¿Está buscando una forma de realizar un seguimiento de los cambios realizados en una hoja de cálculo de Excel? Hay muchos casos en los que debe distribuir un archivo a varias personas y realizar un seguimiento de los cambios realizados. Es posible que desee realizar un seguimiento de cuándo se realizó el cambio, quién realizó el cambio, en qué celda se produjo el cambio y qué datos se modificaron.
Excel tiene funciones de seguimiento integradas que pueden manejar todos los casos anteriores. Puede revisar fácilmente todos los cambios directamente en la hoja de trabajo y también puede aceptar o rechazar cada cambio. Hay algunos puntos para recordar acerca de las funciones de seguimiento de Excel:
Tabla de contenido
1. Activar el seguimiento no significa que pueda revertir la hoja de cálculo a un estado anterior deshaciendo los cambios. Es básicamente un archivo de registro que registra todo y eso es todo. Puede ir manualmente y ver qué datos se eliminaron o agregaron, pero tendrá que realizar los cambios en la hoja de cálculo usted mismo.
2. Activar el seguimiento no significa que se registrarán todos los cambios que realice. Se realiza un seguimiento de todos los datos almacenados en una celda, pero no de otros cambios como el formato. Otros cambios de los que no se realiza un seguimiento incluyen ocultar/mostrar filas y columnas, comentarios y valores de celda que cambian debido a un recálculo de fórmula.
3. El historial de cambios solo se conserva durante 30 días de forma predeterminada. Si realiza cambios en una hoja de cálculo de Excel y luego vuelve a abrir el libro 45 días después, podrá ver el historial de cambios de los 45 días hasta que cierre el libro. Cuando lo cierre, desaparecerá cualquier historial de cambios que tenga más de 30 días. Eso significa que la próxima vez que lo abra, no podrá ver el cambio que había realizado 45 días antes.
4. Siempre que active el seguimiento, el libro de trabajo se convierte en un libro de trabajo compartido. Esto significa que varios usuarios realizarán cambios en el documento.
Ahora que conoce algunos conceptos básicos sobre cómo funciona el seguimiento en Excel, hablemos sobre cómo habilitarlo, cambiar la configuración y realizar un seguimiento de los cambios.
Habilitación del seguimiento
Avancemos y activemos el seguimiento primero. Abra Excel y haga clic en la pestaña Revisar en la cinta. En el extremo derecho, debería ver una opción llamada Seguimiento de cambios en la sección Cambios .
Haga clic en el botón y seleccione Resaltar cambios . Obtendrá un cuadro de diálogo donde ahora debe marcar la opción "Rastrear cambios durante la edición". Esto también comparte su libro de trabajo” .
Tiene varias opciones aquí, incluyendo Cuándo , Quién y Dónde . Para When , All significa que se resaltarán todos los cambios. También tiene la opción de resaltar cambios desde la última vez que guardó el documento, desde una fecha específica o cambios que aún no se han revisado.
Si marca Quién , puede optar por realizar un seguimiento de los cambios realizados por cualquier persona o los cambios realizados por todos menos usted. La opción Dónde le permite realizar un seguimiento de los cambios solo para una parte específica de la hoja de cálculo. Simplemente haga clic en el botón a la derecha y seleccione el rango de celdas del que desea realizar un seguimiento.
Finalmente, puede desmarcar la opción Resaltar cambios en la pantalla si no quiere que otros sepan que está rastreando los cambios. De manera predeterminada, una vez que comience a rastrear y seleccione esta opción, cualquier celda modificada mostrará una pequeña flecha en la parte superior izquierda para indicar que se modificó.
Además, si hace clic en una celda modificada (con Resaltar cambios en la pantalla activado), obtendrá una pequeña ventana emergente que muestra de qué valor se cambió y a qué hora. Si anula la selección de la opción Resaltar cambios en la pantalla, ese pequeño triángulo negro no aparecerá.
Entonces, lo que puede hacer, por ejemplo, es ocultar los cambios en la pantalla al no marcar la casilla, enviar su archivo a todos los que tengan que realizar cambios en él y, cuando lo recupere, simplemente vaya a Seguimiento de cambios y vuelva a verificar . la caja.
Configurar seguimiento
El siguiente paso es echar un vistazo a la configuración de seguimiento y ajustarla para que se ajuste a sus necesidades. Para hacer esto, haga clic en el botón Compartir libro de trabajo que está directamente a la izquierda del botón Control de cambios . Haga clic en la pestaña Avanzado cuando aparezca el cuadro de diálogo Compartir libro de trabajo .
Aquí puede cambiar la cantidad de días para mantener el historial de cambios a algo distinto de 30 días. De forma predeterminada, los cambios se actualizan cuando se guarda el archivo, pero puede configurarlo para que se realice automáticamente cada pocos minutos. Por último, puede elegir cómo quiere tratar los conflictos: ya sea preguntándoselo o simplemente dejando que el último cambio al guardar el archivo gane.
Visualización de cambios
Una vez que haya habilitado el seguimiento y realizado algunos cambios, puede hacer clic en el botón Seguimiento de cambios nuevamente, hacer clic en Resaltar cambios y notará que el cuadro Listar cambios en una nueva hoja ya no está atenuado.
Compruébalo y haz clic en Aceptar. Se agregará una nueva hoja de trabajo llamada Historial que le permitirá ver todos los cambios que se han realizado en ese libro de trabajo.
En algún momento deberá aprobar o rechazar los cambios. Puede revisar todos los cambios y luego seleccionar y elegir cuáles desea conservar o descartar.
Simplemente haga clic en Seguimiento de cambios nuevamente y seleccione Aceptar/Rechazar cambios . Seleccione las opciones para elegir qué cambios desea aceptar o rechazar. Si desea revisar todos los cambios, simplemente deje Cuando está marcado y asegúrese de que esté configurado en No revisado .
Haga clic en Aceptar y Excel comenzará a mostrarle cada cambio realizado y le dará la opción de Aceptar o Rechazar . También puede Aceptar todos o Rechazar todos los cambios si lo desea.
Si rechaza un cambio, volverá inmediatamente a lo que estaba originalmente en esa celda. Vale la pena señalar que si otra celda hace referencia al contenido de la celda rechazada, ese valor también cambiará cuando el valor de la celda referenciada vuelva. Esto puede hacer que las fórmulas se rompan, etc., así que tenga cuidado.
¡Eso es todo! Ahora puede realizar un seguimiento de los cambios realizados en su hoja de cálculo de Excel fácilmente mediante el uso de esta función integrada. Si tiene alguna pregunta, publique un comentario. ¡Disfrutar!
Cuando haya terminado con la revisión y no desee continuar realizando un seguimiento de los cambios realizados en el libro, desactive la función Seguimiento de cambios.
Vaya a la pestaña Revisar y seleccione Seguimiento de cambios > Resaltar cambios .
En el cuadro de diálogo Resaltar cambios , desactive todas las casillas de verificación.
Seleccione Aceptar .
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