إنها دائمًا مأساة رهيبة عندما يفقد شخص ما شيئًا مهمًا كان يعمل عليه لأنه لم يحفظ وثيقته بشكل صحيح. يحدث هذا في كثير من الأحيان أكثر مما تعتقد لمستخدمي Excel و Word!
لحسن الحظ ، أضافت Microsoft الكثير من الميزات في الإصدارين الأخيرين والتي تساعد في تقليل فرص فقدان البيانات بسبب الأعطال وانقطاع التيار الكهربائي والحذف العرضي وما إلى ذلك. تسمى إحدى الميزات الاسترداد التلقائي والميزة الثانية الأقل شيوعًا ، يسمى AutoBackup.
في هذه المقالة ، سأتحدث عن كيفية تكوين كلا الخيارين بحيث تكون بياناتك آمنة قدر الإمكان. أود أيضًا أن أذكر أن أحدث إصدارات Office تسمح لك بحفظ المستندات مباشرةً في OneDrive ، وهو خيار جيد يجب مراعاته لأنك ستظل قادرًا على الوصول إلى عملك حتى في حالة فشل محرك الأقراص الثابتة.
برنامج Excel AutoRecover
يتم تشغيل ميزة الاسترداد التلقائي افتراضيًا وتقوم بشكل أساسي بحفظ المستند تلقائيًا في موقع مؤقت بعد فترة زمنية محددة. لعرض إعدادات الاسترداد التلقائي ، انقر فوق ملف ثم خيارات .
انقر فوق حفظ في القائمة اليمنى وسترى خيار الاسترداد التلقائي ضمن حفظ المصنفات .
بشكل افتراضي ، يتم حفظ معلومات الاسترداد التلقائي كل 10 دقائق. بالإضافة إلى الفاصل الزمني ، يجب أن يكون Excel خاملاً لمدة 30 ثانية قبل أن يتم حفظ البيانات. أيضًا ، يتم حفظ المعلومات المحفوظة تلقائيًا في موقع ملف الاسترداد التلقائي المدرج هنا. فكيف يعمل؟ في الأساس ، لنفترض أن لديك ورقة عمل مثل تلك الموجودة أدناه وقمت بحفظها.
لنفترض الآن أنني أضفت البيانات التالية إلى جدول بيانات Excel وانتظر حوالي 10 دقائق دون حفظ المستند. نظرًا لأن الفاصل الزمني للاسترداد التلقائي مضبوط على 10 دقائق ، فأنت بحاجة إلى الانتظار كل هذا الوقت على الأقل حتى يتم حفظ البيانات.
في حالتي ، قمت بمحاكاة تعطل Excel عن طريق فتح مدير المهام وقتل عملية Excel. بعد ذلك ، أعدت فتح Excel ورأيت على الفور خيارًا يسمى إظهار الملفات المستردة .
إذا قمت بالنقر فوق ذلك ، فسيظهر قائمة بملفات Excel التي يمكن استردادها. في حالتي ، كان يحتوي على الملف الأصلي ، الذي يحتوي على بيانات في A1 و A2 فقط ، وكان يحتوي أيضًا على ملف الاسترداد التلقائي ، والذي تضمن البيانات التي لم أحفظها على القرص.
سيؤدي النقر فوق أي عنصر في القائمة إلى فتح مثيل آخر من Excel يعرض البيانات الموجودة في هذا الملف المحدد. بشكل عام ، هذه ميزة مفيدة حقًا لتلك الأوقات التي لم تقم فيها بحفظ كل عملك ، ولكن Excel ينتهي بشكل غير متوقع.
يتمثل الجانب السلبي الرئيسي لهذه الميزة في أن بيانات الاسترداد التلقائي يتم تخزينها على نفس محرك الأقراص الثابتة مثل ملفك ، لذلك إذا حدث شيء ما لمحرك الأقراص الثابتة ، فسيختفي كل شيء. يمكنك تغيير الموقع في الإعدادات أعلاه إلى محرك أقراص ثابت منفصل أو حتى إلى موقع شبكة ، وهو ما أوصي به بشدة.
لاحظ أنه يتم أيضًا حذف معلومات الاسترداد التلقائي تلقائيًا بواسطة Excel في الحالات التالية:
لذلك ، كلما قمت بحفظ الملف ، فإنه يتخلص من بيانات الاسترداد التلقائي. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قمت بإنهاء Excel يدويًا واخترت عدم حفظ البيانات ، فسيتم حذف بيانات الاسترداد التلقائي. فقط ضع ذلك في الاعتبار عند استخدام هذه الميزة. إذا كنت مستخدمًا كثيفًا لبرنامج Excel ، فإنني أقترح تعيين الفاصل الزمني للاسترداد التلقائي إلى دقيقتين أو 3 دقائق بدلاً من 10.
نسخ إحتياطي آلي
ميزة أخرى لا يعرفها الكثير من الناس حقًا هي النسخ الاحتياطي التلقائي. لاستخدامه ، عليك أولاً الانتقال وحفظ ملفك للوصول إلى مربع الحوار "حفظ" . إذا كان لديك بالفعل مستند Excel محفوظ ، فانتقل إلى ملف ثم حفظ باسم واختر موقعًا. عند القيام بذلك ، سيظهر مربع الحوار "حفظ باسم" .
في مربع الحوار ، انقر فوق الزر "أدوات" الموجود على يسار الزر "حفظ" . سترى خيارين ، أحدهما الخيارات العامة . عند النقر فوق ذلك ، ستظهر نافذة صغيرة بها المزيد من الخيارات.
انطلق وتحقق من مربع إنشاء نسخة احتياطية دائمًا . انقر فوق "موافق" والآن عند حفظ الملف ، سيتم أيضًا إنشاء ملف نسخة احتياطية من Excel بامتداد XLK. لاحظ أنه في المرة الأولى التي تقوم فيها بذلك ، ستكون الملفات متطابقة تمامًا. إذا قمت بإجراء تعديلات على الملف الأصلي ثم حفظته مرة أخرى ، فسيظل ملف النسخ الاحتياطي كما هو (البيانات الأصلية). ومع ذلك ، في المرة الثالثة التي تقوم فيها بحفظه ، سيتم تحديث ملف النسخ الاحتياطي بمعلومات تصل إلى الحفظ الثاني.
بشكل أساسي ، يكون ملف النسخ الاحتياطي دائمًا إصدارًا واحدًا خلف الإصدار الحالي. لذلك إذا أجريت مجموعة من التغييرات ، وحفظت ملفك ، ثم أردت العودة إلى الإصدار الذي لم يكن به هذه التغييرات ، يمكنك فقط فتح ملف النسخ الاحتياطي.
يتم حفظ الملف في نفس موقع الملف الأصلي ولا يبدو أن هناك طريقة لتغيير ذلك. لا تضيف هذه الميزة قدرًا كبيرًا من الأمان إلى المستند الخاص بك ، ولكنها جيدة في ظروف معينة.
نأمل أن يؤدي تمكين ميزات النسخ الاحتياطي والاسترداد هذه في Excel إلى توفيرك من فقدان البيانات المهمة. من الجيد دائمًا استخدام التخزين السحابي (مثل OneDrive) كشبكة أمان إضافية في حالة فشل جهاز الكمبيوتر الخاص بك بشكل كارثي. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في التعليق. يتمتع!
في مقال سابق ، تناولنا كيفية عمل مؤتمرات الفيديو في Microsoft Teams. منذ ذلك الحين ، قامت Microsoft بتحديث Teams بميزات جديدة ، بما في ذلك القدرة التي طال انتظارها والمطلوبة بشدة لإنشاء غرف فرعية.
رياضيًا ، يمكنك حساب النطاق بطرح الحد الأدنى للقيمة من الحد الأقصى لقيمة مجموعة بيانات معينة. إنه يمثل انتشار القيم داخل مجموعة بيانات وهو مفيد لقياس التباين - فكلما كان النطاق أكبر ، زاد انتشار وتغير بياناتك.
وجدت في مكان غريب في التطبيق ، يمكنك إضافة أزرار الإجراءات إلى شريحة PowerPoint لجعل عرضك التقديمي أكثر تفاعلية وأسهل في الاستخدام للمشاهد. يمكن لأزرار الإجراءات هذه أن تجعل التنقل في العرض التقديمي أسهل وأن تجعل الشرائح في العرض التقديمي تتصرف مثل صفحات الويب.
إذن لديك صورة رائعة لأطفالك أو كلابك وتريد الاستمتاع ببعض المرح عن طريق إزالة الخلفية وإسقاطها في خلفية مختلفة. أو ربما تريد فقط إزالة الخلفية من صورة بحيث يمكنك استخدامها على موقع ويب أو مستند رقمي.
إليك سيناريو شائع: لقد تلقيت مستند Word عبر البريد الإلكتروني الذي يُطلب منك التوقيع عليه وإرساله مرة أخرى. يمكنك طباعة المستند وتوقيعه ومسحه ضوئيًا وإرجاعه ، ولكن هناك طريقة أسهل وأفضل وأسرع لإدراج توقيع في Word.
هناك الكثير من الأوقات التي أحتاج فيها إلى تضمين بعض حسابات البيانات البسيطة في مستند Word ويكون الجدول هو الخيار الأفضل. يمكنك دائمًا محاولة إدراج جدول بيانات Excel كامل في مستند Word الخاص بك ، ولكن هذا مبالغة في بعض الأحيان.
يحتوي Word على ميزتين مفيدتين حقًا لا يستخدمهما أي شخص تقريبًا: مقارنة المستندات والجمع بين المستندات. كما توحي أسمائهم ، تتيح لك الميزات إما مقارنة مستندين من مستندات Word ببعضهما البعض أو الجمع بين اثنين معًا.
يتيح لك Microsoft Teams ، مثل Zoom ، إجراء مكالمات فيديو بين الأجهزة وعقد اجتماعات افتراضية. التطبيق مفيد بشكل خاص للفرق البعيدة لعقد اجتماعات عندما ينتشر زملاء العمل في مواقع مختلفة.
العرض يشبه القطار. سلسلة متواصلة من الحافلات تتبع المحرك وتذهب إلى حيث يقود.
الصيغ الثلاث الأكثر استخدامًا في Excel والتي تقوم بإجراء حسابات رياضية بسيطة هي COUNT و SUM و AVERAGE. سواء كنت تدير ميزانية مالية في Excel أو ببساطة تتبع عطلتك القادمة ، فمن المحتمل أنك استخدمت إحدى هذه الوظائف من قبل.
إذا كنت ترغب في إرسال مراسلات ذات مظهر احترافي ، فلا تدع أول شيء يراه المستلم عبارة عن مظروف ��كتوب بخط اليد فوضوي. احصل على مظروف ، ضعه في طابعتك ، واكتب الاسم والعنوان باستخدام Microsoft Word.
عندما يحتوي مصنف Excel على أوراق متعددة متطابقة في التخطيط والبنية ، يمكنك تبسيط عملك عن طريق تجميع الأوراق المتشابهة. لكي تكون أكثر تحديدًا ، بمجرد أن تتعلم كيفية تجميع أوراق العمل في Excel ، يمكنك تطبيق تغيير على الخلايا المقابلة في جميع الأوراق المجمعة عن طريق تغيير واحدة فقط من الأوراق المجمعة.
إذا كان تطبيق Microsoft Office نفسه يحتوي على ميزات مختلفة على أجهزة مختلفة ، فمن المحتمل أن يكون ذلك بسبب وجود إصدارات مختلفة. تحتوي بعض الوظائف الإضافية والقوالب التابعة لجهات أخرى أيضًا على ميزات تعمل فقط في إصدارات معينة من Office.
ملف MDI ، الذي يرمز إلى Microsoft Document Imaging ، هو تنسيق صور مملوك لشركة Microsoft يستخدم لتخزين صور المستندات الممسوحة ضوئيًا التي تم إنشاؤها بواسطة برنامج Microsoft Office Document Imaging (MODI). تم تضمين البرنامج مع Office XP و Office 2003 و Office 2007.
أصبحت أدوات Microsoft Office أكثر قوة مع كل تحديث. في الوقت الحاضر ، لا تحتاج حتى إلى تطبيق مخصص للمخططات الانسيابية.
من السهل الخلط بين Microsoft Office و Office 365 أو Microsoft 365. Microsoft Office هو مجموعة Office القياسية التي استخدمتها لسنوات ويمكن أن تتضمن إصدارات تطبيقات سطح المكتب من Word و Excel و PowerPoint و Outlook و Access و Publisher اعتمادًا على الإصدار لقد حصلت.
هل يتعطل Microsoft Outlook بشكل متقطع عند فتح التطبيق على جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows. هل يتجمد التطبيق أحيانًا ويعرض تنبيه "Microsoft Outlook لا يستجيب" على فترات عشوائية.
يمكنك تحسين مظهر جدول بيانات Excel الخاص بك وجعله أكثر جاذبية من الناحية المرئية للجمهور. أفضل طريقة لتوابلها هي إضافة صورة خلفية Excel.
يظل Microsoft Excel أكثر تطبيقات جداول البيانات شيوعًا في العالم. غالبًا ما تكون بيانات جداول بيانات Excel حساسة ، وتحتوي على بيانات شخصية أو مالية.
لديك مصنف Excel يحتوي على آلاف الأرقام والكلمات. لا بد أن يكون هناك مضاعفات من نفس الرقم أو الكلمة هناك.
دليل يوضح كيفية جعل Microsoft PowerPoint 365 يشغل عرض الشرائح الخاص بك تلقائيًا عن طريق ضبط وقت تقدم الشرائح.
يمكن أن تمنح مجموعات الأنماط مستندك بالكامل مظهرًا مصقولًا ومتسقًا على الفور. إليك كيفية استخدام مجموعات الأنماط في Word وأين تجدها.
إجبار على ظهور رسالة في ملفات Microsoft Excel لأوفيس 365 تقول الفتح فقط للقراءة مع هذا الدليل.
نوضح لك طريقة يمكنك استخدامها لتصدير جميع جهات اتصال Microsoft Outlook 365 بسهولة إلى ملفات vCard.
تعلم كيفية تمكين أو تعطيل عرض الصيغ في الخلايا في برنامج مايكروسوفت إكسل.
تعلم كيفية قفل وفك قفل الخلايا في برنامج مايكروسوفت إكسل 365 من خلال هذا الشرح.
من الشائع أن يكون خيار البريد المزعج رماديًا في Microsoft Outlook. يوضح هذا المقال كيفية التعامل مع هذه المشكلة.
دليل يوضح كيفية استيراد الشرائح من ملف عرض تقديمي آخر في Microsoft PowerPoint 365.
تعرف على كيفية إنشاء ماكرو في وورد لتسهيل تنفيذ الوظائف الأكثر استخدامًا في وقت أقل.
نوضح لك كيفية تمكين خيارات clipboard المرئية أو تعطيلها في تطبيقات Microsoft Office 365.
