Jak porównać dwa pliki Excela i podkreślić różnice

Istnieją dwa pliki programu Excel o podobnych nazwach w różnych folderach na komputerze. Jak ustalić, czy pliki są duplikatami, czy różnymi wersjami tego samego skoroszytu programu Excel? W tym samouczku pokażemy, jak porównać dwa pliki programu Excel, nawet jeśli nie masz zainstalowanego programu Excel na komputerze.

Te narzędzia do porównywania mogą pomóc w wykryciu niespójnych danych, nieaktualnych wartości, uszkodzonych formuł, niepoprawnych obliczeń i innych problemów w arkuszu programu Excel.

1. Porównaj dwa arkusze programu Excel: Wyświetl obok siebie

Jeśli możesz przeglądać dane z arkusza na pierwszy rzut oka, otwórz je w osobnym oknie i wykonaj bezpośrednie porównanie, korzystając z funkcji „Wyświetl obok siebie” programu Excel.

1. Otwórz plik Excel zawierający oba arkusze, przejdź do karty Widok i wybierz Nowe okno .

1. W nowym oknie wybierz lub przełącz się na (drugi) arkusz, który chcesz porównać.

Zmień rozmiar lub rozmieszczenie okien, aby mieć widok obok siebie obu arkuszy na ekranie komputera. Ponownie, ta metoda jest najlepsza do porównywania arkuszy programu Excel z zaledwie kilkoma wierszami lub kolumnami.

1. Jeśli wolisz użyć narzędzia do porównywania programu Excel, aby umieścić oba okna obok siebie, zaznacz kartę „Widok” i wybierz ikonę Widok obok siebie .

Excel natychmiast ułoży oba arkusze w poziomie na ekranie Twojego komputera. Porównanie arkuszy w tym widoku poziomym może być nieco trudne, więc przejdź do następnego kroku, aby zmienić orientację na układ pionowy/portretowy.

1. Ponownie przejdź do zakładki „Widok” i wybierz Rozmieść wszystko .

1. Wybierz Pionowo w oknie „Rozmieść” i wybierz OK .

Spowoduje to ułożenie obu arkuszy obok siebie na ekranie. Jest jeszcze jedno ustawienie, które musisz włączyć, aby znacznie ułatwić porównanie.

1. Stuknij opcję Przewijanie synchroniczne i upewnij się, że jest podświetlona. Pozwala to na jednoczesne przewijanie obu arkuszy, co pozwala na synchroniczne porównywanie zestawu danych wiersz po wierszu.

Jeśli górne wiersze obu arkuszy to nagłówki, upewnij się, że zostały zamrożone, aby nie przesuwały się wraz z resztą zestawu danych podczas przewijania.

1. Wybierz Zablokuj panele i wybierz Zablokuj górny rząd . Powtórz ten krok dla drugiego arkusza.

1. Wybierz Resetuj pozycję okna , aby przywrócić orientację porównania do formatu poziomego.

1. Po zakończeniu porównywania wybierz opcję Wyświetl obok siebie, aby przywrócić początkowe rozmiary arkuszy.

Teraz możesz przewijać oba arkusze i porównywać je linia po linii. Główną zaletą tej funkcji jest to, że jest wbudowana we wszystkie wersje programu Excel. Jednak nadal będziesz musiał wykonać sporo pracy — tj. wykrywanie komórek z różnymi liczbami, makrami, formułami itp.

2. Porównaj dwa pliki programu Excel za pomocą narzędzi online

Istnieją narzędzia internetowe, które oferują usługi porównywania danych programu Excel. Przekonasz się, że te narzędzia są przydatne, jeśli nie masz zainstalowanego programu Excel na swoim komputerze. To narzędzie Excel Comparison firmy Aspose to dobre narzędzie internetowe do porównywania dwóch plików Excel.

Prześlij pierwszy (podstawowy) plik programu Excel do pierwszego pola, przeciągnij drugi plik do drugiego pola i wybierz przycisk Porównaj teraz .

Jeśli pliki mają wiele arkuszy, wybierz arkusze, które chcesz porównać, na karcie Arkusze. Jeśli oba arkusze mają komórki z różnymi wartościami lub zawartością, narzędzie do porównywania Aspose Excel podświetli różnice na żółto.

Ograniczeniem tych narzędzi internetowych jest to, że w większości podkreślają one różne wartości. Nie mogą zaznaczać rozbieżnych formuł, obliczeń itp.

3. Porównaj dwa pliki Excela za pomocą „Porównania arkusza kalkulacyjnego”

Spreadsheet Compare to niezawodne oprogramowanie do porównywania dwóch plików Excel lub arkuszy kalkulacyjnych. Niestety, w tej chwili jest dostępny tylko na urządzenia z systemem Windows. Występuje jako samodzielny program i jest również wbudowany w Microsoft Excel zawarty w wersjach / pakietach Office: Office Professional Plus (2013 i 2016) lub Microsoft 365.

Użyj funkcji porównywania arkuszy kalkulacyjnych w programie Excel

Jeśli Twoja aplikacja Excel jest częścią wyżej wymienionych pakietów Office, możesz uzyskać dostęp do narzędzia do porównywania arkuszy kalkulacyjnych za pośrednictwem dodatku „Zapytaj”. Jeśli w Twojej aplikacji Excel nie ma karty „Zapytanie”, oto jak ją włączyć.

1. Wybierz Plik na pasku menu.

1. Wybierz Opcje na pasku bocznym.

1. Wybierz Dodatki na pasku bocznym, wybierz Dodatek COM w rozwijanym menu „Zarządzaj” i wybierz Przejdź .

1. Zaznacz pole Zapytanie i wybierz OK .

Uwaga: Jeśli nie widzisz pola wyboru „Zapytaj” na stronie Dodatki COM, Twoja wersja programu Excel lub pakietu Office nie obsługuje funkcji porównywania arkuszy kalkulacyjnych. A może administrator Twojej organizacji wyłączył tę funkcję. Zainstaluj wersje pakietu Office z preinstalowanym porównaniem arkuszy kalkulacyjnych lub skontaktuj się z administratorem organizacji.

1. Otwórz oba pliki programu Excel, które chcesz porównać, w oddzielnym oknie, przejdź do karty Zapytanie na pasku menu i wybierz opcję Porównaj pliki .

1. Excel automatycznie doda pierwszy i drugi plik odpowiednio do okien dialogowych "Porównaj" i "Do". Wybierz Zamień pliki , aby zamienić pliki podstawowe i dodatkowe, lub wybierz Porównaj , aby rozpocząć porównanie.

Spowoduje to uruchomienie porównania arkuszy kalkulacyjnych w nowym oknie, podkreślając wszelkie rozbieżności w zbiorze danych. Zwykłe komórki z różnymi wartościami będą podświetlone na zielono. Komórki z formułami są sformatowane na fioletowo, a komórki z makrami mają turkusowy kolor wypełnienia.

Wybierz opcję Eksportuj wyniki , aby wygenerować i zapisać kopię wyników na komputerze jako dokument programu Excel.

Raport będzie zawierał odwołania do arkuszy i komórek z różnymi zestawami danych, a także dokładne wartości starych i nowych danych.

Możesz udostępnić raport programu Excel swoim współpracownikom, zespołowi lub innym osobom pracującym wspólnie nad plikiem.

Korzystaj z funkcji porównywania arkuszy kalkulacyjnych jako samodzielnego programu

Jeśli Twoja wersja programu Excel lub pakietu Office nie ma dodatku do porównywania arkuszy kalkulacyjnych, zainstaluj samodzielne oprogramowanie z witryny programisty. Podczas instalowania pliku instalacyjnego upewnij się, że zaznaczyłeś pole Zarejestruj i aktywuj dodatek w programie Excel.

Po instalacji uruchom Spreadsheet Compare i wykonaj następujące kroki, aby użyć programu do porównania dokumentów Excel.

1. Wybierz opcję Porównaj pliki w zakładce „Strona główna”.

1. Wybierz ikonę folderu obok okna dialogowego „Porównaj (starsze pliki)”, aby dodać do narzędzia pierwszy dokument, który chcesz porównać. Dodaj drugi plik do pola „Do (nowsze pliki)” i wybierz OK , aby kontynuować.

Narzędzie Spreadsheet Compare przetworzy pliki i podświetli komórki o różnych wartościach na zielono.

Znajdź różnicę

Narzędzie do porównywania „Wyświetl obok siebie” jest najbardziej opłacalną opcją dla użytkowników Office Home lub Studentów. Jeśli korzystasz z programu Excel dla Microsoft 365 lub Office Professional Plus (2013 lub 2016), masz do dyspozycji wbudowane narzędzie „Porównywanie arkuszy kalkulacyjnych”. Ale jeśli nie korzystasz z Excela na swoim komputerze, internetowe narzędzia porównawcze Excel wykonają zadanie. To naprawdę takie proste.