Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word do tworzenia listów, etykiet i kopert

Korespondencja seryjna to funkcja programu Microsoft Word, która ułatwia tworzenie spersonalizowanych listów, etykiet, kopert, wiadomości e-mail i katalogu. Ponieważ korespondencja seryjna nie należy do najczęściej używanych funkcji programu MS Word, niektórzy użytkownicy mogą nie wiedzieć, jak wykonać korespondencję seryjną w programie Word w celu tworzenia listów, etykiet i kopert. 

Jeśli próbujesz zaoszczędzić czas poświęcony na ręczne personalizowanie każdego listu, etykiety lub innych dokumentów, przydatna może być korespondencja seryjna. Nawet jeśli nigdy nie próbowałeś utworzyć listu seryjnego, proces ten jest dość prosty i przeprowadzimy Cię przez każdy krok poniżej.

Jak tworzyć listy seryjne

Program Microsoft Word zawiera kreatora, który przeprowadzi Cię przez proces tworzenia listów korespondencji seryjnej . Kreator poprosi o list, którego chcesz użyć, oraz odbiorców listu po drodze, więc upewnij się, że masz gotową listę odbiorców do wstawienia. Jeśli nie, nic wielkiego, zawsze możesz ręcznie dodać listę odbiorców.

1. Otwórz dokument programu Word i wpisz wiadomość. Pomiń elementy spersonalizowane (na przykład tytuł, imię i nazwisko, miasto itp.). Na razie możesz po prostu zostawić puste miejsce na miejsce, w którym chcesz wstawić te elementy, na przykład:

1. Gdy szablon jest gotowy, wybierz opcję Korespondencja > Rozpocznij korespondencję seryjną > Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku z górnej wstążki.

1. Wzdłuż prawej krawędzi okna MS Word pojawi się nowe okienko. To jest kreator, który przeprowadzi Cię przez ten proces. Najpierw musisz wybrać typ dokumentu, nad którym pracujesz. Wybierz Litery i wybierz Dalej: Dokument początkowy .

1. W następnym kroku musisz wybrać dokument, którego chcesz użyć do korespondencji seryjnej.
   Jeśli treść listu została już wpisana, wybierz opcję Użyj bieżącego dokumentu .
   Jeśli chcesz użyć gotowego szablonu, wybierz opcję Rozpocznij od szablonu. Po wybraniu dokumentu początkowego kliknij Wybierz odbiorców . 

1. Kolejnym krokiem jest wybór odbiorców. Zakładając, że masz arkusz Excel wypełniony danymi odbiorcy, możesz zaimportować dane, wybierając opcję Użyj istniejącego pliku i wybierając Przeglądaj z następnej sekcji. 

Przejdź do arkusza zawierającego listę odbiorców za pomocą eksploratora, wybierz arkusz i wybierz Otwórz . 

Po wybraniu arkusza zobaczysz okno Wybierz tabelę . Wybierz odpowiednie tabele. Pamiętaj, aby zaznaczyć pole obok tekstu Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn, jeśli dotyczy to Twoich danych, i wybierz OK .

Następnie zobaczysz listę odbiorców, których program Word użyje podczas scalania. Jeśli wszystko wygląda dobrze, wybierz OK . 

Po dodaniu arkusza programu Excel wybierz pozycję Dalej: Napisz list .

1. Możesz teraz dodać symbole zastępcze do swojego listu. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz dodać symbol zastępczy, i wybierz pozycję Więcej elementów w okienku korespondencji seryjnej.

Otworzy się okno dialogowe Wstaw pole scalania , w którym możesz wybrać odpowiedni symbol zastępczy i wybrać Wstaw , aby dodać go do listu.

1. Po wstawieniu wszystkich pól korespondencji seryjnej wybierz Dalej: Wyświetl podgląd listów .

Spowoduje to wyświetlenie podglądu wszystkich listów wygenerowanych za pomocą korespondencji seryjnej. Możesz użyć przycisków strzałek w okienku korespondencji seryjnej, aby przełączyć podgląd listów.

1. Wybierz Dalej: Zakończ scalanie . W kolejnym kroku wybierz opcję Drukuj (jeśli chcesz wydrukować wszystkie litery) lub Edytuj pojedyncze litery > Wszystkie (jeśli chcesz połączyć litery w jeden dokument).

Jak tworzyć etykiety korespondencji seryjnej

Zawsze dobrym pomysłem jest uporządkowane skompilowanie listy adresowej w arkuszu programu Excel, aby nie odczuwać zawrotów głowy, gdy potrzebujesz czyichś danych adresowych. Jeśli jednak chcesz wydrukować etykiety, kompilacja arkuszy programu Excel nie wystarczy. Zamiast tego musisz utworzyć etykiety korespondencji seryjnej w MS Word.

1. Jeśli masz już arkusz Excela ze szczegółami wysyłki, możesz przejść do następnego kroku. Jeśli nie, uporządkuj listę mailingową w arkuszu Excela. Dodaj kilka nagłówków (imię, nazwisko, adres itp.) i posortuj listę.
2. Przerzuć się na MS Worda. Użyj kreatora do tworzenia etykiet. Otwórz pusty dokument i wybierz opcję Korespondencja > Wybierz korespondencję seryjną > Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku . 

1. Wybierz Etykiety , a następnie Dalej: Dokument początkowy . 

1. Na następnym ekranie wybierz Zmień układ dokumentu . Następnie wybierz Opcje etykiety , aby ustawić numer produktu i markę etykiety.

Gdy wybierzesz OK , zobaczysz kontury etykiet w dokumencie. Jeśli nie, przejdź do Projekt tabeli > Obramowania i wybierz Wyświetl linie siatki.

1. Wróć do zakładki Korespondencja w MS Word i wybierz Wybierz odbiorców > Użyj istniejącej listy. 

Przejdź do pliku programu Excel zawierającego listę mailingową. Wybierz plik i wybierz Otwórz .

1. Zobaczysz okno Wybierz tabelę . Jeśli w skoroszycie znajduje się wiele arkuszy, zobaczysz tutaj więcej niż jeden element. Wybierz ten, który zawiera Twoją listę mailingową. Zaznacz pole obok tekstu Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn i wybierz OK . 

1. MS Word importuje listę mailingową. Wybierz blok adresu . Spójrz na podgląd po prawej stronie. 

Jeśli nie wygląda tak, jak chcesz, wybierz opcję Dopasuj pola. Upewnij się, że wszystkie szczegóły odpowiadają odpowiedniemu nagłówkowi z arkusza i wybierz OK .

Spójrz jeszcze raz na podgląd. Jeśli wygląda dobrze, wybierz OK .

1. Zobaczysz teraz > na etykiecie. Przejdź do opcji Korespondencja > Aktualizuj etykiety , aby dodać > do wszystkich etykiet.

1. Etykiety są teraz gotowe do połączenia. Przejdź do opcji Korespondencja > Zakończ i scal > Edytuj poszczególne dokumenty . 

Zobaczysz wyskakujące okienko. Wybierz Wszystkie , a następnie OK .

1. Zobaczysz teraz scalone wszystkie etykiety.

Jak utworzyć koperty korespondencji seryjnej

Tworzenie kopert korespondencji seryjnej jest w większości takie samo jak w przypadku etykiet, ale z kilkoma ulepszeniami. 

Ponownie kliknij Korespondencja > Rozpocznij korespondencję seryjną > Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku , ale tym razem wybierz Koperty , a następnie wybierz Dalej: Rozpoczynanie dokumentu od dołu.

1. Zostaniesz poproszony o wybranie dokumentu początkowego. Wybierz Opcje koperty , aby wybrać rozmiar koperty i położenie adresu dostawy/zwrotu (patrz następny krok), a następnie wybierz Dalej: Wybierz odbiorców .

1. Gdy wybierzesz Opcje kopert , zobaczysz wyskakujące okienko. Wybierz preferowany rozmiar koperty oraz czcionkę i miejsce na adres dostawy i zwrotny.

1. Kolejnym krokiem w kreatorze jest wybranie odbiorców. Wybierz opcję Użyj istniejącej listy (zakładając, że masz już arkusz programu Excel zawierający dane odbiorców) i wybierz opcję Przeglądaj , aby wyszukać plik . Wybierz odpowiedni plik i kliknij Dalej: Ułóż kopertę . 

1. Na następnym ekranie wybierz Blok adresu , spójrz na podgląd, aby upewnić się, że wygląda tak, jak chcesz, i wybierz OK .

Na kopercie  zobaczysz teraz ikonę > .

1. Wybierz Dalej: Wyświetl podgląd kopert . Zobaczysz ten sam podgląd, który widziałeś w poprzednim kroku, ale w swoim dokumencie. Możesz użyć przycisków strzałek w okienku kreatora, aby przełączać się między kopertami.

Twoje koperty są teraz gotowe do połączenia. Wybierz Dalej: Zakończ scalanie .

1. Na następnym ekranie zobaczysz opcję Edytuj poszczególne koperty . Wybierz go, wybierz Wszystkie , aby scalić wszystkie rekordy, a następnie wybierz OK .

Zobaczysz teraz wszystkie koperty połączone w jeden dokument.

Łatwe drukowanie masowe i wiadomości e-mail

Korzystanie z korespondencji seryjnej może zaoszczędzić mnóstwo czasu, który w przeciwnym razie musiałbyś poświęcić na dostosowywanie listów, etykiet lub kopert. To jednak nie wszystko, co możesz zrobić z MS Word. Możesz także tworzyć kartki z życzeniami , broszury i karty indeksowe .

Korespondencja seryjna istnieje już od jakiegoś czasu, ale jeśli chcesz usprawnić swoje procesy, Microsoft Office 2019 wprowadził kilka fajnych funkcji, którym warto się przyjrzeć.