Microsoft Teams: come gestire laccesso ospite

L'accesso guest è una funzionalità essenziale di Teams, che ti consente di collaborare con persone esterne all'organizzazione. Puoi usarlo per concedere a singoli utenti esterni l'autorizzazione ad accedere a team, documenti condivisi sui canali e altri dati.

Collaborare con persone che non hanno un account aziendale o scolastico con la tua organizzazione è fondamentale nel mondo odierno dominato dal lavoro a distanza e dall'apprendimento a distanza.

Accesso ospite abilitato da Microsoft per impostazione predefinita

Fino a febbraio 2021, l'accesso ospite era disattivato per impostazione predefinita. Gli amministratori e i proprietari dei team hanno dovuto abilitare manualmente questa opzione e attendere alcune ore affinché le modifiche avessero pieno effetto.

Dopo febbraio 2021, l'accesso ospite è abilitato per impostazione predefinita sia per i clienti nuovi che per quelli esistenti, se quest'ultimo non ha configurato diversamente l'impostazione.

Come bloccare l'accesso ospite in Teams

Vai all'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams.

Vai a Impostazioni a livello di organizzazione e seleziona Accesso ospite .

Imposta Consenti accesso ospite in Microsoft Teams su Disattivato .

Come gestire l'accesso ospite in Teams

Se decidi di abilitare l'accesso come ospite, puoi filtrare ulteriormente le autorizzazioni delle persone al di fuori della tua organizzazione. Le funzioni di chiamata , riunione e messaggistica sono alcune delle impostazioni più importanti a cui è necessario prestare attenzione.

Impostazioni di chiamata e riunione per utenti ospiti

• Effettua chiamate private : se abiliti questa opzione, gli ospiti possono effettuare chiamate peer-to-peer.
• Consenti video IP : gli utenti esterni possono utilizzare il video nelle loro chiamate e riunioni.
• Modalità di condivisione dello schermo : gli utenti ospiti possono condividere il proprio schermo con gli altri partecipanti alla riunione. Puoi limitare la condivisione dello schermo a singole app o consentire agli utenti ospiti di condividere l'intero schermo.
• Consenti Meet Now : decidi se gli utenti ospiti possono utilizzare Meet Now o meno.

Impostazioni di messaggistica per utenti ospiti

• Modifica messaggi inviati : gli utenti ospiti possono modificare i messaggi inviati.
• Gli ospiti possono eliminare i messaggi inviati : disattiva questa opzione se non desideri che gli utenti ospiti eliminino i messaggi inviati.
• Chat : abilitare questa opzione per consentire agli ospiti di usare la chat in Teams.
• Utilizzare Giphy, meme o adesivi nelle conversazioni : puoi consentire o impedire agli utenti di utilizzare GIF, meme o adesivi nella chat . Se vuoi che gli utenti godano di un'esperienza di chat amichevole e rilassata, abilita queste opzioni.

Gli ospiti possono accedere ai file in Microsoft Teams?

Gli utenti ospiti possono accedere ai file condivisi all'interno delle chat del team e dei canali a cui sono stati invitati. Tutti i file che condividi in un canale vengono archiviati nella cartella SharePoint del tuo team. Per assicurarti che gli utenti ospiti possano accedere a questi file, vai a Impostazioni di SharePoint e vai a Condivisione all'esterno dell'organizzazione . Seleziona l'opzione di condivisione più adatta alle tue esigenze.

Se l'opzione che dice "Non consentire la condivisione all'esterno dell'organizzazione" è abilitata, gli utenti guest non accederanno ai file condivisi all'interno dei canali di Teams.

Consulta le guide seguenti per ulteriori informazioni sulla condivisione e l'archiviazione di file in Teams:

• Microsoft Teams: come organizzare i file File
• Microsoft Teams: come bloccare i file

Un ospite può avviare una riunione di Teams?

Gli utenti guest possono avviare una riunione di Teams utilizzando l'opzione Meet Now. Per concedere loro l'autorizzazione a usare questa funzionalità, vai all'interfaccia di amministrazione di Teams, seleziona Impostazioni a livello di organizzazione e vai a Accesso ospite . Quindi vai su Impostazioni riunione e attiva Incontra ora .

Perché mi mostro come ospite su Microsoft Teams?

Se appari come utente ospite in Teams, ciò potrebbe indicare che qualcuno ti ha precedentemente aggiunto come ospite nel tenant di Microsoft 365. Per partecipare alla riunione come utente normale, avvia una nuova scheda del browser in modalità privata. Controlla se appari ancora come ospite.

Perché non posso aggiungere ospiti a Microsoft Teams?

Se non puoi aggiungere utenti guest a Teams, molto probabilmente è perché la funzionalità di accesso Guest è stata disabilitata. Apri l'interfaccia di amministrazione di Teams, vai a Impostazioni a livello di organizzazione e assicurati che l' accesso Guest  sia attivo. Inoltre, assicurati che le impostazioni del gruppo AzureAD e Office 365 consentano l'accesso come ospite.

Conclusione

Microsoft ha abilitato l'accesso guest in Teams per impostazione predefinita. Ciò rende più facile per i team collaborare con utenti esterni. Tuttavia, prenditi il ​​tempo necessario per esaminare le impostazioni di accesso guest in Teams e personalizzarle in base alle esigenze della tua organizzazione. Non vuoi che gli utenti ospiti accedano accidentalmente a file a cui non avrebbero dovuto avere accesso in primo luogo.

Com'è stata finora la tua esperienza di accesso ospite di Teams? C'è qualcosa che vorresti cambiare a riguardo? Fateci sapere nei commenti qui sotto.