Tất cả các mẹo để cải thiện trải nghiệm người dùng cuối của Microsoft Teams

Nếu bạn là quản trị viên, nhà vô địch hoặc người dùng thành thạo của Teams, một phần vai trò của bạn có thể giúp cải thiện trải nghiệm người dùng cuối của Microsoft Teams.

Rất tiếc, ngay cả khi bạn là một người thân thiện muốn mọi người sử dụng công cụ của họ một cách hiệu quả hơn, bạn sẽ muốn làm điều này.

Trong bài đăng này, chúng tôi chạy qua một số công cụ và tính năng chính để cải thiện trải nghiệm người dùng cuối của Microsoft Teams:

1 - Bắt đầu với kế hoạch nhận con nuôi

Việc tạo một kế hoạch áp dụng cho người dùng rất khác so với việc tạo một kế hoạch áp dụng cho toàn bộ tổ chức.

Bắt đầu với việc xác định lý do bạn muốn sử dụng Microsoft Teams. Sau đó, thông báo kế hoạch, lộ trình áp dụng và lợi ích cho các bên liên quan của bạn. Đổi lại, họ phải cung cấp thông tin này cho người dùng của chính họ.

Khi bạn tiến hành quá trình triển khai, hãy cập nhật thường xuyên cho tất cả các bên liên quan. Nếu mọi người biết điều gì đang xảy ra (và khi nào), thì sẽ không ngạc nhiên lắm.

Trong suốt cuộc hành trình, rất nhiều người sẽ hỏi các tài liệu kỹ thuật, học tập và áp dụng.

Tất nhiên, bạn có thể tạo của riêng mình dựa trên các sắc thái nội bộ. Có rất nhiều tài liệu Microsoft hiện có cũng có sẵn.

Đảm bảo bạn bao gồm các tài liệu đào tạo như Lộ trình học tập Microsoft 365, Đào tạo trải nghiệm người dùng cuối của Microsoft Teams do người hướng dẫn và hội thảo trên web do các kỹ sư Azure phụ trách để hỗ trợ đào tạo vé.

Bạn cũng sẽ cần thông báo cách bạn muốn người dùng cuối tăng vé khi có sự cố. Điều cuối cùng bạn cần là hộp thư đến bị tắc sau khi bạn triển khai Nhóm.

Nếu bạn muốn tăng vé thông qua một cổng thông tin tập trung, bạn có thể sử dụng các dịch vụ của Azure. Tuy nhiên, hãy khám phá các kế hoạch hỗ trợ trước.

2 - Các tùy chỉnh cá nhân có sẵn trong Microsoft Teams

Sau khi nhóm của bạn cảm thấy thoải mái với việc sử dụng Nhóm hàng ngày, điều quan trọng là phải thêm dấu ấn cá nhân.

Ví dụ: có rất nhiều tính năng trợ năng của Microsoft Teams đang chờ được khám phá. Nhưng chúng sẽ vẫn không xác định trừ khi bạn thông báo cho người dùng của mình về chúng.

Các tính năng trợ năng bao gồm:

• Dịch trò chuyện: Nếu ngôn ngữ đầu tiên của đồng nghiệp khác với ngôn ngữ của bạn, thì đây là một công cụ hữu ích. Dịch tin nhắn nội tuyến giúp mọi người là chính mình và vẫn giao tiếp hiệu quả.

• Tin nhắn thoại: Một số tin nhắn dài được chuyển tiếp tốt nhất bằng tin nhắn thoại vì cách cư xử có thể giúp ích cho ngữ cảnh và âm điệu. Ngoài ra, một nhà văn bị viêm khớp hoặc ống cổ tay cũng sẽ thấy công cụ này hữu ích vì họ có thể gõ ít hơn. Chỉ cần giữ biểu tượng ghi âm, nói vào micrô và thả ra khi bạn ghi âm xong.

• Bật chế độ TTY: Đây là một tính năng khác sẽ giúp những người khiếm thính hoặc khiếm thính. Để bật Máy đánh chữ (TTY), hãy làm theo thư mục này sau khi bạn nhấp vào ảnh hồ sơ của mình - Cài đặt> Cuộc gọi.

• Phụ đề trực tiếp: Nhận phụ đề theo thời gian thực trong các cuộc họp Nhóm.

Ghi lại chúng để sử dụng sau này.

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng Stream được bao phủ bởi giấy phép Microsoft 365 của bạn.

Bật tính năng ghi Phụ đề trực tiếp khi bạn đăng nhập vào Luồng. Chọn video của bạn và nhấp vào dấu ba chấm để mở menu tùy chọn.

Đánh dấu vào hộp “Tự động tạo tệp phụ đề”.

• Chế độ tối: Tính năng này đã được giới thiệu cho Teams vào năm 2018 và rất hữu ích để giúp giảm mỏi mắt và duy trì sự tập trung của bạn.

Nhấp vào nút ba chấm và mở Cài đặt. Ngay bên dưới General, bạn có thể thấy ba lựa chọn về hệ thống ánh sáng Mặc định, Tối và Độ tương phản cao.

Một phần quan trọng khác của tùy chỉnh trong Nhóm là loại và tần suất thông báo bạn nhận được. 

Tính thường xuyên? Đúng rồi!

Mặc dù không thể làm gì về số lượng tin nhắn mà mọi người gửi cho bạn (mặc dù sau này sẽ nhiều hơn), nhưng bạn có thể tùy chỉnh thời gian và cách thức nhận thông báo.

3 - Các phương pháp hay nhất cho thông báo của Nhóm

Bạn có thể lo lắng về các thông báo nếu bạn quản lý một số nhóm và kênh trên tài khoản Nhóm của mình.

Hoặc có thể bạn chỉ là thành viên của các nhóm và kênh này.

Quá tải thông báo và mệt mỏi thông báo là những điều thực tế có thể ảnh hưởng đến kết quả đầu ra của bạn nếu không được quản lý đúng cách.

Vì vậy, làm cách nào bạn có thể quản lý thông báo của Nhóm?

Dễ thôi:

• Tạo cài đặt thông báo tùy chỉnh: Điều này bao gồm tắt thông báo cập nhật và điều chỉnh thông báo thông thường của bạn để chỉ bao gồm những thứ cụ thể như @ nhận xét cá nhân, trả lời cho các cuộc trò chuyện mà tôi đã bắt đầu, v.v.

• Rời khỏi các dự án không còn cần đến sự tham gia của bạn: Có thể có những nhóm hoặc kênh không liên quan đến bạn hoặc công việc bạn làm. Hãy dọn dẹp sự lộn xộn bằng cách rời khỏi các dự án này.

4 - Khi nào sử dụng trò chuyện nhóm so với kênh

Khi bạn đã chọn các kênh cần tham gia và sắp xếp chiến lược thông báo của mình, điều quan trọng là phải biết khi nào tốt nhất nên sử dụng trò chuyện nhóm và khi nào các kênh phù hợp hơn.

Đối với những người dùng chưa quen với các nền tảng cộng tác như Teams, bạn phải nhớ đây là một trải nghiệm hoàn toàn mới. Microsoft Teams  không phải  là một nền tảng kiểu nhắn tin tức thì như họ có thể đã quen với việc sử dụng.

Nó có thể đơn giản như vậy nếu bạn muốn, nhưng nó có thể còn nhiều hơn thế nữa cho sự cộng tác của các nhóm của bạn.

Trò chuyện nhóm là phần mở rộng của các cuộc trò chuyện trực tiếp để có sự tham gia của các đồng nghiệp khác. Tại đây, tất cả thành viên của nhóm Teams có thể chia sẻ tin nhắn, GIF, biểu tượng cảm xúc, nhãn dán và thậm chí sắp xếp cuộc họp.

Tuy nhiên, nếu bạn cần cộng tác xa hơn một chút, bạn có thể sắp xếp tất cả trong các kênh Nhóm. Hai tính năng quan trọng phân biệt kênh Nhóm với các cuộc trò chuyện nhóm:

Chủ đề tin nhắn: Các cuộc trò chuyện trong cuộc trò chuyện nhóm có thể trở nên lộn xộn và mất chất trong giờ làm việc. Tuy nhiên, trong các kênh, các thành viên trong nhóm có thể theo dõi các thông báo trong ngữ cảnh mà chúng được đăng.

Điều này có thể thực hiện được thông qua các chuỗi tin nhắn giúp cô đọng các cuộc trò chuyện thành một khối trò chuyện duy nhất. Bạn có thể xem tất cả các câu trả lời và bạn có thể @ đề cập đến ai đó dưới câu trả lời theo chuỗi.

2. Tệp: Không giống như các cuộc trò chuyện nhóm thông thường, các kênh có một tab tệp. Điều này rất tốt cho việc cộng tác tài liệu và mọi tệp bạn tải lên cũng được đồng bộ hóa với SharePoint.

5 - Lợi ích của chuỗi tin nhắn

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng kênh qua các cuộc trò chuyện nhóm là bạn có quyền truy cập vào các chuỗi tin nhắn.

Đó là tất cả về sự dễ dàng hợp tác phải không?

Xét cho cùng, đó là lý do tại sao một kế hoạch áp dụng tốt và loại bỏ tình trạng quá tải thông báo là hàng đầu trong chương trình làm việc của chúng tôi.

Nhưng ngay cả khi bạn làm việc, các chuỗi tin nhắn cũng là một công cụ tuyệt vời để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng cuối của Microsoft Teams.

Các chuỗi cung cấp ngữ cảnh tin nhắn của bạn, cho biết bạn đang nói chuyện với ai. 

Các lợi ích cấp cao bao gồm:

• Các chủ đề duy trì ngữ cảnh có ý nghĩa và tổ chức các cuộc trò chuyện.
• Một chuỗi khuyến khích thảo luận cởi mở về các chủ đề mà không làm người khác phân tâm.
• Các chuỗi cung cấp cho bạn một cách để hiểu rõ hơn mà không cần bắt đầu một DM mới.
• Chủ đề của bạn giúp theo dõi thông tin dễ dàng hơn bằng cách xem các cuộc trò chuyện cụ thể.
• Chủ đề giữ cho các kênh thông báo không bị lộn xộn thêm.
• Đề bài dính. Khi bạn chia sẻ một tin nhắn, các câu trả lời theo chuỗi cũng chia sẻ.

Cụ thể hơn, với các chuỗi tin nhắn, bạn nhận được sự không đồng bộ trong tin nhắn Nhóm của mình.

Điều này có nghĩa là các tin nhắn trong kênh không cần phải được đồng bộ hóa - bạn không cần phải trả lời tất cả các tin nhắn trong thời gian thực.

Ngay cả khi thông báo của bạn bị tắt hoàn toàn, bạn có thể quay lại chuỗi hội thoại để xem các cập nhật mới. Trong một cuộc trò chuyện nhóm, bạn thường lo lắng rằng bạn có thể mất dấu những gì sẽ xảy ra khi bạn không ở trong nhóm.

Điều này có nghĩa là bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những thứ khác mà vẫn ở trong vòng lặp.

6 - Bạn có thể làm gì với ứng dụng di động Teams

Rất nhiều người sẽ sử dụng Nhóm khi đang di chuyển. Thay vì phải rút máy tính xách tay ra mỗi khi cần trò chuyện với ai đó trong văn phòng hoặc ở nhà, họ có thể sử dụng ứng dụng Teams dành cho thiết bị di động.

Một số  người dùng của bạn có thể ngừng sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động vì họ thích trải nghiệm phân luồng tin nhắn trong giao diện người dùng dành cho thiết bị di động.

Dưới đây là một số tính năng thú vị khác của ứng dụng di động Teams:

Cử chỉ vuốt nhanh: Xóa nguồn thông báo hoạt động của bạn khi bạn đánh dấu tin nhắn là đã đọc hoặc chưa đọc chỉ bằng thao tác vuốt ngón tay.

Giờ yên tĩnh và ngày yên tĩnh: Ghi rõ giờ và ngày cụ thể khi bạn sẽ tham gia PTO. Thao tác này sẽ tắt thông báo cho bạn trong những khoảng thời gian đó.

Nhấp vào hồ sơ của bạn, sau đó nhấp vào Thông báo. Trong phân đoạn Thông báo bị chặn, hãy nhấp vào Trong thời gian im lặng.

Tại đây, bạn sẽ có tùy chọn để bật và tắt Giờ im lặng và Ngày im lặng, cũng như tùy chỉnh các cài đặt khác của riêng bạn.

Ống kính Office tích hợp: Dễ dàng chụp ảnh đã là một tính năng thú vị.

Tuy nhiên, Office Lens được tích hợp vào ứng dụng di động Teams để khi bạn chụp bảng trắng hoặc tài liệu, nó sẽ tự động nhận dạng nó.

Dù đó là phương tiện nào, Office Lens sẽ tự động tối ưu hóa hình ảnh mà bạn có thể thực hiện với văn bản hoặc hình vẽ.

Sắp xếp lại thanh dưới cùng: Bạn có thể tăng khả năng truy cập vào các tab được truy cập nhiều nhất trong các nhóm bằng cách sắp xếp lại thanh điều hướng.

Nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm bên dưới và bạn sẽ thấy tùy chọn để kéo cửa sổ Chỉnh sửa Điều hướng sang hiển thị đầy đủ. Sau đó, bạn có thể sắp xếp lại thứ tự các tab để đáp ứng sở thích của mình tốt hơn.

Chuyển đổi từ thiết bị di động sang máy tính xách tay dễ dàng: Chuyển cuộc gọi hội nghị và thông báo giữa máy tính xách tay và thiết bị di động của bạn trong thời gian thực.

Nếu bạn cần di chuyển nhưng đang thực hiện cuộc gọi hội nghị, bạn có thể chuyển sang thiết bị di động của mình mà không làm gián đoạn cuộc họp.

Bạn cũng có thể đặt thông báo cho thiết bị di động của mình để tắt sau khi bạn đăng nhập vào Nhóm trên máy tính để bàn của mình, điều này giúp giảm tình trạng quá tải thông báo.

7 - Khả năng tương tác của tin nhắn

Khi bạn chỉ nói chuyện với những người trong Nhóm, không cần ứng dụng khác. 

Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi bạn làm việc với một nhà thầu sử dụng Slack? Hay một khách hàng khăng khăng sử dụng Webex?

Kịch bản phổ biến nhất? Bạn tải xuống ứng dụng của họ để giữ cho họ hạnh phúc.

Nhưng điều đó có ý nghĩa gì đối với bạn? Chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng để quản lý các liên hệ bên ngoài của bạn.

Khả năng tương tác tin nhắn là quá trình kết hợp các ứng dụng này lại với nhau để bạn có thể gửi tin nhắn từ Microsoft Teams tới người liên hệ bên ngoài của mình trên Slack hoặc Webex.

Khả năng tương tác cải thiện thông tin liên lạc nội bộ và cho phép hợp tác giữa các công ty thực sự.

Nếu nhóm của bạn làm việc với những người sử dụng phần mềm cộng tác khác với phần mềm của bạn, khả năng tương tác sẽ giúp bạn đỡ đau đầu khi phải quản lý từng nền tảng riêng biệt, bao gồm cả thông báo và tích hợp.

Bạn chỉ cần giao tiếp với họ mà không cần rời khỏi nơi bạn đang ở. Điều này giải phóng thời gian mà bạn sẽ lãng phí khi quản lý các nền tảng khác.

Tập trung hơn có nghĩa là giao tiếp tốt hơn và năng suất tốt hơn cho nhóm của bạn.

Khả năng tương tác giữa các nền tảng cộng tác phổ biến nhất hiện nay thật dễ dàng với Mio. Nếu Mio được cài đặt trên người thuê Nhóm của bạn, bạn có thể nhắn tin cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm của mình và tận hưởng các tính năng và tích hợp mà bạn đã sử dụng.

Cài đặt Mio trên Microsoft Teams

Mio rất đơn giản để thiết lập:

• Đồng bộ hóa tất cả các ứng dụng trò chuyện mà nhóm của bạn sử dụng bằng cách tạo Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Tham gia: Các thành viên trong nhóm bên thứ ba của bạn hiện có thể tham gia bằng phương pháp được cung cấp bởi đối tác CVI được Microsoft chứng nhận của họ.

9 - Mẹo để tham gia các cuộc họp Microsoft Teams

Khi tham gia các cuộc họp Microsoft Teams, hãy xem xét những điều sau:

• Bạn có thể tham gia cuộc họp bằng cách nhấp vào biểu tượng máy ảnh, điền tên cuộc họp, nhấp vào tùy chọn Gặp gỡ ngay và thêm mọi người vào cuộc họp.

• Bạn cũng có thể tham gia cuộc họp đã bắt đầu bằng cách nhấp vào cùng một biểu tượng máy ảnh và nhấp vào Nhảy vào.
• Tắt âm thanh của bạn bằng biểu tượng micrô khi bạn không nói chuyện hoặc có nhiều tiếng ồn xung quanh.
• Chia sẻ màn hình của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng màn hình.
• Bạn có thể ghi lại màn hình của mình khi nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng và chọn tùy chọn Bắt đầu ghi. 

10 - Mẹo để tổ chức các cuộc họp Microsoft Teams

Cách thêm thành viên vào cuộc họp Microsoft Teams

Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể thêm mọi người vào cuộc họp trong Microsoft Teams.

Ví dụ: nếu bạn đã bật Tham gia ẩn danh, thì bất kỳ ai cũng có thể tham gia hội nghị với tư cách là người dùng ẩn danh bằng cách nhấp vào lời mời liên kết cuộc họp. 

Bạn có thể bật Tham gia ẩn danh bằng cách truy cập trung tâm quản trị Microsoft Teams, nhấp vào Cuộc họp> Cài đặt cuộc họp> Người tham gia:

Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn những người tham dự cuộc họp của mình, hãy tắt công tắc này và gửi lời mời đến từng thành viên trong nhóm.

Ngoài việc mời tất cả mọi người trong kênh hoặc cuộc trò chuyện tham gia cuộc họp cùng một lúc, bạn cũng có thể gửi lời mời qua email và số điện thoại. 

Trước cuộc họp, bạn có thể sử dụng hộp Mời Mọi người khi bắt đầu cuộc họp để tìm kiếm mọi người và mời bất kỳ ai bạn thích.

Khi bạn đang trong một cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng Hiển thị người tham gia các điều khiển cuộc họp của bạn để xem ai ở đó, ai đã được mời và ai chưa có mặt ở đó.

Để yêu cầu ai đó tham gia cuộc họp, bạn có thể nhấp vào Tùy chọn khác (…), sau đó Yêu cầu tham gia.

Ngoài ra, hãy nhập tên của một người vào hộp tìm kiếm (nếu họ ở trong tổ chức của bạn) hoặc số điện thoại hoặc địa chỉ email của họ.

Kiểm soát trong cuộc họp và những gì bạn có thể làm với Microsoft Teams

Với tư cách là quản trị viên, bạn sẽ có thể sử dụng cài đặt Cuộc họp của mình để kiểm soát nhiều yếu tố, bao gồm cả việc liệu những người ẩn danh có thể tham gia nhóm hay không.

Bạn có thể:

• Cho phép hội nghị âm thanh: Với giấy phép hội nghị âm thanh, mọi người sẽ có thể gọi đến các cuộc họp của bạn từ hơn 90 quốc gia khác nhau. 
• Thiết lập sảnh ảo: Mọi người tham dự không thuộc tổ chức của bạn sẽ xuất hiện trong sảnh ảo theo mặc định với Microsoft Teams. Điều này cho phép bạn chọn ai sẽ có quyền truy cập vào cuộc trò chuyện. 
• Bỏ qua người tham dự: Trong các cuộc họp lớn, bạn có thể nhấp vào tùy chọn Tắt tiếng trên hồ sơ của người tham dự để ngăn họ làm phiền những người khác trong nhóm của bạn. Bạn cũng có thể bật tiếng chúng sau này hoặc tắt tiếng cho tất cả mọi người trừ chính bạn. 
• Chia sẻ màn hình hoặc ứng dụng: Nhấp vào biểu tượng màn hình trong cuộc họp Microsoft Teams để chia sẻ màn hình của bạn. Nếu bạn chỉ muốn chia sẻ một cửa sổ hoặc ứng dụng cụ thể, bạn có thể chọn chính xác lượng chia sẻ. 
• Khắc phục sự cố tương tác: Các nhóm sẽ tự động cho bạn biết nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào. Ví dụ: bạn sẽ nhận được thông báo nếu bạn đang cố gắng nói chuyện với nhóm của mình khi bạn bị tắt tiếng. 
• Truy cập phân tích và ghi âm cuộc gọi: Nhấp vào nút… Tùy chọn khác trên Nhóm sẽ cho phép bạn ghi lại cuộc họp, có thể được gửi thẳng đến hộp thư đến của bạn sau khi cuộc thảo luận kết thúc. Microsoft cũng cung cấp một loạt các phân tích để giúp khắc phục các sự cố tiềm ẩn trong cuộc họp của bạn.

11- Sử dụng các sự kiện trực tiếp

Sự kiện trực tiếp là một tính năng cụ thể trong Teams dành cho… sự kiện trực tiếp! Các sự kiện trực tiếp tương tự như các cuộc họp, tuy nhiên, chúng cho phép bạn phát sóng tới khán giả trực tuyến bên ngoài các thành viên trong nhóm của bạn và trong thời gian thực.

Ngoài Microsoft Teams, bạn cũng có thể tổ chức các sự kiện trực tiếp với Stream và Yammer.

Các loại sự kiện trực tiếp này có khả năng thay thế các chức năng của Chương trình phát sóng cuộc họp Skype mà bạn có thể đã quen thuộc.

Chúng liên quan đến giao tiếp từ một đến nhiều giữa người dẫn chương trình và khán giả. Sự tham gia của khán giả bao gồm việc xem, tương tác qua cuộc trò chuyện Hỏi & Đáp hoặc Yammer được kiểm duyệt và xem các sự kiện được ghi lại.

Nếu bạn đang tổ chức hoặc sản xuất, bạn sẽ cần một số giấy phép nhất định của Microsoft. Tuy nhiên, tham dự một sự kiện Trực tiếp và tải xuống các bản ghi âm không yêu cầu giấy phép.

Thiết lập chính sách sự kiện trực tiếp

Chính sách sự kiện trực tiếp giúp quản lý các tính năng có thể truy cập trong sự kiện trực tiếp. Đây là cách bạn có thể thiết lập Nhóm cho các sự kiện trực tiếp:

• Từ trung tâm quản trị Nhóm của bạn, hãy làm theo thư mục này, chính sách về Cuộc họp> sự kiện trực tiếp.
• Bạn có hai lựa chọn tiếp theo:

Chỉnh sửa chính sách mặc định bằng cách nhấp vào Chung (Mặc định trên toàn tổ chức).

Tạo chính sách sự kiện trực tiếp tùy chỉnh bằng cách chọn Thêm, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa. 

Dưới đây là các cài đặt bạn có thể thay đổi để phù hợp với nhu cầu của tổ chức của bạn. Giờ đây, bạn có thể đặt tùy chọn của mình để lên lịch, ghi âm và ghi chép cho người tham dự.

12 - Microsoft Teams Broadcast

Các chương trình phát sóng sự kiện trực tiếp phải có chất lượng cao nhất đối với những người tham dự, đây là khía cạnh quan trọng nhất của tính năng Nhóm này.

Các chương trình phát sóng sự kiện trực tiếp được tuyên truyền bởi những điều sau đây:

• Azure Media Services: Azure Media Services chịu trách nhiệm về khả năng truy cập, phân phối và khả năng mở rộng an toàn và nâng cao của các dịch vụ phát trực tuyến của bạn tới khán giả địa phương và trên toàn thế giới.
• Mạng phân phối nội dung Azure (CDN): Azure CDN hiển thị nội dung của bạn cho người xem sau khi nội dung đó xuất hiện trực tuyến. Với Azure CDN, các luồng chất lượng cao của bạn sẽ được phát tới khán giả trên toàn thế giới mà không bị giật.
• Mạng phân phối nội dung doanh nghiệp (eCDN): Công cụ này phát nội dung video của bạn từ internet trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn, trong khi vẫn duy trì hiệu suất mạng. Một số đối tác eCDN được chứng nhận cho các chương trình phát sóng sự kiện trực tiếp trên Microsoft Teams, Stream và Yammer bao gồm Hive, Kollective, Ramp và Riverbed.

13 - Cách sử dụng tính năng làm mờ nền của Nhóm

Trong bất kỳ cuộc họp Nhóm nào, bạn có thể đang làm việc ở đâu đó mà bạn không muốn khoe với cả thế giới.

Một giải pháp là sử dụng tùy chọn làm mờ nền trong Teams.

Để làm điều này, chỉ cần:

• Nhấp vào màn hình cài đặt âm thanh và video khi bạn tham gia cuộc họp
• Chọn dấu ba chấm “…” để có thêm tùy chọn
• Nhấn vào Làm mờ nền của tôi.

Nếu bạn không phải là người yêu thích nền mờ, bạn có thể chọn thay thế toàn bộ nền để thay thế.

14 - Sử dụng nền ảo của Nhóm

Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó thú vị hơn một chút so với hiệu ứng mờ, bạn có thể tùy chỉnh video của mình với nền ảo.

Microsoft đã giới thiệu hình nền ảo cho Teams vào tháng 4 năm 2020, để người dùng có thể thay thế nền cuộc họp thực của họ bằng một “văn phòng tại nhà tươi mới và sáng sủa”.

Để tìm hình nền ảo:

• Bắt đầu cuộc trò chuyện video và nhấn vào dấu ba chấm “…”
• Nhấp vào Hiển thị hiệu ứng nền.

• Thao tác này sẽ hiển thị một thanh bên với các tùy chọn nền thay thế.
• Chọn sự lựa chọn của bạn.

Để có thứ gì đó cao cấp hơn và để nổi bật trước sếp, đồng nghiệp hoặc khách hàng, bạn có thể chọn nền tảng của bên thứ ba.

Để tải xuống tuyển chọn hình nền Microsoft Teams cao cấp, hãy chọn từ 300 hình ảnh chất lượng cao tại đây.

15 - Cách thêm tích hợp trong Nhóm

Microsoft Teams có hơn 600 ứng dụng được liệt kê trong App Store của mình, bao gồm các tích hợp làm bot, trình kết nối và công cụ nhắn tin.

Về mặt kỹ thuật, App Store là tích hợp đầu tiên vì bạn có thể truy cập trực tiếp vào các tích hợp khác một cách dễ dàng từ ứng dụng Teams.

Bạn có thể thêm tích hợp thông qua các thiết bị đầu cuối khác nhau của ứng dụng:

• Từ thanh bên: Ở bên trái màn hình là thanh bên và ở dưới cùng là biểu tượng Thêm.

Sau khi nhấp vào nó, bạn sẽ thấy tùy chọn Thêm ứng dụng.

• Thêm ứng dụng vào tab: Nhấp vào + trong cuộc trò chuyện, nhóm hoặc kênh để thêm ứng dụng vào các tab của bạn. 

Chọn ứng dụng bạn muốn từ cửa sổ ứng dụng.

Mỗi ứng dụng có thể có các bước tiếp theo khác nhau dựa trên nơi bạn muốn sử dụng ứng dụng (trong tin nhắn, kênh, cuộc họp, v.v.)

Ví dụ này cho thấy việc tích hợp có thể giúp cộng tác trên Microsoft Teams dễ dàng như thế nào.

Tuy nhiên, việc thêm 600 tích hợp là để hoàn tác tất cả các công việc tốt mà chúng tôi đã thực hiện cho đến nay để cải thiện trải nghiệm người dùng của bạn trên Teams.

Thay vào đó, hãy chọn từ những tích hợp Microsoft Teams tốt nhất đã chọn của chúng tôi có thể cải thiện trải nghiệm người dùng cuối Microsoft Teams.