Cómo grabar una macro en Excel

Realizar las mismas acciones una y otra vez no solo es aburrido, sino que también puede ser una pérdida de tiempo y una pérdida de productividad . Esto es especialmente cierto para los usuarios principiantes de Excel , que pueden no darse cuenta de que es fácil automatizar tareas comunes mediante la grabación de una macro. Pero, ¿qué es una macro de Excel? 

Las macros de Excel le permiten automatizar muchas de las tareas comunes que realizará, desde insertar fórmulas hasta formatear datos. No necesita ser programador para crearlos, ya que Excel puede registrar sus acciones a medida que las realiza. Si desea saber cómo grabar una macro en Excel, deberá seguir los pasos a continuación.

¿Qué es una macro de Excel?

Una macro de Excel es un conjunto de instrucciones grabadas, creadas manualmente en VBA (Visual Basic para aplicaciones) o grabadas automáticamente con la herramienta Grabadora de macros de Excel. Una macro le permite guardar cualquier cantidad de acciones comunes, como eliminar columnas en blanco, cambiar el formato del texto o insertar nuevas fórmulas en un libro de trabajo.

Estas acciones guardadas se pueden ejecutar con el clic de un botón o usando un atajo de teclado específico. Cada macro tiene un atajo específico que puede usar para repetir rápidamente la acción.

Si usa Excel para grabar una macro, reducirá el tiempo que lleva crear o editar una hoja de cálculo, acelerando su flujo de trabajo en el proceso.

Cómo grabar una macro en Excel

La forma más fácil de crear una nueva macro en Microsoft Excel es grabarla con la herramienta Grabadora de macros , que puede usar en Excel en Windows o Mac. Desafortunadamente, no es posible grabar una macro en Excel Online. 

1. Para grabar una nueva macro en Excel, abra un libro de trabajo nuevo o existente. En la pestaña Desarrollador en la barra de la cinta, seleccione el botón Grabar macro . Alternativamente, presione las teclas Alt + T + M + R en su teclado.

1. En la ventana Grabar macro , puede establecer un nombre para su macro para identificar su propósito en el cuadro Nombre de macro , así como proporcionar una descripción para otros usuarios en el cuadro Descripción . También puede agregar una tecla de método abreviado (como Ctrl + T ) para asignar la nueva macro a un método abreviado de teclado.

1. En el menú desplegable Almacenar macro en , puede establecer dónde desea guardar la macro una vez que se haya grabado, como Este libro de trabajo (para guardarlo en el libro de trabajo abierto), Nuevo libro de trabajo (para guardarlo en un nuevo libro de trabajo ) o Libro de macros personal (para permitirle usarlo en varios libros de trabajo). Seleccione el botón Aceptar para comenzar a grabar una vez que haya confirmado sus elecciones.

1. Una vez que seleccione Aceptar , la Grabadora de macros de Excel estará en modo de grabación. Se registrará cada acción que realice, desde hacer clic en un botón hasta editar una celda. Realice las acciones que desea grabar como una macro en este punto, luego seleccione el botón Detener grabación en la pestaña Desarrollador una vez que haya terminado.

Ejecutar, editar o eliminar macros existentes de Microsoft Excel

Dependiendo de la ubicación para guardar que seleccionó en la ventana Grabar macro , su macro grabada estará lista para ejecutarse en su libro de trabajo abierto o en un libro de trabajo recién abierto.

1. Para ejecutar, editar o eliminar la macro que ha creado, seleccione Desarrollador > Macros en la barra de la cinta.

1. En la ventana Macro , aparecerá una lista de macros disponibles para ejecutar en su libro de trabajo abierto. Para ejecutar la macro, selecciónela de la lista, luego seleccione el botón Ejecutar . También puede usar el método abreviado de teclado que seleccionó cuando creó la macro para ejecutarla.

1. Para realizar cambios en la macro grabada, seleccione el botón Editar . Esto abrirá el editor de Excel VBA, lo que permitirá a los usuarios avanzados editar el código VBA y cambiar la forma en que se ejecuta la macro. A los principiantes de VBA les puede resultar más fácil simplemente eliminar la macro y grabarla nuevamente.

1. Para eliminar la macro, selecciónela de la lista y luego seleccione el botón Eliminar .

1. Excel le pedirá que confirme que desea eliminar la macro. Seleccione Sí para confirmar esto. Una vez eliminada, deberá volver a grabar la macro siguiendo los pasos enumerados anteriormente.

Guardar archivos de Excel con macros grabadas

Los libros de trabajo de Excel normalmente se guardan en formato de archivo XLSX (o XLS para libros de trabajo creados en Excel 2007 y versiones anteriores). Este tipo de archivo admite la mayoría de los datos de Excel, pero excluye cualquier macro de Excel guardada.

Para guardar un archivo de Excel con macros grabadas, deberá usar el formato de archivo XLSM en su lugar.

1. Para guardar un archivo de Excel como un libro habilitado para macros, seleccione Archivo > Guardar como > Examinar . 

1. En la ventana Guardar como , seleccione Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) en el menú desplegable. Elija una ubicación para guardar el archivo, luego seleccione el botón Guardar para guardarlo.

1. Cuando abre el archivo de Excel habilitado para macros en otra PC o Mac, es posible que primero deba autorizar a Excel para ejecutar las macros incluidas. Seleccione el botón Habilitar macros para hacer esto.

Compartir archivos de Excel con macros grabadas

Las macros de Excel son útiles, pero también incluyen posibles riesgos de seguridad. Si abre un archivo de Excel que contiene macros de una fuente que no reconoce o en la que no confía, entonces está permitiendo que ese archivo ejecute código peligroso en su PC.

Debido a esto, los proveedores de correo electrónico en línea como Gmail bloquean automáticamente a los usuarios para que no envíen archivos XLSM (libro de Excel habilitado para macros) a otros usuarios. Si esto sucede, es posible que pueda usar servicios para compartir archivos como Google Drive para compartirlos en línea con otros usuarios.

Si desea compartir su archivo de Excel habilitado para macros con otro usuario cercano, también puede buscar métodos de transferencia de archivos locales para compartirlo con otra PC o Mac, o con otros dispositivos como teléfonos inteligentes.

Los archivos de Excel habilitados para macros pueden estar empaquetados con virus u otro malware, por lo que si abre un archivo de Excel en el que no confía, es posible que deba buscar malware después para asegurarse de que su PC no esté comprometida. O escanee el archivo antes de abrirlo.

Consejos y trucos avanzados de Excel

Grabar una macro es solo un truco de Excel que puede ayudarlo a ahorrar tiempo, pero existen otras características de Excel que también pueden hacerlo más productivo. Los usuarios avanzados pueden estar interesados ​​en usar Excel para recopilar datos en línea , mientras que los analistas de datos pueden tener curiosidad sobre cómo usar COUNTIFS, SUMIFS y AVERAGEIFS para un análisis de datos extenso.

Si prefiere trabajar en equipo o tiene problemas con una fórmula de Excel complicada, también puede colaborar en hojas de cálculo de Excel usando un libro de trabajo compartido. Sin embargo , es posible que Google Sheets sea una mejor opción para la colaboración en línea, con muchas de las mismas funciones y características.