كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Excel

يمكن أن يؤدي استخدام القائمة المنسدلة في Excel إلى تقليل الوقت الذي قد يستغرقه إدخال البيانات في جدول بيانات بشكل كبير . لحسن الحظ ، من السهل جدًا إنشاء قائمة منسدلة في Excel. 

هناك عدة طرق للقيام بذلك ، من البسيط إلى المتقدم. ستتعلم كل طريقة للقيام بذلك في هذه المقالة.

قم بإنشاء قائمة منسدلة في Excel: طريقة بسيطة

أسهل طريقة لإنشاء قائمة منسدلة في Excel هي إدخال القائمة يدويًا. هذا مثالي للمواقف التي تحتاج فيها فقط إلى قائمة منسدلة في خلية واحدة ولا تحتاج إلى تحديثها بشكل متكرر.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل إلى الأشخاص ملفًا حيث تريدهم أن يملأوا بعض الحقول ، وكان أحد الحقول يحتوي على قائمة بسيطة من الاختيارات ، فهذه الطريقة مثالية.

لإنشاء قائمة منسدلة باستخدام الطريقة البسيطة:

1. حدد الخلية أو الخلايا حيث تريد إنشاء قائمتك.

2. حدد البيانات من القائمة ، وحدد التحقق من صحة البيانات على الشريط.

3. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة التحقق من صحة البيانات. حدد القائمة المنسدلة ضمن السماح وحدد قائمة .

4. يتيح لك ذلك كتابة العناصر التي تريدها في قائمتك يدويًا. ما عليك سوى كتابة كل عنصر في حقل المصدر مع فصل كل عنصر بفاصلات.

5. حدد موافق . الآن سترى أن الخلية التي حددتها بها سهم قائمة منسدلة بجوارها. عند تحديد هذا السهم ، سترى جميع العناصر التي كتبتها مضمنة في هذه القائمة.

في حين أن هذه هي أسرع طريقة لإنشاء قائمة منسدلة في Excel ، إلا أنها أيضًا الأصعب في الحفاظ عليها. يتطلب تعديل القائمة الرجوع إلى إعدادات التحقق من الصحة وتحديث حقل المصدر. 

إذا قمت بإنشاء الكثير من هذا النوع من القوائم المنسدلة في Excel ، فقد يستغرق الأمر الكثير من العمل لتعديلها. هذا هو سبب أهمية استخدام هذه الطريقة فقط للخلايا المفردة وللقوائم التي لا تتوقع تغييرها. 

قم بإنشاء قائمة منسدلة في Excel: استخدام النطاق

إذا كنت ترغب في حل أكثر مرونة ، فيمكنك سحب عناصر لقائمتك من مجموعة من الخلايا الأخرى في Excel. 

لفعل هذا:

1. أولاً ، قم بإدراج كافة العناصر التي تريدها في قائمتك في أي عمود من الخلايا. يمكنك إدخالها في جدول البيانات الحالي أو في أي ورقة أخرى.

2. كرر العملية أعلاه لتحديد الخلية وتشغيل نافذة التحقق من صحة البيانات. قم بتعيين حقل السماح إلى القائمة . هذه المرة ، بدلاً من كتابة أي شيء في حقل المصدر ، حدد رمز السهم لأعلى على يمين هذا الحقل. هذا هو خيار تحديد النطاق الذي يتيح لك تحديد الحقل الذي تريد سحب عناصر القائمة منه.

3. سترى نافذة "التحقق من صحة البيانات" تنهار حتى تتمكن من رؤية الورقة بأكملها. اسحب مؤشر الماوس لأسفل النطاق الكامل للخلايا التي تتضمن جميع عناصر القائمة التي تريد تضمينها. عند الانتهاء من ذلك ، حدد رمز السهم لأسفل على يمين حقل التحديد. سيؤدي هذا إلى توسيع نافذة التحقق من صحة البيانات مرة أخرى.

4. سترى النطاق الذي حددته يظهر الآن في حقل المصدر. ما عليك سوى اختيار "موافق" لقبول هذه الإعدادات. 

5. الآن ، عند تحديد سهم القائمة المنسدلة على يمين الخلية التي قمت بتكوينها كقائمة منسدلة ، سترى جميع العناصر المضمنة من النطاق الذي حددته للتو.

الشيء الجميل في هذا الأسلوب هو أنه يمكنك تغيير أي من العناصر الموجودة في تلك القائمة فقط عن طريق تعديل أي خلية في النطاق. سيؤدي أي تغيير تقوم به هناك إلى تحديث كل قائمة منسدلة قمت بإنشائها حيث حددت هذا النطاق كمصدر.

هذه الطريقة هي الأفضل عندما تريد تنسيق الكثير من الخلايا في قائمة منسدلة باستخدام نفس عناصر القائمة. يمكنك جعل محتويات نطاق واحد تتحكم في العناصر لجميع هذه القوائم ، ولا يهم كم عددها.

إضافة عناصر إلى قائمتك

بالإضافة إلى تغيير العناصر في النطاق الخاص بك لتحديث قوائمك ، يمكنك أيضًا إضافة عناصر جديدة. لن تتمكن من إضافة عنصر إلى نهاية النطاق ، لأن تحديد النطاق الخاص بك مقيد بالخلايا الأولى والأخيرة التي حددتها.

بدلاً من ذلك ، ستحتاج إلى إدخال إدخال جديد في مكان ما في منتصف النطاق. سيقوم Excel ديناميكيًا بتحديث تحديد النطاق الخاص بك في إعدادات التحقق من صحة البيانات لتضمين النطاق الجديد الذي زدته بخلية واحدة.

لفعل هذا:

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي خلية في نطاق المصدر ، وحدد "إدراج" من القائمة المنسدلة.

2. في نافذة التحديد الصغيرة ، حدد تحويل الخلايا لأسفل ، وحدد موافق . سيؤدي هذا إلى نقل جميع الخلايا في النطاق لأسفل بمقدار واحد ، وإدراج خلية فارغة في المكان الذي حددته.

3. اكتب العنصر الجديد الذي تريد إضافته إلى الخلية الفارغة التي أنشأتها للتو.

الآن ، عند تحديد رمز السهم لأسفل على يمين خلية القائمة المنسدلة التي أنشأتها ، سترى العنصر الجديد الذي أضفته للتو في النطاق.

هذه طريقة سهلة لإضافة عناصر جديدة إلى القائمة المنسدلة ، ولكنها تتطلب بعض الخطوات الإضافية. بالتأكيد ليس في أي مكان بهذه البساطة مجرد إضافة عنصر جديد إلى نهاية النطاق الخاص بك. 

إذا كنت ترغب في القيام بذلك ، فستحتاج فقط إلى تغيير كيفية تكوين التحقق من صحة البيانات لنطاقك. يمكنك معرفة كيفية القيام بذلك في القسم التالي.

ديناميكي إضافة العناصر إلى قائمتك

للحصول على طريقة أكثر ملاءمة لإضافة عناصر إلى القائمة المنسدلة بمجرد كتابة العنصر الجديد في نهاية النطاق الذي تم تكوينه ، ستحتاج إلى استخدام وظيفة OFFSET .

مع تحديد خلية القائمة المنسدلة ، حدد البيانات من القائمة والتحقق من صحة البيانات من الشريط.

في نافذة التحقق من صحة البيانات ، قم بتغيير المصدر إلى ما يلي:

= OFFSET ($ E $ 1،0،0، COUNTA ($ E: $ E)، 1)

غيّر $ E $ 1 و $ E: $ E في الصيغة لاستخدام حرف العمود الذي أدخلت فيه قائمة العناصر. حدد "موافق" لتأكيد تكوين التحقق من صحة البيانات الجديد هذا.

إليك كيفية عمل الصيغة:

• تخبر الوسيطات 0 في الدالة OFFSET عدم تطبيق أي إزاحة على الأعمدة أو الصفوف.
• يخبر ناتج دالة COUNTA دالة OFFSET بارتفاع النطاق.
• تحسب الدالة COUNTA عدد الخلايا غير الفارغة في العمود الذي يحتوي على النطاق الخاص بك.

الآن ، كلما أضفت قيمة جديدة إلى هذا العمود ، تزداد معلمة الارتفاع الخاصة بوظيفة OFFSET بمقدار واحد ، وترجع الدالة OFFSET النطاق بأكمله ، محدثًا لتضمين الإدخال الجديد.

لرؤية هذا في العمل ، ما عليك سوى إضافة إدخال جديد إلى مجموعة العناصر الخاصة بك. حدد سهم القائمة المنسدلة على يمين الخلية المنسدلة ، وسترى الإدخال الجديد الخاص بك يظهر في القائمة المنسدلة.

ضع في اعتبارك أنك قد تحتاج إلى استخدام شريط التمرير على اليمين إذا كانت قائمة العناصر الخاصة بك طويلة.

إزالة قائمة منسدلة في Excel

أخيرًا ، إذا كنت تريد في أي وقت إزالة خيار القائمة المنسدلة من أي من الخلايا التي قمت بإعداد هذا فيها ، فما عليك سوى تحديد تلك الخلية وفتح نافذة التحقق من صحة البيانات مرة أخرى.

قم بتغيير القائمة المنسدلة السماح إلى أي قيمة وحدد موافق . 

بمجرد تغيير هذا الإعداد ، سترى أن الخلية ستعود إلى وضعها الطبيعي.

إنشاء قوائم منسدلة في Excel

يعد إنشاء قائمة منسدلة في Excel أمرًا سهلاً ، ولديك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها. تعتمد الطريقة التي تختارها فقط على عدد الخلايا التي تخطط لتمكينها بقائمة واحدة من العناصر ، ومدى المرونة التي تريد أن تكون قائمة العناصر فيها. إذا كنت تخطط لتغيير عناصر القائمة بشكل متكرر ، فعليك بالتأكيد استخدام الأسلوب الديناميكي.