كيفية عمل قائمة مرجعية في Excel

تعلم كيفية إنشاء قائمة مرجعية في Excel هو تغيير قواعد اللعبة للعديد من الأشخاص. سيساعدك عمل قائمة مرجعية على تتبع العديد من الأشياء اليومية. على سبيل المثال ، يمكن أن تساعدك قائمة التحقق على تذكر ما يجب إحضاره في رحلاتك أو المكونات المتاحة عند طهي الوصفة. 

ومع ذلك ، ليس الجميع على دراية جيدة بجداول البيانات وقد يجدون صعوبة في إنشاء قائمة مرجعية في Excel. سيناقش هذا المنشور كيفية إنشاء قائمة تحقق في Excel ، بالإضافة إلى بعض المؤشرات حول دمجها مع ميزات جداول البيانات الأخرى. 

كيفية إنشاء قائمة مرجعية في Excel

تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء قائمة التحقق في الخروج بقائمة بالعناصر أو الأنشطة التي يجب تأكيدها. إليك ما يجب عليك فعله في جدول بيانات Excel:

1. لفتح برنامج Excel ، انقر فوق زر البحث بجوار قائمة "ابدأ". اكتب “Excel” وانقر على النتيجة الأولى.

1. في جدول بيانات جديد ، اكتب اسم قائمة التحقق في إحدى الخلايا ، ويفضل أن يكون ذلك في A1 ، بحيث يسهل عليك معرفة موضوع القائمة. 

1. حدد عمودًا حيث ستدرج العناصر (على سبيل المثال: عمود). بعد ذلك ، انقر فوق الخلية التي تريد وضع العنصر أو النشاط الأول فيها واكتبه. 

1. اكتب باقي الإدخالات في الخلايا التالية للعمود. بعد ذلك ، حدد عمودًا حيث ستضع مربع الاختيار. سنضعه في العمود B في هذا المثال لأنه بجوار إدخالاتنا المدرجة. بعد ذلك ، تابع التعليمات أدناه. 

كيفية استخدام مربعات الاختيار في Excel

إليك كيفية إنشاء مربع اختيار في Excel والذي يمكنك تحديده للإشارة إلى اكتمال الإدخال:

1. تحقق مما إذا كان لديك علامة التبويب المطور على شريط أدوات Microsoft Excel. إذا لم يكن كذلك ، فانقر فوق ملف . 
2. قم بالتمرير لأسفل وانقر فوق "خيارات" . ثم ، انقر فوق تخصيص الشريط . 

1. توجه إلى الجانب الأيمن من اللوحة وحدد مربع Developer قبل النقر فوق OK .

1. انقر فوق علامة التبويب المطور. 
2. انقر فوق أيقونة إدراج ، وضمن عناصر تحكم النموذج ، حدد خانة اختيار .

1. حدد الخلية التي تريد وضع مربع الاختيار فيها ، ويفضل أن يكون ذلك بجوار إدخال في قائمتك. 

1. يمكنك تغيير النص الموجود في مربع الاختيار عن طريق حذف نص مربع الاختيار الافتراضي وكتابة كلمة أو عبارة أو إزالة النص بالكامل بحيث يظل مربع الاختيار فقط. 

1. إذا كنت تريد نقل مربع الاختيار ، فاسحبه إلى الموضع الذي تريده. 

1. لنسخ مربع الاختيار الدقيق في الخلايا التالية ، انقر فوقه. بعد ذلك ، مرر الماوس على الزاوية اليمنى السفلية من المربع واسحبه لأسفل (أو إلى أي اتجاه تريد وضع مربعات الاختيار فيه).

نصيحة مهمة: عند تنسيق خانة اختيار في خلية ، استمر في الضغط على مفتاح Ctrl واضغط بزر الماوس الأيسر لتعديل أو تغيير حجم مربع الاختيار بدلاً من تحديده. 

كيفية ربط الخلايا في قائمة مراجعة Excel

1. إذا كنت تريد حساب المربعات المحددة ، فقم بربط خانة الاختيار بخلية أخرى. 

2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق مربع اختيار وحدد تنسيق التحكم .

3. انتقل إلى علامة التبويب التحكم . توجه إلى خيار Cell Link ، واكتب اسم الخلية الذي تريد ربطه.

ستلاحظ أنه إذا قمت بتحديد خانة الاختيار ، ستعرض الخلية المرتبطة TRUE . 

سيؤدي إلغاء تحديده إلى حدوث خطأ .

4. كرر الخطوتين 1 و 2 للخلايا الأخرى في العمود التي يجب ربطها. 

5. للحصول على ملخص لعدد المربعات التي تم تحديدها ، انقر فوق الخلية التي تريد عرض النتائج فيها. ثم اكتب = COUNTIF ( C4: C10 ، TRUE) . استبدل C4: C10 بخلايا البداية والنهاية لنطاق الخلايا. 

6. إذا كنت ترغب في إخفاء العمود حيث يتم عرض قيم TRUE / FALSE ، فانقر فوق العمود (على سبيل المثال: العمود C). بعد ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن وحدد إخفاء في أسفل القائمة المنبثقة.   

قم بتعديل قائمة مراجعة Excel الخاصة بك باستخدام التنسيق الشرطي 

يمكن أن يساعد التنسيق الشرطي لجدول البيانات الخاص بك في إبراز بياناتك وجعلها جذابة بصريًا.

1. حدد الخلية التي تريد تعديلها ، ثم انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية . انتقل إلى الجانب الأيمن من شريط الأدوات وانقر فوق تنسيق شرطي .  

2. حدد قاعدة جديدة . سيعرض العديد من أنواع القواعد التي يمكنك استخدامها لتحرير الخلية المحددة. في الوقت الحالي ، اختر استخدام صيغة لتحديد الخلايا المراد تنسيقها . 

3. في مربع النص أدناه ، قم بتحرير نوع وصف القاعدة = $ C4 . بعد ذلك ، حدد تنسيق ثم حدد تعبئة . انتقل إلى اللون وقم بتغيير لون خط الخلية (مثال: أخضر). حدد موافق .

ملاحظة: لا تنس تعديل اسم الخلية. ما استخدمناه هنا (C4) هو مجرد مثال. 

4. لاحظ أنه عند تحديد خانة الاختيار المرتبطة بجوار الخلية ، سيتحول النص إلى اللون الأخضر. 

5. كرر الخطوات من 1 إلى 4 لبقية الإدخالات. 

نصيحة مهمة: اضغط على مفتاحي Ctrl + Shift واسحب الخلية إلى حيث تريد تكرار خانة الاختيار لإنتاج نفس نتيجة النسخ واللصق. ستحافظ هذه الطريقة أيضًا على محاذاة مربعات الاختيار.    

كيفية عمل قائمة مرجعية تفاعلية لبرنامج Excel

إذا كنت ترغب في تتبع تقدمك في قائمة مراجعة الوصفة الخاصة بك ، فقم بدمج قائمة التحقق في نسبة مئوية من المهام المكتملة. إليك كيف تفعل ذلك:

1. باستخدام المثال الموجود لدينا حاليًا ، انقر فوق أي خلية تريد عرض تقدم المهمة فيها (مثال: الخلية E7)

1. اكتب صيغة COUNTIF التالية = COUNTIF ($ C $ 4: $ C $ 10 ، TRUE) . ستحسب هذه الصيغة العدد الإجمالي للإدخالات التي تم تحديد مربعات الاختيار الخاصة بها.  

1. لتتبع معدل إكمال جميع الإدخالات ، اكتب هذا في الخلية التي تريد عرضها (مثال: الخلية F4) = COUNTIF ($ C $ 4: $ C $ 10 ، TRUE) / 7 * 100 . ملاحظة: لا تنس استبدال "7" بعدد الإدخالات في القائمة.

ماذا يوجد في قائمة التحقق الخاصة بك؟ 

يمكن أن يكون إنشاء قائمة مرجعية في Microsoft Excel أمرًا ممتعًا ويساعدك على التحمس بشأن النشاط أو العناصر التي تريد تتبعها. سواء كنت تقوم بإعداد قائمة البقالة أو إنشاء مخزون لمتجرك ، فإن قائمة التحقق هي واحدة من أفضل الطرق لتجنب فقدان أي عنصر. بعد ذلك ، أنشئ قائمة منسدلة في Excel واجعل من السهل إدخال البيانات المستخدمة بشكل متكرر في جدول بيانات.