjetas de felicitación .
Una de esas herramientas es Formas. Usar la herramienta Formas es la forma más fácil de crear un diagrama de flujo simple sobre la marcha. Entonces, comencemos con un diagrama de flujo básico usando Formas.
Cuando inicia Microsoft Word, se le da automáticamente la opción de abrir un documento en blanco. Simplemente haga clic en la opción Documento en blanco y listo.
Este paso es opcional pero lo recomendamos porque lo hace todo más fácil. Las líneas de cuadrícula lo ayudarán a dimensionar todo correctamente y colocar cada elemento del diagrama de flujo correctamente. Sin esta característica, podría terminar con formas irregulares y dibujos desalineados que harán que su diagrama de flujo se vea poco profesional.
Para habilitar las líneas de cuadrícula, vaya a la pestaña Ver y haga clic en la casilla de verificación Líneas de cuadrícula .
Su documento ahora se verá como en la imagen a continuación.
Vaya a la pestaña Insertar y haga clic en el botón Formas para mostrar la colección de formas de Word.
Notarás varias categorías de formas.
Estamos interesados en formas de líneas y diagramas de flujo para crear nuestros diagramas de flujo. Cada forma se utiliza para un propósito diferente. Si bien las reglas no están grabadas en piedra, es una buena práctica seguir las recomendaciones de Word. Por ejemplo, debe usar el rectángulo para los pasos del proceso y la forma de diamante para los puntos de decisión. Puede encontrar esta información colocando el puntero del mouse sobre cada forma.
Ahora, agreguemos la primera forma. Comencemos con una forma ovalada. Abra el menú de formas, seleccione el óvalo y dibújelo haciendo clic y arrastrando el puntero del mouse.
Después de dibujar su primera forma, notará una nueva pestaña en la parte superior del documento. Obtuvo acceso a la pestaña Formato , que utilizará para modificar sus formas, agregar colores y más.
Para agregar texto a sus formas, haga clic con el botón derecho en la forma y seleccione Agregar texto en el menú.
Ahora agreguemos otra forma y luego vinculémoslas usando una línea como conector.
Siga los pasos anteriores para insertar una forma de rectángulo.
A continuación, vaya a la biblioteca de formas y, en lugar de elegir una forma de la categoría Diagrama de flujo, seleccione una flecha de línea de la categoría Líneas.
Seleccione la primera forma para ver los puntos de control en cada lado de su forma y luego seleccione la flecha. Haga clic en el controlador inferior inferior y arrastre la flecha al controlador central de la segunda forma.
Repita estos pasos usando cualquier forma y línea que desee para crear su diagrama de flujo.
Cómo crear un diagrama de flujo en Word usando SmartArt
SmartArt es una característica más nueva que viene con diseños prefabricados para diagramas de flujo, organigramas, diagramas de Venn y mucho más. Si bien la herramienta Formas es suficiente para presentar sus ideas, SmartArt la lleva al siguiente nivel con una apariencia más profesional y le ahorra tiempo.
Cree un nuevo documento en blanco y habilite las líneas de cuadrícula como lo hizo anteriormente.
Vaya a la pestaña Insertar y, a dos pasos del botón Formas, encontrará SmartArt .
Haga clic en SmartArt y se abrirá una ventana de plantilla. Word ofrece una amplia variedad de gráficos SmartArt, pero estamos interesados en la sección Proceso .
Seleccione Proceso de acento de imagen en la categoría Proceso y haga clic en el botón Aceptar . Esta plantilla se utiliza para presentar visualmente un flujo de trabajo o un proceso paso a paso.
Esta opción genera formas que pueden contener imágenes, texto y flechas que los vinculan en un orden lógico.
Junto al diagrama de flujo, también verá una ventana con opciones de edición del diagrama de flujo. Puede hacer clic en el panel de texto para insertar texto y en la forma de imagen correspondiente para insertar un nuevo gráfico.
También puede modificar el diseño de SmartArt después de generarlo. Puede insertar nuevas formas desde el botón Agregar forma en la esquina superior izquierda, cambiar diseños como en la imagen de arriba, agregar nuevos colores y más.
Crear diagramas de flujo con plantillas SmartArt es un proceso mucho más rápido que insertar formas manualmente y el resultado final parece más profesional. Sin embargo, a veces usar formas desde cero es la mejor opción porque tiene control total sobre el diseño y la personalización.
Cómo crear un diagrama de flujo en Excel con la herramienta Formas
Microsoft Excel no es solo para crear hojas de cálculo y hacer operaciones matemáticas. Es compatible con una variedad de herramientas de generación de gráficos que se utilizan para hacer tablas, histogramas, gráficos y mucho más.
Si usa Excel con más frecuencia que Word, también podría usarlo para crear diagramas de flujo. El proceso es básicamente el mismo que en Word. Así es como puede crear un diagrama de flujo desde cero usando la herramienta Formas.
Ya sea que cree diagramas de flujo en Excel o Word, siempre cree una cuadrícula de diagrama de flujo. Le ayuda a colocar las formas de su diagrama de flujo correctamente.
Para configurar una cuadrícula en Excel, comience cambiando el ancho de la columna. Una hoja de cálculo de Excel ya es una cuadrícula, solo necesita modificarla. El ancho de la columna debe ser igual a la altura de la fila.
Comience seleccionando todas las celdas haciendo clic en el botón de la esquina superior izquierda de su hoja de trabajo.
A continuación, seleccione el botón Formato en la sección Celdas de la pestaña Inicio y seleccione Ancho de columna en el menú.
De forma predeterminada, la altura de las filas se establece en 15 puntos (20 píxeles). Para tener 20 píxeles de ancho, establezca el ancho de columna en 2,14 y seleccione Aceptar .
Ahora tenemos una grilla, pero no funciona como la de Word. Necesitamos habilitar la función Ajustar a la cuadrícula para que las formas se alineen automáticamente con la línea de cuadrícula más cercana.
Vaya a la pestaña Diseño de página y seleccione Alinear . Seleccione Ajustar a la cuadrícula en el nuevo menú.
Agregar formas en Excel funciona exactamente como en Word.
Vaya a la pestaña Insertar , haga clic en el botón Formas y seleccione su primera forma de diagrama de flujo.
Dibuja la forma arrastrando el puntero del mouse.
Notará que la pestaña Formato de forma aparece en la parte superior. Como puede ver en la imagen de arriba, es idéntico al de Microsoft Word. Todos los controles, opciones y botones funcionan exactamente igual.
Puede seleccionar otra forma de la sección Insertar formas en la esquina superior izquierda y agregarla debajo de la primera. Luego conéctelos con una flecha, cambie sus colores y continúe agregando más formas para completar su diagrama de flujo.
Cómo crear un diagrama de flujo en Excel usando SmartArt
La forma más rápida de crear un diagrama de flujo en Excel es mediante gráficos SmartArt. Esta función funciona igual que en Word y los pasos que debe seguir para crear un diagrama de flujo de SmartArt son básicamente los mismos.
SmartArt en Excel es lo mismo que en Word. Vaya a la pestaña Insertar y haga clic en el botón SmartArt .
Se abrirá una ventana con plantillas de diagramas de flujo SmartArt. Se ve exactamente como el de Word. No hay diferencia entre los dos, así que consulte nuestra sección sobre cómo crear un diagrama de flujo en Word usando SmartArt si necesita ayuda. Todas las opciones de formato y edición del diagrama de flujo también son idénticas.
Microsoft Word y Excel son igualmente excelentes para diseñar diagramas de flujo y puede usar gráficos SmartArt con ambos. ¿Cuál prefieres para hacer diagramas de flujo? Cuéntanos en los comentarios a continuación cuál es tu software favorito para crear diagramas de flujo y por qué.
Microsoft Word le ofrece dos formas prácticas de crear diagramas de flujo de MS Word. Para obtener los mejores resultados, tenga en cuenta estos consejos:
1. Planifíquelo
Tenga una visión clara de cómo quiere que se vea su diagrama de flujo. Dibújalo con lápiz y papel y sabrá exactamente qué texto e imágenes vas a utilizar.
2. Haga que los elementos de diseño sean coherentes
Utilice un estilo coherente entre las formas y conectores de su diagrama de flujo. Por ejemplo, utilice una o dos mismas fuentes para el texto.
3. Ajuste todo el gráfico en una página
Para una mayor legibilidad, asegúrese de que su gráfico quepa todo en una sola página. Es posible que tengas que cambiar la orientación del documento de vertical a horizontal para adaptarlo a un diagrama de flujo largo o ancho.
4. No cuente con que la gente sepa qué significan las formas de los diagramas de flujo
Como se mencionó anteriormente, las formas tienen significados específicos cuando se usan en diagramas de flujo. Pero es posible que sus lectores no sepan cuáles son. Asegúrese de que su diagrama de flujo tenga sentido incluso si este es el caso. También es una buena idea incluir una leyenda o un símbolo clave para que los lectores sepan qué representan las distintas formas.
5. Siga la dirección de lectura convencional
En inglés, los lectores leen de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Si su diagrama de flujo tiene más de un nivel, continúe con el segundo nivel en el lado izquierdo de la página. (Por supuesto, si su documento está en un idioma que se lee de derecha a izquierda y de abajo hacia arriba, entonces también deberá seguir esa dirección para su diagrama de flujo).
6. Valide su diagrama de flujo
Después de crear un diagrama de flujo en Word, realice un recorrido por su diagrama de flujo. Recorra el diagrama de flujo con las personas involucradas. Sabrán cuánto tiempo les lleva realizar sus trabajos. También podrán decirle qué tan preciso es.
Si el diagrama de flujo es para un proceso que aún no está implementado, intente que sus compañeros de trabajo simulen el proceso con usted.
7. Evite la superposición de flechas de conexión
Al crear su plantilla de diagrama de flujo de Microsoft Word, evite la superposición de flechas de conexión. Cuando las líneas se cruzan, es difícil saber dónde se conecta esa línea. El lector también puede interpretar las dos líneas como un punto con dos rutas posibles, que pueden no ser las que pretendía.
Si tiene que cruzar líneas, agregue un relieve cruzado para mostrar que una flecha del conector salta sobre la otra flecha.
8. Proporcione una clave de símbolo de diagrama de flujo
Considere la posibilidad de crear una clave de símbolo de diagrama de flujo al crear un diagrama de flujo en Word. Es posible que algunas personas no estén familiarizadas con el significado de todas las formas y símbolos. Si proporciona una clave, ayudará a evitar confusiones.
9. Nunca uses todo en mayúsculas
Al crear su diagrama de flujo de Microsoft Word, no utilice mayúsculas. Todas las mayúsculas ocupan espacio, lo que puede dificultar el diseño de un diagrama de flujo atractivo. Todas las mayúsculas también son más difíciles de leer que las minúsculas.
10. Codifique con colores los pasos
Puede codificar con colores los pasos en los diagramas de flujo en Word para identificar recursos. Si agrega pasos codificados por colores, asegúrese de agregar los colores a su clave. Es común ver diagramas de flujo coloridos con fines estéticos.
Matemáticamente, calcula un rango restando el valor mínimo del valor máximo de un conjunto de datos en particular. Representa la dispersión de valores dentro de un conjunto de datos y es útil para medir la variabilidad: cuanto mayor sea el rango, más dispersos y variables serán sus datos.
Encontrado en un lugar extraño en la aplicación, puede agregar botones de acción a una diapositiva de PowerPoint para que su presentación sea más interactiva y fácil de usar para el espectador. Estos botones de acción pueden simplificar la navegación por una presentación y hacer que las diapositivas de la presentación se comporten como páginas web.
Así que tienes una imagen maravillosa de tus hijos o perros y quieres divertirte quitando el fondo y colocando un fondo diferente. O tal vez solo desee eliminar el fondo de una imagen para poder usarla en un sitio web o documento digital.
Este es un escenario común: ha recibido un documento de Word por correo electrónico que debe firmar y devolver. Puede imprimir, firmar, escanear y devolver el documento, pero hay una manera más fácil, mejor y más rápida de insertar una firma en Word.
Pocas cosas en la vida son peores que perder un documento de Word por el que ha pasado horas esclavizándose. Incluso ahorrar no siempre es suficiente si su disco duro falla y lo pierde todo.
Muchas veces necesito incluir algunos cálculos de datos simples en un documento de Word y una tabla es la mejor opción. Siempre puede intentar insertar una hoja de cálculo de Excel completa en su documento de Word, pero eso a veces es excesivo.
Word tiene dos funciones realmente útiles que casi nadie usa: comparar documentos y combinar documentos. Como sus nombres lo indican, las funciones le permiten comparar dos documentos de Word entre sí o combinar dos.
Una presentación es como un tren. Una cadena ininterrumpida de vagones sigue a la locomotora y va a donde la lleva.
Las tres fórmulas más utilizadas en Excel que realizan cálculos matemáticos simples son CONTAR, SUMA y PROMEDIO. Ya sea que esté administrando un presupuesto financiero en Excel o simplemente haciendo un seguimiento de sus próximas vacaciones, probablemente haya usado alguna de estas funciones antes.
Si desea enviar correspondencia de aspecto profesional, no permita que lo primero que vea el destinatario sea un sobre escrito a mano desordenado. Tome un sobre, póngalo en su impresora y escriba el nombre y la dirección usando Microsoft Word.
Cuando su libro de Excel tiene varias hojas idénticas en diseño y estructura, puede optimizar su trabajo agrupando hojas similares. Para ser más específicos, una vez que aprenda a agrupar hojas de trabajo en Excel, puede aplicar un cambio a las celdas correspondientes en todas las hojas agrupadas cambiando solo una de las hojas agrupadas.
Si la misma aplicación de Microsoft Office tiene diferentes funciones en diferentes dispositivos, es probable que se deba a que son versiones diferentes. Algunos complementos y plantillas de terceros también tienen características que solo funcionan en versiones específicas de Office.
Un archivo MDI, que significa Microsoft Document Imaging, es un formato de imagen propiedad de Microsoft que se utiliza para almacenar imágenes de documentos escaneados creados por el programa Microsoft Office Document Imaging (MODI). El programa se incluyó con Office XP, Office 2003 y Office 2007.
Es fácil confundir Microsoft Office y Office 365 o Microsoft 365. Microsoft Office es el paquete ofimático estándar que ha usado durante años y puede incluir las versiones de aplicaciones de escritorio de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access y Publisher, según la edición. usted obtiene.
¿Microsoft Outlook se bloquea de forma intermitente cuando abre la aplicación en su computadora con Windows? ¿La aplicación se congela ocasionalmente y muestra una alerta de "Microsoft Outlook no responde" a intervalos aleatorios?
Puede mejorar la apariencia de su hoja de cálculo de Excel y hacerla más atractiva visualmente para una audiencia. La mejor manera de darle vida es agregar una imagen de fondo de Excel.
Microsoft Excel sigue siendo la aplicación de hoja de cálculo más popular del mundo. Los datos de la hoja de cálculo de Excel suelen ser confidenciales y contienen datos personales o financieros.
Tienes un libro de Excel con miles de números y palabras. Es probable que haya múltiplos del mismo número o palabra allí.
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