如何在 Excel 中篩選數據

我最近寫了一篇關於如何使用Excel中的匯總函數輕鬆匯總大量數據的文章，但是那篇文章考慮到了工作表上的所有數據。如果只想查看數據子集並彙總數據子集怎麼辦？

在 Excel 中，您可以在列上創建過濾器，以隱藏與您的過濾器不匹配的行。此外，您還可以使用 Excel 中的特殊功能，僅使用篩選後的數據來匯總數據。

目錄

• 在 Excel 中創建簡單過濾器
• 在 Excel 中創建高級篩選器
• 匯總過濾後的數據

在本文中，我將引導您完成在 Excel 中創建篩選器以及使用內置函數匯總篩選數據的步驟。

在 Excel 中創建簡單過濾器

在 Excel 中，您可以創建簡單過濾器和復雜過濾器。讓我們從簡單的過濾器開始。使用過濾器時，您應該始終在頂部留出一行用於標籤。擁有這一行不是必需的，但它使使用過濾器更容易一些。

上面，我有一些假數據，我想在城市列上創建一個過濾器。在 Excel 中，這很容易做到。繼續並單擊功能區中的數據選項卡，然後單擊過濾器按鈕。您不必選擇工作表上的數據或單擊第一行。

當您單擊過濾器時，第一行中的每一列都會自動在最右側添加一個小的下拉按鈕。

現在繼續並單擊“城市”列中的下拉箭頭。你會看到幾個不同的選項，我將在下面解釋。

在頂部，您可以根據“城市”列中的值快速對所有行進行排序。請注意，當您對數據進行排序時，它會移動整行，而不僅僅是城市列中的值。這將確保您的數據保持原樣。

此外，最好在最前面添加一個名為 ID 的列，並將其編號從一到工作表中的行數。這樣，您始終可以按 ID 列排序，並以與原始順序相同的順序取回數據（如果這對您很重要）。

如您所見，電子表格中的所有數據現在都根據“城市”列中的值進行排序。到目前為止，沒有隱藏任何行。現在讓我們看一下過濾器對話框底部的複選框。在我的示例中，我在“城市”列中只有三個唯一值，並且這三個值顯示在列表中。

我繼續取消選中兩個城市並選中一個。現在我只有 8 行數據顯示，其餘的都被隱藏了。如果您檢查最左側的行號，您可以很容易地知道您正在查看過濾後的數據。根據隱藏的行數，您會看到一些額外的水平線，並且數字的顏色將為藍色。

現在假設我想過濾第二列以進一步減少結果數。在 C 列中，我有每個家庭的成員總數，我只想查看成員超過兩人的家庭的結果。

繼續並單擊 C 列中的下拉箭頭，您將看到該列中每個唯一值的相同複選框。但是，在這種情況下，我們要單擊Number Filters，然後單擊Greater Than。如您所見，還有許多其他選項。

將彈出一個新對話框，您可以在此處輸入過濾器的值。您還可以使用 AND 或 OR 函數添加多個條件。例如，您可以說您想要值大於 2 且不等於 5 的行。

現在我只剩下 5 行數據：僅來自新奧爾良且有 3 名或更多成員的家庭。夠簡單嗎？請注意，您可以通過單擊下拉菜單然後單擊“從“列名稱”鏈接清除過濾器”來輕鬆清除列上的過濾器。

這就是 Excel 中簡單篩選器的全部內容。它們非常易於使用，結果非常簡單。現在讓我們使用“高級過濾器”對話框查看複雜的過濾器。

在 Excel 中創建高級篩選器

如果你想創建更高級的過濾器，你必須使用高級過濾器對話框。例如，假設我想查看居住在新奧爾良且家庭成員超過 2 人的所有家庭，或居住在克拉克斯維爾且家庭成員超過 3 人的所有家庭，以及僅具有.EDU結尾電子郵件地址的家庭。現在你不能用一個簡單的過濾器來做到這一點。

為此，我們需要對 Excel 工作表進行一些不同的設置。繼續在您的數據集上方插入幾行，並將標題標籤準確複製到第一行，如下所示。

現在這裡是高級過濾器的工作原理。您必須首先在頂部的列中輸入您的條件，然後單擊數據選項卡上排序和篩選下的高級按鈕。

那麼我們究竟可以在這些單元格中輸入什麼？好的，讓我們從我們的例子開始吧。我們只想查看來自新奧爾良或克拉克斯維爾的數據，因此讓我們將這些數據輸入到單元格 E2 和 E3 中。

當您在不同的行上鍵入值時，它表示 OR。現在我們想要新奧爾良的家庭有兩個以上的成員，克拉克斯維爾的家庭有三個以上的成員。為此，請在 C2 中鍵入>2 ，在 C3 中鍵入>3 。

由於 >2 和 New Orleans 在同一行，因此它將是一個 AND 運算符。上面第 3 行也是如此。最後，我們只需要以 .EDU 結尾的電子郵件地址的家庭。為此，只需在 D2 和 D3 中輸入*.edu 。* 符號表示任意數量的字符。

執行此操作後，單擊數據集中的任意位置，然後單擊“高級”按鈕。列表範圍字段將自動計算出您的數據集，因為您在單擊高級按鈕之前單擊了它。現在單擊Criteria range按鈕右側的小按鈕。

選擇從 A1 到 E3 的所有內容，然後再次單擊相同的按鈕以返回到“高級過濾器”對話框。單擊“確定”，您的數據現在應該被過濾了！

如您所見，現在我只有 3 個符合所有這些條件的結果。請注意，標準範圍的標籤必須與數據集的標籤完全匹配才能使其正常工作。

您顯然可以使用此方法創建更複雜的查詢，因此請嘗試使用它以獲得您想要的結果。最後，讓我們談談將求和函數應用於過濾後的數據。

匯總過濾後的數據

現在假設我想根據過濾後的數據匯總家庭成員的數量，我該怎麼做呢？那麼，讓我們通過單擊功能區中的清除按鈕來清除我們的過濾器。別擔心，再次應用高級過濾器非常簡單，只需單擊“高級”按鈕並再次單擊“確定”即可。

在我們數據集的底部，讓我們添加一個名為Total 的單元格，然後添加一個求和函數來對家庭成員總數求和。在我的例子中，我只是輸入了=SUM(C7:C31)。

所以如果我查看所有家庭，我總共有 78 個成員。現在讓我們繼續並重新應用我們的高級過濾器，看看會發生什麼。

哎呀！我沒有顯示正確的數字 11，而是看到總數是 78！這是為什麼？好吧，SUM 函數不會忽略隱藏的行，因此它仍在使用所有行進行計算。幸運的是，有幾個函數可以用來忽略隱藏的行。

第一個是小計。在我們使用這些特殊功能中的任何一個之前，您需要清除過濾器，然後輸入功能。

清除過濾器後，繼續輸入=SUBTOTAL(，您應該會看到一個下拉框，其中包含一系列選項。使用此功能，您首先可以使用數字選擇要使用的求和函數類型。

在我們的示例中，我想使用SUM，因此我將輸入數字 9 或從下拉列表中單擊它。然後鍵入逗號並選擇單元格區域。

當您按下回車鍵時，您應該會看到 78 的值與之前相同。但是，如果您現在再次應用過濾器，我們將看到 11！

出色的！這正是我們想要的。現在您可以調整您的過濾器，該值將始終僅反映當前顯示的行。

與 SUBTOTAL 函數幾乎完全相同的第二個函數是AGGREGATE。唯一的區別是 AGGREGATE 函數中有另一個參數，您必須在其中指定要忽略隱藏的行。

第一個參數是您要使用的求和函數，與 SUBTOTAL 一樣，9 代表 SUM 函數。第二個選項是您必須輸入 5 才能忽略隱藏行。最後一個參數相同，是單元格的範圍。

 您還可以閱讀我關於匯總函數的文章，以更詳細地了解如何使用 AGGREGATE 函數和其他函數，如 MODE、MEDIAN、AVERAGE 等。

希望本文能為您在 Excel 中創建和使用篩選器提供良好的起點。如果您有任何疑問，請隨時發表評論。享受！