Cómo crear y usar fórmulas en tablas en Word

Muchas veces necesito incluir algunos cálculos de datos simples en un documento de Word y una tabla es la mejor opción. Siempre puede intentar insertar una hoja de cálculo de Excel completa en su documento de Word , pero eso a veces es excesivo.

En este artículo, voy a hablar sobre cómo puede usar fórmulas dentro de tablas en Word. Solo hay un puñado de fórmulas que puede usar, pero es suficiente para obtener totales, conteos, números redondos, etc. Además, si ya está familiarizado con Excel, usar las fórmulas en Word será pan comido.

Insertar fórmulas en tablas de Word

Comencemos creando una tabla de prueba simple. Haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en Tabla . Elija cuántas filas y columnas desea de la cuadrícula.

Una vez que se haya insertado su tabla, continúe y agregue algunos datos. Acabo de hacer una tabla realmente simple con un par de números para mi ejemplo.

Ahora sigamos adelante e insertemos una fórmula. En el primer ejemplo, voy a sumar los tres primeros valores de la primera fila (10 + 10 + 10). Para hacer esto, haga clic dentro de la última celda de la cuarta columna, haga clic en Diseño  en la cinta y luego haga clic en Fórmula en el extremo derecho.

Esto abrirá el cuadro de diálogo Fórmula con un valor predeterminado de = SUMA (IZQUIERDA) .

Si simplemente hiciera clic en Aceptar, verá el valor que estamos buscando en la celda (30).

Hablemos de la fórmula. Al igual que Excel, una fórmula comienza con un signo igual, seguido por un nombre de función y argumentos entre paréntesis. En Excel, solo especifica referencias de celda o rangos con nombre como A1, A1:A3, etc., pero en Word, tiene estos términos posicionales que puede usar.

En el ejemplo, IZQUIERDA significa todas las celdas que están a la izquierda de la celda en la que se ingresa la fórmula. También puede usar DERECHA , ARRIBA y ABAJO . Puede usar estos argumentos posicionales con SUM, PRODUCT, MIN, MAX, COUNT y AVERAGE.

Además, puede usar estos argumentos en combinación. Por ejemplo, podría escribir =SUMA(IZQUIERDA, DERECHA) y agregaría todas las celdas que están a la izquierda y derecha de esa celda. =SUMA(ARRIBA, DERECHA) sumaría todos los números que están arriba de la celda ya la derecha. Te dan la imagen.

Ahora hablemos de algunas de las otras funciones y cómo podemos especificar celdas de una manera diferente. Si quisiera encontrar el número máximo en la primera columna, podría agregar otra fila y luego usar la función =MAX(ARRIBA) para obtener 30. Sin embargo, hay otra forma de hacerlo. También podría simplemente ir a cualquier celda y escribir =MAX(A1:A3) , que hace referencia a las tres primeras filas de la primera columna.

Esto es realmente conveniente porque puede colocar las fórmulas en cualquier lugar de la tabla. También puede hacer referencia a celdas individuales como escribir =SUMA(A1, A2, A3) , lo que le dará el mismo resultado. Si escribe =SUMA(A1:B3) , sumará A1, A2, A3, B1, B2 y B3. Usando estas combinaciones, puede hacer referencia a cualquier dato que desee.

Si desea ver una lista de todas las funciones que puede usar en su fórmula de Word, simplemente haga clic en el cuadro Pegar función .

Puede usar declaraciones IF , operadores AND y OR y más. Veamos un ejemplo de una fórmula más compleja.

En el ejemplo anterior, tengo =SI(SUMA(A1:A3) > 50, 50, 0), lo que significa que si la suma de A1 a A3 es mayor que 50, muestra 50; de lo contrario, muestra 0. Vale la pena señalar que todas estas funciones realmente solo funcionan con números. No puede hacer nada con texto o cadenas y tampoco puede generar ningún texto o cadena. Todo tiene que ser un número.

Aquí hay otro ejemplo usando la función AND. En este ejemplo, digo que si tanto la suma como el valor máximo de A1 a A3 son mayores que 50, entonces es verdadero, de lo contrario, es falso. Verdadero se representa con un 1 y Falso con un 0.

Si escribe una fórmula y tiene un error, verá un mensaje de error de sintaxis.

Para corregir la fórmula, simplemente haga clic con el botón derecho en el error y elija Editar campo .

Esto abrirá el cuadro de diálogo Campo . Aquí sólo tienes que hacer clic en el botón Fórmula .

Aparecerá el mismo cuadro de diálogo de edición de Fórmula con el que hemos estado trabajando desde el principio. Eso es todo lo que hay que hacer para insertar fórmulas en Word. También puede consultar la documentación en línea de Microsoft que explica cada función en detalle.

En general, no se parece en nada al poder de Excel, pero es suficiente para algunos cálculos básicos de hojas de cálculo dentro de Word. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!