Jak udostępniać lub współpracować nad dokumentem Word z innymi osobami

Szukasz sposobu na współpracę z innymi osobami nad dokumentem programu Word? Jeśli tak, możesz to zrobić bardzo łatwo w samym programie Word. Ta funkcja istnieje już od kilku wersji pakietu Office i działa nawet wtedy, gdy odbiorca nie ma zainstalowanego programu Word w swoim systemie.

Pamiętaj, że aby rozpocząć udostępnianie dokumentów w programie Word, musisz zapisać swoje dokumenty w chmurze. Nie wszystkie dokumenty, ale przynajmniej ten, który ma zostać udostępniony. Oznacza to, że musisz najpierw skonfigurować konto OneDrive, a następnie zalogować się na swoje konto Microsoft z poziomu programu Word.

Udostępnij dokument Word

Po prawidłowym skonfigurowaniu usługi OneDrive w programie Word kliknij przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu ekranu.

Spowoduje to wyświetlenie okienka po prawej stronie ekranu. Jeśli dokument nie został jeszcze zapisany w chmurze, musisz kliknąć przycisk Zapisz w chmurze .

Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego Zapisz jako , które powinno już być ustawione na OneDrive. Nadaj plikowi nazwę i zapisz go.

Po zapisaniu i przesłaniu do chmury wróć do okna dialogowego Udostępnij , aby móc zapraszać inne osoby. Wpisz adres e-mail, wybierz, czy mogą go edytować, czy tylko wyświetlić, a następnie dołącz opcjonalną wiadomość.

Po stronie odbiorcy nadejdzie wiadomość e-mail zawierająca łącze do dokumentu przechowywanego na koncie OneDrive strony wysyłającej:

Gdy użytkownik kliknie łącze, zostanie przeniesiony do przeglądarkowej wersji programu Word o nazwie Word Online, w której można edytować dokument.

Kliknij przycisk Edytuj w przeglądarce , a otrzymasz znajomy interfejs wstążki programu Word na komputery stacjonarne. Użytkownik może edytować dokument bez konieczności instalowania programu Word lub posiadania konta OneDrive.

Dokument zapisuje się automatycznie, więc użytkownik nie musi się martwić próbą samodzielnego zapisania dokumentu. Na końcu zobaczysz wyskakujący komunikat z informacją, że inne osoby edytują dokument i pytaniem, czy chcesz automatycznie udostępniać zmiany, gdy tylko się pojawią. Polecam kliknąć Tak tutaj.

Pamiętaj, że nie zobaczysz zmian wprowadzonych przez innych użytkowników, dopóki nie zapiszesz dokumentu. Jeśli klikniesz Plik, zobaczysz nową wiadomość na karcie Informacje, która mówi, że dostępne są aktualizacje dokumentów .

Śmiało, zapisz dokument, a otrzymasz kolejną wiadomość wyjaśniającą, że nowe zmiany wprowadzone przez innych będą wyświetlane z zieloną nakładką.

Kliknij OK i przejrzyj swój dokument. Wszystko na zielono to to, co zostało zmienione lub dodane przez kogoś innego. W moich testach, jeśli ktoś usunął coś z dokumentu, nie pokazywał niczego na zielono.

Pamiętaj, że po zapisaniu dokumentu zielone podświetlenie zniknie, dopóki nie zostaną wprowadzone nowe zmiany. Jeśli chcesz śledzić wprowadzane zmiany, włącz opcję Śledź zmiany w dokumencie przed jego udostępnieniem, w przeciwnym razie trudno jest stwierdzić, co się dzieje, zwłaszcza jeśli dokument jest edytowany przez wiele osób.

Powyżej włączyłem śledzenie zmian  na karcie Recenzja , a teraz oprócz podświetlonego na zielono tekstu mam również czerwone pionowe paski w lewej kolumnie. Ponieważ usunięcia nie są wyświetlane na zielono, można je zobaczyć tylko poprzez śledzenie zmian. Kliknij czerwoną linię, a zobaczysz usuniętą zawartość w przekreśleniu.

Ogólnie rzecz biorąc, Word to świetne narzędzie do współpracy w czasie rzeczywistym z wieloma autorami lub redaktorami, a aspekt synchronizacji działa bardzo dobrze. Jedną z cech, które zauważyłem, jest to, że gdy ktoś inny edytuje określony akapit, uniemożliwia to innym edytowanie tej sekcji, dopóki pierwsza osoba nie skończy. Dzięki temu użytkownicy nie nadpisują tych samych sekcji w tym samym czasie. Jeśli masz jakieś pytania, zachęcamy do komentowania. Cieszyć się!