Zawsze jest to straszna tragedia, gdy ktoś traci coś ważnego, nad czym pracował, ponieważ nie zapisał prawidłowo swojego dokumentu. Zdarza się to częściej, niż mogłoby się wydawać użytkownikom Excela i Worda!
Na szczęście Microsoft dodał wiele funkcji w ostatnich kilku wersjach, które pomagają zmniejszyć ryzyko utraty danych z powodu awarii, przerw w dostawie prądu, przypadkowych usunięć itp. Jedna funkcja nazywa się AutoRecover, a druga, mniej powszechnie znana funkcja, nazywa się Automatyczna kopia zapasowa.
W tym artykule opowiem o tym, jak skonfigurować obie opcje, aby Twoje dane były jak najbardziej bezpieczne. Chciałbym również wspomnieć, że najnowsze wersje pakietu Office umożliwiają zapisywanie dokumentów bezpośrednio w OneDrive, co jest dobrą opcją do rozważenia, ponieważ nadal będziesz mieć dostęp do swojej pracy, nawet jeśli Twój dysk twardy ulegnie awarii.
Automatyczne odzyskiwanie Excela
Funkcja automatycznego odzyskiwania jest domyślnie włączona i zasadniczo automatycznie zapisuje dokument w tymczasowej lokalizacji po określonym czasie. Aby wyświetlić ustawienia Autoodzyskiwania, kliknij Plik , a następnie Opcje .
Kliknij Zapisz w menu po lewej stronie, a zobaczysz opcję Autoodzyskiwania w obszarze Zapisz skoroszyty .
Domyślnie informacje Autoodzyskiwania są zapisywane co 10 minut. Oprócz interwału Excel musi być bezczynny przez 30 sekund, zanim dane zostaną zapisane. Ponadto automatycznie zapisywane informacje są zapisywane w wymienionej tutaj lokalizacji pliku Autoodzyskiwania . Jak to działa? Zasadniczo załóżmy, że masz arkusz roboczy taki jak ten poniżej i masz go zapisany.
Załóżmy teraz, że dodaję następujące dane do arkusza kalkulacyjnego Excel i czekam około 10 minut bez zapisywania dokumentu. Ponieważ interwał Autoodzyskiwania jest ustawiony na 10 minut, musisz odczekać co najmniej tyle czasu na zapisanie danych.
W moim przypadku symulowałem awarię programu Excel, otwierając menedżera zadań i zabijając proces programu Excel. Następnie ponownie otworzyłem program Excel i natychmiast zobaczyłem opcję o nazwie Pokaż odzyskane pliki .
Jeśli to klikniesz, wyświetli się lista plików Excel, które można odzyskać. W moim przypadku miał oryginalny plik, który zawierał dane tylko w A1 i A2, a także miał plik AutoRecovered, który zawierał dane, których nie zapisałem na dysku.
Kliknięcie dowolnego elementu na liście spowoduje otwarcie innego wystąpienia programu Excel pokazującego dane w tym konkretnym pliku. Ogólnie rzecz biorąc, jest to naprawdę przydatna funkcja w sytuacjach, gdy nie zapisałeś całej swojej pracy, ale program Excel nieoczekiwanie się kończy.
Główną wadą tej funkcji jest to, że dane Autoodzyskiwania są przechowywane na tym samym dysku twardym co plik, więc jeśli coś stanie się z dyskiem twardym, wszystko zniknie. Możesz zmienić lokalizację w powyższych ustawieniach na osobny dysk twardy lub nawet na lokalizację sieciową, co bardzo polecam.
Należy pamiętać, że informacje Autoodzyskiwania są również automatycznie usuwane przez program Excel w następujących okolicznościach:
Zasadniczo, za każdym razem, gdy zapisujesz plik, pozbywa się on danych Autoodzyskiwania. Ponadto, jeśli ręcznie zamkniesz program Excel i zdecydujesz się nie zapisywać danych, spowoduje to usunięcie danych Autoodzyskiwania. Po prostu miej to na uwadze podczas korzystania z tej funkcji. Jeśli jesteś zaawansowanym użytkownikiem Excela, sugerowałbym ustawienie interwału Autoodzyskiwania na około 2 lub 3 minuty zamiast 10.
Automatycznego tworzenia kopii zapasowych
Kolejną funkcją, o której tak naprawdę niewiele osób wie, jest automatyczna kopia zapasowa. Aby z niego skorzystać, musisz najpierw przejść i zapisać plik, aby przejść do okna dialogowego Zapisz . Jeśli masz już zapisany dokument programu Excel, przejdź do Plik , a następnie Zapisz jako i wybierz lokalizację. Gdy to zrobisz, wyświetli się okno dialogowe Zapisz jako .
W oknie dialogowym kliknij przycisk Narzędzia znajdujący się po lewej stronie przycisku Zapisz . Zobaczysz kilka opcji, z których jedną są Opcje ogólne . Po kliknięciu pojawi się małe okno z dodatkowymi opcjami.
Śmiało i zaznacz pole Zawsze twórz kopię zapasową. Kliknij OK, a teraz, gdy zapiszesz plik, zostanie również utworzony plik kopii zapasowej programu Excel z rozszerzeniem .XLK. Pamiętaj, że gdy zrobisz to po raz pierwszy, pliki będą dokładnie takie same. Jeśli wprowadzisz zmiany w oryginalnym pliku, a następnie zapiszesz go ponownie, plik kopii zapasowej pozostanie taki sam (oryginalne dane). Jednak przy trzecim zapisie plik kopii zapasowej zostanie zaktualizowany o informacje do drugiego zapisu.
Zasadniczo plik kopii zapasowej jest zawsze o jedną wersję za wersją bieżącą. Jeśli więc dokonałeś wielu zmian, zapisałeś plik, a następnie chciałeś wrócić do wersji, która nie zawierała tych zmian, możesz po prostu otworzyć plik kopii zapasowej.
Plik jest zapisywany w tej samej lokalizacji co oryginalny plik i wydaje się, że nie ma sposobu, aby to zmienić. Ta funkcja nie zwiększa bezpieczeństwa twojego dokumentu, ale jest dobra w pewnych okolicznościach.
Miejmy nadzieję, że włączenie tych funkcji tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania w programie Excel uchroni Cię przed utratą ważnych danych. Zawsze dobrym rozwiązaniem jest użycie magazynu w chmurze (takiego jak OneDrive) jako dodatkowej siatki bezpieczeństwa na wypadek poważnej awarii komputera. Jeśli masz jakieś pytania, zachęcamy do komentowania. Cieszyć się!
Jak śledzić zmiany w Microsoft Word: przewodnik po śledzeniu zmian w dokumentach online, na urządzeniach mobilnych i komputerach stacjonarnych.
W poprzednim artykule omówiliśmy, jak działają wideokonferencje w Microsoft Teams. Od tego czasu Microsoft zaktualizował Teams o nowe funkcje, w tym długo oczekiwaną i bardzo pożądaną możliwość tworzenia pokoi grupowych.
Matematycznie zakres oblicza się, odejmując wartość minimalną od wartości maksymalnej określonego zestawu danych. Reprezentuje rozrzut wartości w zbiorze danych i jest przydatny do pomiaru zmienności — im większy zakres, tym bardziej rozłożone i zmienne są dane.
Znajdujący się w dziwnym miejscu w aplikacji przycisk akcji można dodać do slajdu programu PowerPoint, aby uczynić prezentację bardziej interaktywną i łatwiejszą w użyciu dla widza. Te przyciski akcji mogą uprościć nawigację po prezentacji i sprawić, że slajdy w prezentacji będą zachowywać się jak strony internetowe.
Więc masz wspaniałe zdjęcie swoich dzieci lub psów i chcesz się zabawić, usuwając tło i upuszczając inne tło. A może po prostu chcesz usunąć tło ze zdjęcia, aby móc go użyć na stronie internetowej lub w dokumencie cyfrowym.
Oto typowy scenariusz: Otrzymałeś dokument programu Word pocztą e-mail, który musisz podpisać i odesłać. Możesz wydrukować, podpisać, zeskanować i zwrócić dokument, ale istnieje łatwiejszy, lepszy i szybszy sposób wstawiania podpisu w programie Word.
Niewiele rzeczy w życiu jest gorszych niż utrata dokumentu programu Word, nad którym spędziłeś wiele godzin. Nawet oszczędzanie nie zawsze wystarcza, jeśli dysk twardy ulegnie awarii i stracisz wszystko.
Często zdarza się, że muszę zawrzeć proste obliczenia danych w dokumencie programu Word, a tabela jest najlepszą opcją. Zawsze możesz spróbować wstawić cały arkusz kalkulacyjny Excel do dokumentu Word, ale czasami to przesada.
Program Word ma dwie naprawdę przydatne funkcje, z których prawie nikt nie korzysta: Porównaj dokumenty i Połącz dokumenty. Jak sugerują ich nazwy, funkcje te pozwalają albo porównywać ze sobą dwa dokumenty Worda, albo łączyć ze sobą dwa dokumenty.
Microsoft Teams, podobnie jak Zoom, umożliwia prowadzenie rozmów wideo między urządzeniami i organizowanie wirtualnych spotkań. Aplikacja jest szczególnie przydatna dla zdalnych zespołów do organizowania spotkań, gdy współpracownicy są rozproszeni po różnych lokalizacjach.
Prezentacja jest jak pociąg. Nieprzerwany łańcuch wagonów podąża za lokomotywą i jedzie tam, gdzie ona prowadzi.
Trzy najczęściej używane formuły w programie Excel, które wykonują proste obliczenia matematyczne, to LICZBA, SUMA i ŚREDNIA. Niezależnie od tego, czy zarządzasz budżetem finansowym w programie Excel, czy po prostu śledzisz najbliższe wakacje, prawdopodobnie korzystałeś już z jednej z tych funkcji.
Jeśli chcesz wysłać profesjonalnie wyglądającą korespondencję, nie pozwól, aby pierwszą rzeczą, którą zobaczy odbiorca, była niechlujna, odręcznie napisana koperta. Chwyć kopertę, włóż ją do drukarki i wpisz imię i nazwisko oraz adres za pomocą programu Microsoft Word.
Gdy skoroszyt programu Excel zawiera wiele arkuszy o identycznym układzie i strukturze, możesz usprawnić pracę, grupując podobne arkusze. Aby być bardziej szczegółowym, gdy nauczysz się grupować arkusze w programie Excel, możesz zastosować zmianę do odpowiednich komórek we wszystkich zgrupowanych arkuszach, zmieniając tylko jeden z zgrupowanych arkuszy.
Jeśli ta sama aplikacja Microsoft Office ma różne funkcje na różnych urządzeniach, prawdopodobnie są to różne wersje. Niektóre dodatki i szablony innych firm mają również funkcje, które działają tylko w określonych wersjach pakietu Office.
Plik MDI, który oznacza Microsoft Document Imaging, jest zastrzeżonym formatem obrazu firmy Microsoft używanym do przechowywania obrazów zeskanowanych dokumentów utworzonych przez program Microsoft Office Document Imaging (MODI). Program był dołączony do Office XP, Office 2003 i Office 2007.
Z każdą aktualizacją narzędzia Microsoft Office stają się coraz potężniejsze. W dzisiejszych czasach nie potrzebujesz nawet dedykowanej aplikacji do schematów blokowych.
Łatwo pomylić Microsoft Office i Office 365 lub Microsoft 365. Microsoft Office to standardowy pakiet biurowy, którego używasz od lat i może zawierać wersje aplikacji komputerowych Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access i Publisher w zależności od wersji dostajesz.
Czy program Microsoft Outlook czasami ulega awarii podczas otwierania aplikacji na komputerze z systemem Windows. Czy aplikacja od czasu do czasu zawiesza się i wyświetla alert „Microsoft Outlook nie odpowiada” w losowych odstępach czasu.
Możesz ulepszyć wygląd arkusza kalkulacyjnego programu Excel i uczynić go bardziej atrakcyjnym wizualnie dla odbiorców. Najlepszym sposobem na urozmaicenie tego jest dodanie obrazu tła programu Excel.
Dowiedz się, jak efektywnie zmieniać opcje zawijania tekstu w programie Microsoft Word, aby obrazy współgrały z Twoim dokumentem.
Jak zablokować lub odblokować kolumny i okienka w programie Microsoft Excel 2019, 2016 i 365. Zastosuj te praktyczne wskazówki, aby poprawić swoją wydajność.
Istnieje kilka opcji edycji zdjęć w programie PowerPoint, takich jak zmiana przezroczystości obrazu czy dodawanie koloru. Dowiedz się, jak to zrobić w łatwy sposób.
Dowiedz się, jak zmienić motyw w programie Microsoft Word, aby dostosować go do swoich upodobań. Odkryj różne opcje motywów, które pozwolą Ci na personalizację środowiska pracy.
W tym samouczku szczegółowo opisano, jak dodawać numery stron do dokumentów w programie Microsoft Word 2016
W jaki sposób administrator systemu może udostępnić plik Microsoft Excel, aby mógł być edytowany przez innego użytkownika. Znajdź sposób na rozwiązanie problemu z plikiem Excel, który jest zablokowany do edycji.
Skorzystaj z tego przewodnika, aby naprawić błąd aktywacji Microsoft Office 0x4004f00c i uzyskać dostęp do pełnych funkcji Office.
Bez wysiłku wyeliminuj bóle głowy związane z Excelem. Dowiedz się, jak usunąć Format jako tabelę w programie Excel, korzystając z naszego przewodnika krok po kroku.
Jak śledzić zmiany w Microsoft Word: przewodnik po śledzeniu zmian w dokumentach online, na urządzeniach mobilnych i komputerach stacjonarnych.
Skuteczne metody usuwania wielu wierszy w programie Excel, aby ułatwić organizację danych i poprawić wydajność pracy.
