Jak tworzyć i używać autotekstu w programie Microsoft Word

Procesory tekstu przeszły długą drogę od wczesnych lat 80., kiedy Microsoft po raz pierwszy wypuścił Microsoft Word dla MS-DOS. Jego przełomową cechą było to, że został zaprojektowany do używania z myszą. Dzisiejsze wersje programu Microsoft Word zawierają funkcje, których użytkownicy nie mogli sobie wtedy wyobrazić, w tym możliwość korzystania z funkcji autotekstu w programie Microsoft Word w celu szybszego tworzenia treści z mniejszą liczbą błędów. 

Jeśli często korzystasz z programu Word, prawdopodobnie często używasz fraz, bloków tekstu lub grafiki. Funkcje Autokorekty i Autotekstu programu Word zostały stworzone, aby pomóc Ci szybko wstawić te powtarzające się wpisy, oszczędzając czas. Przykładami może być dodanie podpisu na końcu listu lub wstawienie szablonowego języka do dokumentów, takich jak umowy lub zapytania ofertowe. 

Różnica między autokorektą a autotekstem

W programie Microsoft Word Autokorekta umożliwia tworzenie fragmentów tekstu wielokrotnego użytku — do 255 znaków. Te fragmenty są następnie dostępne nie tylko w programie Word, ale także we wszystkich aplikacjach pakietu Office, takich jak Outlook i PowerPoint .

Z drugiej strony AutoText jest znacznie bardziej niezawodny. Został stworzony do kontrolowania znacznie większych bloków tekstu. Utworzone przez Ciebie wpisy autotekstu są zapisywane z szablonem programu Word i nie są dostępne w innych używanych aplikacjach pakietu Office. Zarówno Autokorekta, jak i Autotekst są dostępne w wersji komputerowej i online programu Microsoft Word.

Jak tworzyć i używać autokorekty

Aby skonfigurować i używać wpisu Autokorekty, otwórz dokument z tekstem, który chcesz przekonwertować na fragment wielokrotnego użytku. W poniższym przykładzie konfigurujemy Autokorektę, aby wstawiała krótki blok tekstu po wpisaniu -123 .

1. Wybierz maksymalnie 255 znaków tekstu, którego chcesz użyć ponownie, wpisując krótką serię znaków.

1. Przejdź do Plik > Opcje > Sprawdzanie i wybierz przycisk Opcje autokorekty .

1. Upewnij się, że pole wyboru Zamień tekst podczas pisania jest zaznaczone.

1. Następnie w sekcji Zamień wpisz znaki, które chcesz zastąpić blokiem tekstu wybranym w kroku 1. W tym przypadku używamy znaków -123 . Tekst wybrany w kroku 1 pojawi się w polu Z .

1. Na koniec wybierz Dodaj , następnie OK , a następnie ponownie OK . 

Korzystanie z wpisu Autokorekty

Teraz, aby użyć wpisu Autokorekty, który utworzyłeś, wykonując powyższe czynności, po prostu wpisz -123 w dokumencie programu Word, a te znaki zostaną zastąpione blokiem tekstu wybranym w kroku 1. 

Jak tworzyć i używać autotekstu

Jeśli chcesz automatycznie wstawiać bloki tekstu dłuższe niż 255 znaków lub zawierające obrazy, użyj Autotekstu zamiast Autokorekty.

Tworzenie nowego wpisu autotekstu

Ponownie zacznij od otwarcia dokumentu zawierającego tekst, który chcesz przekształcić we fragment kodu wielokrotnego użytku.

1. Wybierz blok tekstu, w tym obrazy, który chcesz przekonwertować na wpis Autotekstu.

1. Naciśnij Alt + F3 . Spowoduje to uruchomienie okna dialogowego Utwórz nowy blok konstrukcyjny , w którym będziesz mieć kilka opcji.
2. Wypełnij informacje, pamiętając o podaniu unikalnej nazwy i opisu. 

1. Wybierz OK . 

Korzystanie z wpisu autotekstu programu Microsoft Word 

Teraz, aby użyć właśnie utworzonego wpisu Autotekstu, wykonaj następujące kroki.

1. Wybierz kartę Wstaw na pasku narzędzi.
2. Wybierz Szybkie części , a następnie Autotekst .
3. Wybierz żądany wpis Autotekstu, a zostanie on wstawiony do dokumentu programu Word.

Używanie wpisu autotekstu za pomocą autokorekty

Alternatywnie możesz wstawić utworzony wpis Autotekstu, wpisując nazwę wpisu. Ta metoda zasadniczo wykorzystuje funkcję Autokorekty. Na przykład, używając powyższego wpisu Autotekstu, możesz zacząć pisać „Wykorzystaj zwinne struktury”, a zobaczysz etykietę narzędzia z napisem „(Naciśnij ENTER, aby wstawić)”.

Po naciśnięciu klawisza Enter pełny blok Autotekstu zostanie wstawiony do dokumentu.

Jeśli nie widzisz podpowiedzi „(Naciśnij ENTER, aby wstawić)”, musisz włączyć opcję Pokaż sugestie autouzupełniania . Możesz to zrobić, przechodząc do Plik > Opcje > Zaawansowane i zaznaczając pole obok opcji Pokaż sugestie autouzupełniania .

Dodawanie wpisu autotekstu do paska narzędzi szybkiego dostępu

Jeśli chcesz ograniczyć liczbę działań, które musisz wykonać, aby wstawić autotekst programu Microsoft Word, możesz dodać wpis do paska narzędzi szybkiego dostępu. 

1. Wybierz rozwijaną strzałkę paska narzędzi Szybki dostęp i wybierz Więcej poleceń .

1. W polu rozwijanym Wybierz polecenia z wybierz opcję Wszystkie polecenia . 

1. Znajdź Autotekst na liście po lewej stronie i wybierz przycisk Dodaj , aby dodać go do listy po prawej stronie.

1. Wybierz OK .
2. Teraz zobaczysz, że przycisk Autotekst został dodany do paska narzędzi szybkiego dostępu. 

1. Aby wstawić wpis Autotekstu, wybierz przycisk Autotekst, a następnie wybierz wpis Autotekstu, który chcesz wstawić do dokumentu.

Używanie wpisu autotekstu za pomocą skrótu

Innym sposobem wstawienia wpisu Autotekstu jest utworzenie skrótu klawiaturowego.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne miejsce na wstążce paska narzędzi i wybierz opcję Dostosuj wstążkę…

1. Wybierz przycisk Dostosuj w dolnej części okna dialogowego.
2. Na liście Kategorie po lewej stronie wybierz Bloki konstrukcyjne .
3. Na liście Bloki konstrukcyjne po prawej stronie wybierz blok konstrukcyjny, dla którego chcesz utworzyć skrót klawiaturowy.
4. Umieść kursor w polu Naciśnij nowy klawisz skrótu i ​​wpisz skrót klawiaturowy, którego chcesz użyć. W poniższym przykładzie używamy Alt + Ctrl + Shift + L jako skrótu klawiaturowego. 

1. Wybierz przycisk Przypisz .
2. Wybierz Zamknij , a następnie OK . 
3.  Teraz, gdy wrócisz do dokumentu programu Word, możesz użyć skrótu klawiaturowego, który właśnie utworzyłeś, aby wstawić wpis Autotekstu.

Bądź mądrzejszy i szybszy dzięki sztuczkom, których się nauczyłeś

Nawet jeśli nie jesteś osobą zorientowaną na szczegóły, powyższe wskazówki sprawią, że będziesz tak wyglądać! Zaoszczędzisz czas i popełnisz mniej błędów podczas tworzenia dokumentu Word, jeśli skorzystasz z tych funkcji. Jeśli chcesz, pójdź o krok dalej i utwórz kilka makr w programie Word dla dowolnej serii czynności, które wykonujesz wielokrotnie.