Tous les conseils pour améliorer lexpérience de lutilisateur final de votre équipe Microsoft

Si vous êtes un administrateur, un champion ou un utilisateur expérimenté de Teams, une partie de votre rôle contribuera probablement à améliorer l'expérience de l'utilisateur final de Microsoft Teams.

Zut, même si vous êtes une personne sympathique qui souhaite que les gens utilisent leurs outils de manière plus productive, vous voudrez le faire.

Dans cet article, nous passons en revue certains outils et fonctionnalités clés pour améliorer l'expérience de l'utilisateur final de Microsoft Teams :

1 – Commencer par un plan d'adoption

La création d'un plan d'adoption pour les utilisateurs est très différente de la création d'un plan d'adoption pour l'ensemble de l'organisation.

Commencez par identifier pourquoi vous souhaitez utiliser Microsoft Teams. Communiquez ensuite le plan, le chemin vers l'adoption et les avantages à vos parties prenantes. À leur tour, ils doivent transmettre ces informations à leurs propres utilisateurs.

Au fur et à mesure que vous progressez dans votre déploiement, tenez toutes les parties prenantes informées avec des mises à jour régulières. Si tout le monde sait ce qui se passe (et quand), ce ne sera pas aussi surprenant.

Tout au long du voyage, de nombreuses personnes demanderont du matériel technique, d'apprentissage et d'adoption.

Vous pouvez, bien sûr, créer le vôtre en vous basant sur des nuances internes. Il existe également de nombreux documents Microsoft existants.

Assurez-vous d’inclure des supports de formation tels que les parcours d’apprentissage Microsoft 365, la formation sur l’expérience utilisateur final des équipes Microsoft dirigée par un instructeur et des webinaires dirigés par des ingénieurs Azure pour la formation sur les tickets de support.

Vous devrez également indiquer comment vous souhaitez que les utilisateurs finaux génèrent des tickets en cas de problème. La dernière chose dont vous avez besoin est une boîte de réception bouchée une fois que vous avez implémenté Teams.

Si vous souhaitez que les tickets soient collectés via un portail centralisé, vous pouvez utiliser les services Azure. Cependant, explorez d'abord les plans de support.

2 – Personnalisations personnelles disponibles dans Microsoft Teams

Une fois que votre équipe est à l'aise avec l'utilisation de Teams au quotidien, il est important d'ajouter une touche personnelle.

Par exemple, de nombreuses fonctionnalités d'accessibilité de Microsoft Teams attendent d'être découvertes. Mais ils resteront inconnus à moins que vous n'en informiez vos utilisateurs.

Les fonctionnalités d'accessibilité incluent :

• Traduction du chat : si la langue maternelle de vos collègues est différente de la vôtre, c'est un outil utile. La traduction de messages en ligne aide chacun à être lui-même et à communiquer efficacement.

• Messages vocaux : certains messages longs sont mieux relayés par des messages vocaux, car les manières peuvent aider avec le contexte et le ton. En outre, un écrivain souffrant d'arthrite ou du canal carpien trouvera également cet outil utile car il peut taper moins. Maintenez simplement l'icône d'enregistrement, parlez dans le microphone et relâchez lorsque vous avez terminé d'enregistrer.

• Activer le mode TTY : il s'agit d'une autre fonctionnalité qui aidera les personnes ayant des troubles de la parole ou des malentendants. Pour activer le téléscripteur (TTY), suivez ce répertoire après avoir cliqué sur votre photo de profil - Paramètres > Appels.

• Sous-titres en direct : obtenez des sous-titres de style sous-titres en temps réel dans les réunions Teams.

Enregistrez-les également pour une utilisation ultérieure.

Tout d'abord, assurez-vous que Stream est couvert par votre licence Microsoft 365.

Activez l'enregistrement des sous-titres en direct lorsque vous vous connectez à Stream. Sélectionnez votre vidéo et cliquez sur les trois points pour ouvrir le menu des options.

Cochez la case « Générer automatiquement un fichier de sous-titres ».

• Mode sombre : cette fonctionnalité a été introduite dans Teams en 2018 et est utile pour aider à réduire la fatigue oculaire et à maintenir votre concentration.

Cliquez sur le bouton des trois points et ouvrez Paramètres. Immédiatement sous Général, vous pouvez voir les trois choix de systèmes d'éclairage par défaut, sombre et à contraste élevé.

Une autre partie cruciale de la personnalisation dans Teams est le type et la fréquence des notifications que vous recevez. 

La fréquence? C'est exact!

Bien que rien ne puisse être fait concernant le nombre de messages que les gens vous envoient (bien que plus tard à ce sujet), vous pouvez personnaliser quand et comment vous recevez des notifications.

3 – Bonnes pratiques pour les notifications Teams

Vous pouvez vous inquiéter des notifications si vous gérez plusieurs équipes et canaux sur votre compte Teams.

Ou peut-être n'êtes-vous qu'un membre de ces équipes et canaux.

La surcharge de notifications et la fatigue des notifications sont des choses réelles qui peuvent influencer votre sortie si elles ne sont pas gérées correctement.

Alors, comment gérer les notifications Teams ?

C'est facile:

• Créez des paramètres de notification personnalisés : cela inclut la désactivation des notifications de rattrapage et la modification de vos notifications régulières pour n'inclure que des éléments spécifiques tels que des @mentions personnelles, des réponses aux conversations que j'ai commencées, etc.

• Quittez les projets qui n'ont plus besoin de votre implication : il y a probablement des équipes ou des canaux qui ne sont pas pertinents pour vous ou pour le travail que vous faites. Éliminez l'encombrement en laissant ces projets.

4 – Quand utiliser les chats de groupe vs les canaux

Une fois que vous avez choisi les canaux dans lesquels vous devez être et trié votre stratégie de notification, il est important de savoir quand il est préférable d'utiliser les discussions de groupe et quand les canaux sont les plus appropriés.

Pour les utilisateurs qui découvrent les plateformes de collaboration comme Teams, vous devez vous rappeler qu'il s'agit d'une toute nouvelle expérience. Microsoft Teams n'est  pas  une plate-forme de type messagerie instantanée comme ils sont habitués à l'utiliser.

Cela peut être aussi simple si vous le souhaitez, mais cela peut être bien plus pour la collaboration de vos équipes.

Les discussions de groupe sont une extension des conversations en tête-à-tête pour impliquer d'autres collègues. Ici, tous les membres du groupe Teams peuvent partager des messages, des GIF, des emojis, des autocollants et même organiser des réunions.

Cependant, si vous avez besoin d'aller un peu plus loin dans la collaboration, vous pouvez tout organiser dans les canaux Teams. Deux fonctionnalités importantes distinguent les canaux Teams des discussions de groupe :

Fils de discussion : les conversations dans les discussions de groupe peuvent devenir désordonnées et perdre de leur substance au fil du temps. Cependant, dans les canaux, les membres de l'équipe peuvent suivre les messages dans le contexte dans lequel ils sont publiés.

Cela est possible grâce aux fils de discussion qui condensent les conversations en un seul bloc de discussion. Vous pouvez voir toutes les réponses et vous pouvez @ mentionner quelqu'un sous le fil de réponse.

2. Fichiers : contrairement aux discussions de groupe habituelles, les canaux ont un onglet de fichiers. C'est idéal pour la collaboration de documents et chaque fichier que vous téléchargez est également synchronisé avec SharePoint.

5 – Avantages des fils de messages

L'un des plus grands avantages de l'utilisation des canaux sur les discussions de groupe est que vous avez accès aux fils de discussion.

Tout est question de facilité de collaboration, n'est-ce pas ?

Après tout, c'est pourquoi un bon plan d'adoption et l'élimination de la surcharge de notifications sont en tête de notre agenda.

Mais même pendant que vous travaillez, les fils de discussion sont également un excellent outil pour optimiser l'expérience de l'utilisateur final de Microsoft Teams.

Les fils de discussion donnent le contexte de votre message, montrant à qui vous parlez. 

Les avantages de haut niveau comprennent :

• Les fils de discussion préservent le contexte significatif et organisent les conversations.
• Un fil encourage une discussion ouverte sur des sujets, sans distraire les autres.
• Les fils de discussion vous donnent un moyen d'obtenir plus de clarté, sans démarrer un nouveau DM.
• Vos fils de discussion facilitent le suivi des informations en examinant des conversations spécifiques.
• Les threads gardent les canaux d'annonce à l'écart de tout encombrement supplémentaire.
• Les fils sont collants. Lorsque vous partagez un message, les réponses par fil sont également partagées.

Plus précisément, avec les fils de discussion, vous obtenez une asynchronisme dans votre messagerie Teams.

Cela signifie que les messages du canal n'ont pas besoin d'être synchronisés – vous n'avez pas besoin de répondre à tous les messages en temps réel.

Même si vos notifications sont complètement désactivées, vous pouvez revenir à un fil de conversation pour voir les nouvelles mises à jour. Dans une discussion de groupe, vous craignez normalement de perdre la trace de ce qui se passe lorsque vous n'êtes pas dans le groupe.

Cela signifie que vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur d'autres choses et que vous serez toujours au courant.

6 – Ce que vous pouvez faire avec l'application mobile Teams

De nombreuses personnes utiliseront Teams en déplacement. Plutôt que d'avoir à sortir leur ordinateur portable chaque fois qu'ils ont besoin de discuter avec quelqu'un au bureau ou à la maison, ils peuvent utiliser l'application mobile Teams à la place.

Certains  de vos utilisateurs peuvent finir par utiliser l'application mobile, car ils préfèrent l'expérience de fil de discussion dans l'interface utilisateur mobile.

Voici quelques autres fonctionnalités intéressantes de l'application mobile Teams :

Gestes de balayage rapide : supprimez les notifications de votre flux d'activité lorsque vous marquez des messages comme lus ou non lus d'un simple glissement de doigt.

Heures et jours calmes : notez les heures et les jours spécifiques où vous prendrez la prise de force. Cela désactivera les notifications pour vous pendant ces périodes.

Cliquez sur votre profil, puis sur Notifications. Sous le segment Notifications bloquées, cliquez sur Pendant le temps calme.

Ici, vous aurez la possibilité d'activer et de désactiver les heures calmes et les jours calmes, ainsi que de personnaliser vous-même d'autres paramètres.

Objectif de bureau intégré : la facilité de prendre des photos est déjà une fonctionnalité intéressante.

However, Office Lens is integrated into the Teams mobile app so that when you capture a whiteboard or document, it automatically recognizes it.

Whatever medium it is, Office Lens will automatically optimize the picture, which you can with text or drawings.

Reorder the bottom bar: You can increase accessibility to your most visited tabs on teams by reordering the navigation bar.

Click the three dots icon below and you’ll see the option to drag the Edit Navigation window into full display. You can then reorder the tabs to better meet your preferences.

Easy mobile to laptop transition: Switch your conference calls and notifications between your laptop and mobile device in real time.

If you need to be on the move, but you’re on a conference call, you can switch to your mobile device, without interrupting the meeting.

You can also set notifications for your mobile device to shut off once you log in to Teams on your desktop, which decreases notification overload.

7 – Message interoperability

When you only talk to people in Teams, there’s no need for another app. 

But what happens when you work with a contractor who uses Slack? Or a client who insists on using Webex?

The most common scenario? You download their app to keep them happy.

But what does that mean for you? Constant switching between apps to manage your external contacts.

Message interoperability is the process of joining these apps together so you can send a message from Microsoft Teams to your external contact on either Slack or Webex.

Interoperability improves internal communications and enables genuine intercompany collaboration.

If your team works with people who use collaboration software that is different from yours, interoperability will save you the headache of having to manage each separate platform, including notifications and integrations.

You simply communicate with them, without leaving where you are. This frees up time that you would’ve wasted managing other platforms.

More focus means better communication and better productivity for your team.

Interoperability between today’s most popular collaboration platforms is easy with Mio. If Mio is installed on your Teams tenant, you can message any member of your team and enjoy the features and integrations you’re already used to.

Install Mio on Microsoft Teams

Mio is simple to set up:

• Sync all the chat apps your teams use by creating a Mio Hub
• Team members in your Mio Hub can immediately chat in DMs or groups with members on other platforms
• File sharing, threaded messages, reactions, and the ability to edit and delete messages are all supported
• New channels or spaces an employee is invited to will be synced in the primary chat platform they prefer to use.

To find out more about Mio’s chat platform interoperability, visit m.io.

8- Video interoperability

Video calls between team members are just as essential as messaging in team collaboration. 

But like messaging platforms, you’ll often find clients or even other departments who aren’t using the same video platform as you.

This means finding solutions for meetings when people are using Webex, Zoom, Skype, and all the other video platforms out there.

Enter Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Accéder à l'analyse et aux enregistrements des appels : en cliquant sur le bouton … Plus d'options sur Teams, vous pourrez enregistrer une réunion, qui pourra être envoyée directement dans votre boîte de réception une fois la discussion terminée. Microsoft propose également une gamme d'analyses pour vous aider à résoudre les problèmes potentiels liés à vos réunions.

11- Utiliser des événements en direct

Les événements en direct sont une fonctionnalité spécifique au sein de Teams pour….événements en direct ! Les événements en direct sont similaires aux réunions, cependant, ils vous permettent de les diffuser à un public en ligne en dehors des membres de votre équipe et en temps réel.

En plus de Microsoft Teams, vous pouvez également héberger des événements en direct avec Stream et Yammer.

Ces types d'événements en direct ont le potentiel de remplacer les fonctionnalités des diffusions de réunion Skype, que vous connaissez peut-être.

Ils impliquent des communications un-à-plusieurs entre l'hôte et le public. La participation du public implique la visualisation, l'interaction via des questions-réponses modérées ou une conversation Yammer, et la visualisation d'événements enregistrés.

Si vous organisez ou produisez, vous aurez besoin de certaines licences Microsoft. Cependant, assister à un événement en direct et télécharger les enregistrements ne nécessite pas de licence.

Mise en place d'une politique d'événements en direct

Les stratégies d'événements en direct aident à gérer les fonctionnalités accessibles dans un événement en direct. Voici comment configurer Teams pour des événements en direct :

• À partir de votre centre d'administration Teams, suivez ce répertoire, réunions > stratégies d'événements en direct.
• Vous avez ensuite deux options :

Modifiez la stratégie par défaut en cliquant sur Global (par défaut à l'échelle de l'organisation).

Créez une politique d'événement en direct personnalisée en sélectionnant Ajouter, puis en cliquant sur Modifier. 

Voici les paramètres que vous pouvez modifier pour répondre aux besoins de votre organisation. Vous pouvez désormais définir vos préférences pour la programmation, les enregistrements et les transcriptions pour les participants.

12 – Diffusion des équipes Microsoft

Les diffusions d'événements en direct doivent être de la plus haute qualité pour les participants, ce qui est l'aspect le plus critique de cette fonctionnalité Teams.

Les diffusions d'événements en direct sont propagées par les éléments suivants :

• Azure Media Services : Azure Media Services est responsable de l'accessibilité, de la distribution et de l'évolutivité sécurisées et améliorées de vos services de streaming à votre public local et mondial.
• Réseau de diffusion de contenu Azure (CDN) : Azure CDN restitue votre contenu aux téléspectateurs une fois qu'il est mis en ligne. Avec Azure CDN, vos flux de haute qualité sont diffusés à un public mondial sans mise en mémoire tampon.
• Réseau de diffusion de contenu d'entreprise (eCDN) : cet outil diffuse votre contenu vidéo depuis Internet dans toute votre entreprise, tout en maintenant les performances du réseau. Certains partenaires eCDN certifiés pour la diffusion d'événements en direct sur Microsoft Teams, Stream et Yammer incluent Hive, Kollective, Ramp et Riverbed.

13 – Comment utiliser le flou d'arrière-plan Teams

Lors de tout type de réunion d'équipe, vous pouvez travailler dans un endroit que vous ne voulez pas montrer au monde.

Une solution consiste à utiliser l'option de flou d'arrière-plan dans Teams.

Pour cela, il suffit de :

• Cliquez sur l'écran de vos paramètres audio et vidéo lorsque vous rejoignez une réunion
• Choisissez les points de suspension "..." pour plus d'options
• Appuyez sur Flou mon arrière-plan.

Si vous n'êtes pas fan d'un arrière-plan flou, vous pouvez opter pour un remplacement complet de l'arrière-plan.

14 – Utiliser un arrière-plan virtuel Teams

Si vous recherchez quelque chose d'un peu plus excitant qu'un flou, vous pouvez personnaliser votre vidéo avec des arrière-plans virtuels.

Microsoft a introduit les arrière-plans virtuels pour les équipes en avril 2020, afin que les utilisateurs puissent remplacer leur véritable arrière-plan de réunion par un « bureau à domicile frais et lumineux ».

Pour rechercher des arrière-plans virtuels :

• Lancez un chat vidéo et appuyez sur les points de suspension "..."
• Cliquez sur Afficher les effets d'arrière-plan.

• Cela fera apparaître une barre latérale avec des options d'arrière-plan alternatives.
• Sélectionnez votre choix.

Pour quelque chose de plus avancé et pour vous démarquer devant votre patron, vos collègues ou vos clients, vous pouvez opter pour un background tiers.

Pour télécharger une sélection d'arrière-plans Microsoft Teams premium, choisissez parmi 300 images de haute qualité ici.

15 – Comment ajouter des intégrations dans Teams

Microsoft Teams compte plus de 600 applications répertoriées dans son App Store, qui incluent des intégrations en tant que bots, connecteurs et outils de messagerie.

L'App Store est techniquement la première intégration puisque vous pouvez accéder directement aux autres intégrations facilement depuis l'application Teams.

Vous pouvez ajouter une intégration via différents terminaux de l'application :

• Depuis la barre latérale : sur le côté gauche de l'écran se trouve la barre latérale et en bas se trouve l'icône Ajouter.

Une fois que vous avez cliqué dessus, vous verrez l'option Ajouter l'application.

• Ajouter des applications à un onglet : cliquez sur le + dans une discussion, un groupe ou un canal pour ajouter une application à vos onglets. 

Sélectionnez l'application souhaitée dans la fenêtre des applications.

Chaque application peut avoir différentes étapes suivantes en fonction de l'endroit où vous souhaitez utiliser l'application (dans les messages, les canaux, les réunions, etc.)

Cet exemple montre à quel point l'intégration peut faciliter la collaboration sur Microsoft Teams.

Cependant, ajouter 600 intégrations revient à annuler tout le bon travail que nous avons fait jusqu'à présent pour améliorer votre expérience utilisateur sur Teams.

Au lieu de cela, sélectionnez parmi notre sélection des meilleures intégrations Microsoft Teams qui peuvent améliorer l'expérience de l'utilisateur final de Microsoft Teams.