Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel

Korzystanie z listy rozwijanej w programie Excel może znacznie skrócić czas wprowadzania danych do arkusza kalkulacyjnego . Na szczęście utworzenie listy rozwijanej w programie Excel jest bardzo łatwe. 

Można to zrobić na kilka sposobów, od prostych po zaawansowane. W tym artykule dowiesz się, jak to zrobić.

Utwórz listę rozwijaną w programie Excel: prosta metoda

Najłatwiejszym sposobem utworzenia listy rozwijanej w programie Excel jest ręczne wprowadzenie listy. Jest to idealne rozwiązanie w sytuacjach, gdy potrzebujesz tylko listy rozwijanej w jednej komórce i nie musisz jej często aktualizować.

Na przykład, jeśli wysyłasz ludziom plik, w którym mają wypełnić niektóre pola, a jedno pole zawiera prostą listę opcji, ta metoda jest idealna.

Aby utworzyć listę rozwijaną za pomocą prostej metody:

1. Wybierz komórkę lub komórki, w których chcesz utworzyć listę.

2. Wybierz Dane z menu i wybierz Walidacja danych na wstążce.

3. Spowoduje to otwarcie okna sprawdzania poprawności danych. Wybierz listę rozwijaną w obszarze Zezwól i wybierz opcję Lista .

4. Umożliwia to ręczne wpisanie elementów, które chcesz umieścić na liście. Po prostu wpisz każdy element w polu Źródło , rozdzielając każdy element przecinkami.

5. Wybierz OK . Teraz zobaczysz, że obok wybranej komórki znajduje się strzałka rozwijania. Po wybraniu tej strzałki zobaczysz wszystkie wpisane elementy zawarte na tej liście.

Chociaż jest to najszybsza metoda tworzenia listy rozwijanej w programie Excel, jest również najtrudniejsza w utrzymaniu. Modyfikacja listy wymaga powrotu do ustawień walidacji i aktualizacji pola Źródło. 

Jeśli utworzysz wiele tego rodzaju list rozwijanych w programie Excel, modyfikacja ich może zająć dużo pracy. Dlatego ważne jest, aby używać tej metody tylko w przypadku pojedynczych komórek i list, których nie planujesz zmieniać. 

Utwórz listę rozwijaną w programie Excel: Korzystanie z zakresu

Jeśli potrzebujesz bardziej elastycznego rozwiązania, możesz pobierać elementy listy z zakresu innych komórek w programie Excel. 

Aby to zrobić:

1. Najpierw wypisz wszystkie elementy, które chcesz umieścić na liście w dowolnej kolumnie komórek. Możesz wprowadzić je w bieżącym arkuszu kalkulacyjnym lub w dowolnym innym arkuszu.

2. Powtórz powyższy proces, aby zaznaczyć komórkę i uruchomić okno sprawdzania poprawności danych. Ustaw pole Zezwalaj na Lista . Tym razem zamiast wpisywać cokolwiek w polu Źródło, wybierz ikonę strzałki w górę po prawej stronie tego pola. Jest to opcja wyboru zakresu, która pozwala wybrać pole, z którego chcesz pobrać elementy listy.

3. Zobaczysz zwinięcie okna sprawdzania poprawności danych, dzięki czemu będziesz mógł zobaczyć cały arkusz. Przeciągnij wskaźnik myszy w dół całego zakresu komórek, który zawiera wszystkie elementy listy, które chcesz uwzględnić. Gdy skończysz, wybierz ikonę strzałki w dół po prawej stronie pola wyboru. Spowoduje to ponowne rozwinięcie okna sprawdzania poprawności danych.

4. Zobaczysz, że wybrany zakres jest teraz wyświetlany w polu Źródło. Po prostu wybierz OK , aby zaakceptować te ustawienia. 

5. Teraz, gdy wybierzesz strzałkę rozwijaną po prawej stronie komórki, którą skonfigurowałeś jako listę rozwijaną, zobaczysz wszystkie elementy z wybranego zakresu.

Zaletą tego podejścia jest to, że możesz zmienić dowolny element na tej liście, po prostu modyfikując dowolną komórkę w zakresie. Każda zmiana, którą tam wprowadzisz, zaktualizuje każdą utworzoną listę rozwijaną, w której wybrałeś ten zakres jako źródło.

Ta metoda jest najlepsza, gdy chcesz sformatować wiele komórek w liście rozwijanej przy użyciu tych samych elementów listy. Zawartość pojedynczego zakresu może sterować elementami dla wszystkich tych list i nie ma znaczenia, ile ich jest.

Dodawanie elementów do Twojej listy

Oprócz zmieniania pozycji w swoim asortymencie w celu aktualizacji list, możesz także dodawać nowe pozycje. Nie możesz dodać elementu na końcu zakresu, ponieważ wybór zakresu jest ograniczony przez pierwszą i ostatnią zaznaczoną komórkę.

Zamiast tego musisz wstawić nowy wpis gdzieś pośrodku zakresu. Program Excel będzie dynamicznie aktualizował wybór zakresu w ustawieniach sprawdzania poprawności danych, aby uwzględnić nowy zakres powiększony o jedną komórkę.

Aby to zrobić:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę w zakresie źródłowym i wybierz Wstaw z menu rozwijanego.

2. W małym oknie wyboru wybierz Przesuń komórki w dół i wybierz OK . Spowoduje to przesunięcie wszystkich komórek w zakresie o jeden w dół, wstawiając pustą komórkę w wybranym miejscu.

3. Wpisz nowy element, który chcesz dodać, do właśnie utworzonej pustej komórki.

Teraz, gdy wybierzesz ikonę strzałki w dół po prawej stronie utworzonej komórki listy rozwijanej, zobaczysz nowy element, który właśnie dodałeś do zakresu.

Jest to łatwy sposób dodawania nowych elementów do listy rozwijanej, ale wymaga wykonania kilku dodatkowych czynności. Z pewnością nie jest to tak proste, jak dodanie nowego elementu na końcu asortymentu. 

Jeśli chcesz to zrobić, wystarczy zmienić sposób konfiguracji sprawdzania poprawności danych w swoim zakresie. Możesz dowiedzieć się, jak to zrobić w następnej sekcji.

Dynamiczne dodawanie elementów do Twojej listy

Aby uzyskać wygodniejszy sposób dodawania elementów do listy rozwijanej, po prostu wpisując nowy element na końcu skonfigurowanego zakresu, musisz użyć funkcji PRZESUNIĘCIE .

Po wybraniu komórki listy rozwijanej wybierz Dane z menu i Walidacja danych ze wstążki.

W oknie Sprawdzanie poprawności danych zmień Źródło na następujące:

=OFFSET($E$1;0;0;COUNTA($E:$E);1)

Zmień $E$1 i $E:$E w formule , aby użyć litery kolumny, w której wprowadzono listę elementów. Wybierz przycisk OK, aby potwierdzić tę nową konfigurację sprawdzania poprawności danych.

Oto jak działa formuła:

• Argumenty 0 w funkcji PRZESUNIĘCIE informują, że nie należy stosować żadnego przesunięcia do kolumn ani wierszy.
• Dane wyjściowe funkcji ILE.LICZ. przekazują funkcji PRZESUNIĘCIE wysokość zakresu.
• Funkcja ILE.LICZ. zlicza liczbę komórek, które nie są puste w kolumnie zawierającej zakres.

Teraz za każdym razem, gdy dodasz nową wartość do tej kolumny, parametr wysokości funkcji PRZESUNIĘCIE zwiększa się o jeden, a funkcja PRZESUNIĘCIE zwraca cały zakres, zaktualizowany w celu uwzględnienia nowego wpisu.

Aby zobaczyć to w akcji, po prostu dodaj nowy wpis do swojego asortymentu. Wybierz strzałkę listy rozwijanej po prawej stronie komórki listy rozwijanej, a nowy wpis pojawi się na liście rozwijanej.

Pamiętaj, że może być konieczne użycie paska przewijania po prawej stronie, jeśli lista elementów jest długa.

Usuwanie listy rozwijanej w programie Excel

Na koniec, jeśli kiedykolwiek zechcesz usunąć opcję rozwijania z dowolnej komórki, w której to ustawiłeś, po prostu wybierz tę komórkę i ponownie otwórz okno sprawdzania poprawności danych.

Zmień listę rozwijaną Zezwól na Dowolna wartość i wybierz OK . 

Po zmianie tego ustawienia zobaczysz, że komórka wróci do normy.

Tworzenie list rozwijanych w programie Excel

Tworzenie listy rozwijanej w programie Excel jest łatwe i masz wiele opcji do wyboru. Wybrana metoda zależy tylko od tego, ile komórek planujesz włączyć za pomocą jednej listy elementów oraz od tego, jak elastyczna ma być lista elementów. Jeśli planujesz często zmieniać elementy listy, zdecydowanie skorzystaj z podejścia dynamicznego.