Zawsze jest to straszna tragedia, gdy ktoś traci coś ważnego, nad czym pracował, ponieważ nie zapisał prawidłowo swojego dokumentu. Zdarza się to częściej, niż mogłoby się wydawać użytkownikom Excela i Worda!
Na szczęście Microsoft dodał wiele funkcji w ostatnich kilku wersjach, które pomagają zmniejszyć ryzyko utraty danych z powodu awarii, przerw w dostawie prądu, przypadkowych usunięć itp. Jedna funkcja nazywa się AutoRecover, a druga, mniej powszechnie znana funkcja, nazywa się Automatyczna kopia zapasowa.
W tym artykule opowiem o tym, jak skonfigurować obie opcje, aby Twoje dane były jak najbardziej bezpieczne. Chciałbym również wspomnieć, że najnowsze wersje pakietu Office umożliwiają zapisywanie dokumentów bezpośrednio w OneDrive, co jest dobrą opcją do rozważenia, ponieważ nadal będziesz mieć dostęp do swojej pracy, nawet jeśli Twój dysk twardy ulegnie awarii.
Automatyczne odzyskiwanie Excela
Funkcja automatycznego odzyskiwania jest domyślnie włączona i zasadniczo automatycznie zapisuje dokument w tymczasowej lokalizacji po określonym czasie. Aby wyświetlić ustawienia Autoodzyskiwania, kliknij Plik , a następnie Opcje .
Kliknij Zapisz w menu po lewej stronie, a zobaczysz opcję Autoodzyskiwania w obszarze Zapisz skoroszyty .
Domyślnie informacje Autoodzyskiwania są zapisywane co 10 minut. Oprócz interwału Excel musi być bezczynny przez 30 sekund, zanim dane zostaną zapisane. Ponadto automatycznie zapisywane informacje są zapisywane w wymienionej tutaj lokalizacji pliku Autoodzyskiwania . Jak to działa? Zasadniczo załóżmy, że masz arkusz roboczy taki jak ten poniżej i masz go zapisany.
Załóżmy teraz, że dodaję następujące dane do arkusza kalkulacyjnego Excel i czekam około 10 minut bez zapisywania dokumentu. Ponieważ interwał Autoodzyskiwania jest ustawiony na 10 minut, musisz odczekać co najmniej tyle czasu na zapisanie danych.
W moim przypadku symulowałem awarię programu Excel, otwierając menedżera zadań i zabijając proces programu Excel. Następnie ponownie otworzyłem program Excel i natychmiast zobaczyłem opcję o nazwie Pokaż odzyskane pliki .
Jeśli to klikniesz, wyświetli się lista plików Excel, które można odzyskać. W moim przypadku miał oryginalny plik, który zawierał dane tylko w A1 i A2, a także miał plik AutoRecovered, który zawierał dane, których nie zapisałem na dysku.
Kliknięcie dowolnego elementu na liście spowoduje otwarcie innego wystąpienia programu Excel pokazującego dane w tym konkretnym pliku. Ogólnie rzecz biorąc, jest to naprawdę przydatna funkcja w sytuacjach, gdy nie zapisałeś całej swojej pracy, ale program Excel nieoczekiwanie się kończy.
Główną wadą tej funkcji jest to, że dane Autoodzyskiwania są przechowywane na tym samym dysku twardym co plik, więc jeśli coś stanie się z dyskiem twardym, wszystko zniknie. Możesz zmienić lokalizację w powyższych ustawieniach na osobny dysk twardy lub nawet na lokalizację sieciową, co bardzo polecam.
Należy pamiętać, że informacje Autoodzyskiwania są również automatycznie usuwane przez program Excel w następujących okolicznościach:
- Zapisujesz plik ręcznie lub za pomocą Plik – Zapisz jako .
- Zamykasz plik lub wychodzisz z programu Excel (niezależnie od tego, czy zapisujesz plik, czy nie)
- Możesz całkowicie wyłączyć Autoodzyskiwanie lub tylko dla skoroszytu
Zasadniczo, za każdym razem, gdy zapisujesz plik, pozbywa się on danych Autoodzyskiwania. Ponadto, jeśli ręcznie zamkniesz program Excel i zdecydujesz się nie zapisywać danych, spowoduje to usunięcie danych Autoodzyskiwania. Po prostu miej to na uwadze podczas korzystania z tej funkcji. Jeśli jesteś zaawansowanym użytkownikiem Excela, sugerowałbym ustawienie interwału Autoodzyskiwania na około 2 lub 3 minuty zamiast 10.
Automatycznego tworzenia kopii zapasowych
Kolejną funkcją, o której tak naprawdę niewiele osób wie, jest automatyczna kopia zapasowa. Aby z niego skorzystać, musisz najpierw przejść i zapisać plik, aby przejść do okna dialogowego Zapisz . Jeśli masz już zapisany dokument programu Excel, przejdź do Plik , a następnie Zapisz jako i wybierz lokalizację. Gdy to zrobisz, wyświetli się okno dialogowe Zapisz jako .
W oknie dialogowym kliknij przycisk Narzędzia znajdujący się po lewej stronie przycisku Zapisz . Zobaczysz kilka opcji, z których jedną są Opcje ogólne . Po kliknięciu pojawi się małe okno z dodatkowymi opcjami.
Śmiało i zaznacz pole Zawsze twórz kopię zapasową. Kliknij OK, a teraz, gdy zapiszesz plik, zostanie również utworzony plik kopii zapasowej programu Excel z rozszerzeniem .XLK. Pamiętaj, że gdy zrobisz to po raz pierwszy, pliki będą dokładnie takie same. Jeśli wprowadzisz zmiany w oryginalnym pliku, a następnie zapiszesz go ponownie, plik kopii zapasowej pozostanie taki sam (oryginalne dane). Jednak przy trzecim zapisie plik kopii zapasowej zostanie zaktualizowany o informacje do drugiego zapisu.
Zasadniczo plik kopii zapasowej jest zawsze o jedną wersję za wersją bieżącą. Jeśli więc dokonałeś wielu zmian, zapisałeś plik, a następnie chciałeś wrócić do wersji, która nie zawierała tych zmian, możesz po prostu otworzyć plik kopii zapasowej.
Plik jest zapisywany w tej samej lokalizacji co oryginalny plik i wydaje się, że nie ma sposobu, aby to zmienić. Ta funkcja nie zwiększa bezpieczeństwa twojego dokumentu, ale jest dobra w pewnych okolicznościach.
Miejmy nadzieję, że włączenie tych funkcji tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania w programie Excel uchroni Cię przed utratą ważnych danych. Zawsze dobrym rozwiązaniem jest użycie magazynu w chmurze (takiego jak OneDrive) jako dodatkowej siatki bezpieczeństwa na wypadek poważnej awarii komputera. Jeśli masz jakieś pytania, zachęcamy do komentowania. Cieszyć się!