Cómo usar Comparar y combinar documentos en Word

Word tiene dos características realmente útiles que casi nadie usa: Comparar documentos y Combinar documentos . Como sus nombres lo indican, las funciones le permiten comparar dos documentos de Word entre sí o combinar dos.

Entonces, ¿cuándo necesitarías usar esto? Bueno, si es como yo, probablemente tenga 20 versiones diferentes de su currículum guardadas en varios lugares a lo largo de los años. A veces modifico ligeramente un currículum para una empresa en particular para enfatizar una habilidad particular o, a veces, agrego cosas y solo guardo una nueva copia.

De todos modos, sería bueno ver rápidamente la diferencia entre mi último currículum y los más antiguos para ver si hay algo que deba agregar al último o posiblemente eliminar. En esta publicación, le mostraré cómo puede usar estas dos funciones para encontrar rápidamente las diferencias entre dos documentos y fusionarlos si lo desea.

Comparar y combinar documentos

En mi ejemplo, quería ver cuál era la diferencia entre mi antiguo currículum escrito en 2007 y el último actualizado en 2013. Para hacer esto, abra Word, haga clic en la pestaña Revisar y luego haga clic en Comparar .

Esto abrirá el cuadro de diálogo Comparar documentos , donde deberá seleccionar el documento original y el documento revisado.

En la parte inferior, verá una gran cantidad de configuraciones de comparación, que puede dejar todas marcadas. De forma predeterminada, también mostrará todos los cambios en un nuevo documento, lo cual es mejor que jugar con sus documentos originales o revisados.

Se abrirá un nuevo documento con varias secciones diferentes: una lista desplegable de revisiones en el extremo izquierdo, el documento combinado que muestra todos los cambios en el medio y los dos documentos originales en el lado derecho. Echemos un vistazo más de cerca a cada sección.

Como puede ver aquí, eliminé algunas cosas e inserté un par de otras líneas de texto. Si hace doble clic en cualquiera de los encabezados ( Aseem Kishore insertado o Aseem Kishore eliminado ), moverá el cursor a esa posición exacta en el documento.

En el centro verás estas revisiones en varios colores. De manera predeterminada, todo lo que esté tachado es lo que se ha eliminado y lo que está en rojo y subrayado es lo que se ha agregado al documento revisado. Todo lo que está en verde se ha movido. El lugar desde donde se movió será de color verde doble tachado y el lugar al que se ha movido será de color verde doble subrayado como se muestra aquí:

Finalmente, en el lado derecho, verá el documento original en la parte superior y el documento revisado en la parte inferior. A medida que se desplaza por el documento superior, el inferior lo sigue para que estén sincronizados. Sin embargo, puede desplazarse por el inferior independientemente de la pantalla superior.

Además de esta vista, también puede eliminar los documentos de origen del panel derecho y, en su lugar, mostrar globos para ver fácilmente los cambios. Para ver lo que quiero decir, continúe y haga clic en el botón Comparar nuevamente, luego en Mostrar documentos de origen y finalmente haga clic en Ocultar documentos de origen .

Ahora haga clic en el botón Mostrar marcado en Seguimiento y haga clic en Globos y luego en Mostrar revisiones en globos .

En el lado derecho del documento, ahora verá todas las revisiones con líneas que provienen del documento. Esto puede hacer que sea más fácil ver todos los cambios si tiene muchos de ellos.

Tenga en cuenta que si solo desea ver las diferencias entre los documentos, entonces realmente no tiene que hacer nada más. Si desea crear un documento final a partir de estos dos documentos, puede hacer clic con el botón derecho en cualquier cambio y elegir Aceptar o Rechazar .

Una vez que haya terminado, puede guardar el nuevo documento con todos los cambios realizados. Combine Documents es casi exactamente lo mismo que Compare. Si elige Combinar, obtendrá el mismo cuadro de diálogo donde debe elegir el documento original y el revisado.

Una vez que haga eso, obtendrá el mismo diseño que antes, donde verá los cambios combinados en el medio. Una vez más, se elimina el texto tachado, se agrega el texto subrayado en rojo y se mueve el texto verde. Simplemente haga clic derecho en cada cambio y elija si aceptar o rechazar cada cambio. Cuando haya terminado, guarde el nuevo documento combinado.

En general, estos son realmente útiles para los momentos en que tiene varias versiones del mismo documento o cuando varias personas editan un documento de Word y termina con varios documentos para combinar en uno. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!