Ecco i nostri 5 migliori consigli per configurare Microsoft Teams

Oltre ad aggiungere utenti, un amministratore IT può fare molte cose durante la configurazione di Teams. Ecco uno sguardo ad alcune delle nostre scelte migliori.

Controlla i ruoli dei membri del team rispetto al proprietario del team

Crea un criterio personalizzato in Teams

Controlla le impostazioni dei messaggi

Gestisci i tuoi utenti e modifica altri criteri

Modifica le funzionalità di accesso degli ospiti

In qualità di amministratore IT o proprietario di una piccola impresa o organizzazione, se sei appena entrato a far parte di Microsoft Teams, potresti chiederti come funziona il servizio. In precedenza abbiamo trattato i trucchi e i suggerimenti generali di Teams e abbiamo anche esaminato l'interfaccia utente , ma cosa succede se stai solo iniziando a configurare le cose?

Oltre ad aggiungere utenti, un amministratore IT può fare molte cose durante la configurazione di Teams. Questi passaggi sono essenziali per garantire un'esperienza Teams di qualità per tutti i tuoi dipendenti e utenti. Ecco uno sguardo ad alcune delle nostre scelte migliori.

Suggerimento 1: verifica i ruoli dei membri del team e del proprietario del team

Quando crei un team in Microsoft Teams per consentire ai tuoi dipendenti o utenti di chattare e interagire, assicurati di controllare i ruoli dei membri del team o del proprietario del team . Dovrai assicurarti che tutti tranne te stesso (in quanto proprietario del team) siano impostati su un membro del team per un canale specifico.

I membri del team non possono modificare il nome o la descrizione del team, non possono eliminare il team, non possono eliminare il canale privato o aggiungere membri. I proprietari del team, nel frattempo, gestiscono gli elementi per il team. Sono liberi di aggiungere e rimuovere ospiti, modificare le impostazioni e gestire alcune delle attività amministrative di cui discutiamo qui. Ciò potrebbe includere l'archiviazione di un team, il rinnovo di un team, l'utilizzo di GIF, l'aggiunta di ospiti, la modifica dell'immagine del team, l'impostazione delle autorizzazioni del team per canali, schede e connettori e altro ancora.

Puoi vedere tutte queste impostazioni per te stesso andando all'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams , facendo clic su Team, Gestisci team e quindi facendo clic sul nome del team. È quindi possibile modificare i ruoli facendo clic sul nome del ruolo nella colonna Ruolo e modificandolo in base all'utente come ritieni opportuno.

Suggerimento 2: crea un criterio personalizzato in Teams

Una volta creato un team e aggiunti gli utenti a Microsoft Teams, dovrai assicurarti di personalizzare i criteri di Teams . Ciò ti consente di assumere il controllo di ciò che i tuoi utenti di Teams possono e non possono fare in attività specifiche come la creazione di canali privati. È possibile modificare i criteri accedendo all'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams, facendo clic sulla seconda icona dall'alto per Teams e quindi facendo clic su Criteri di Teams

Per impostazione predefinita, vedrai un criterio noto come Globale (impostazione predefinita a livello di organizzazione). Questo criterio si applica a tutti gli utenti. Tuttavia, puoi creare una nuova policy specifica per l'utente facendo clic su Aggiungi in alto e quindi immettendo un nome di policy. Sei quindi libero di scegliere alcune impostazioni, che consentiranno agli utenti di scoprire team privati ​​nei risultati di ricerca o di creare canali privati. Al termine, fai clic su Salva. È quindi possibile aggiungere utenti alla politica personalizzata evidenziando la politica, facendo clic su Gestisci utenti. Potrebbero essere necessarie 24 ore prima che la modifica abbia effetto.

Suggerimento 3: controlla le impostazioni dei messaggi

Microsoft Teams ha un sacco di cose divertenti come la possibilità di creare GIF e adesivi personalizzati. Tuttavia, potresti voler disattivare alcuni di essi. In qualità di amministratore, hai tutti i diritti su questo visitando l'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams e facendo clic sulla scheda Criteri di messaggistica. Sarà il settimo dall'alto se guardi la barra laterale e avrà l'aspetto di una bolla di chat.

Una volta lì, puoi creare o modificare i criteri di messaggistica. Tieni presente che Global (impostazione predefinita a livello di organizzazione) è l'impostazione predefinita e si applica a tutti gli utenti di Teams. C'è un po' di bianco qui che puoi cambiare, incluse alcune delle cose che abbiamo elencato di seguito.

• I proprietari possono eliminare i messaggi inviati
• Elimina i messaggi inviati
• Modifica i messaggi inviati
• Ricevute di lettura (controllate dall'utente o attivate o disattivate per tutti)
• Attivare/disattivare le chat private
• Utilizzo di Giphys nelle conversazioni
• Utilizzo dei meme nelle conversazioni
• Utilizzo degli adesivi nelle conversazioni
• Anteprime URL
• Traduci messaggi
• Lettore immersivo
• Messaggi vocali

Se sei avventuroso, puoi creare una politica di messaggistica personalizzata e attivare o disattivare queste funzionalità e implementarle su base individuale. Basta creare un nuovo criterio di messaggistica facendo clic su + Aggiungi e quindi modificare le impostazioni per l'utente o il gruppo di utenti. Una volta fatto, puoi fare clic sul nome del criterio e assegnargli gli utenti facendo clic su Gestisci utenti. Puoi quindi cercare il nome utente e fare clic su Aggiungi. Al termine, puoi fare clic su Salva.

Suggerimento 4: gestisci i tuoi utenti e modifica altri criteri

Nella dashboard di amministrazione di Teams ci sono anche diverse impostazioni e criteri che puoi modificare. Queste vanno da politiche di riunioni , le impostazioni di eventi dal vivo , le impostazioni di chiamata, e altro ancora. Puoi giocare con questi come meglio credi e cambiarli. Sarà possibile accedere ai criteri della riunione facendo clic sulla sezione del calendario della barra laterale. È possibile accedere alle impostazioni delle app facendo clic sull'icona con i quattro quadrati, sotto l'icona della chat. È possibile accedere ai criteri di chiamata facendo clic sull'icona del telefono. Abbiamo incorporato collegamenti da Microsoft su queste politiche sopra.

Se hai modificato le impostazioni come abbiamo elencato sopra, sarai in grado di configurare e modificare gli utenti in base ai criteri come ritieni opportuno. Puoi farlo facendo clic sulla scheda Utenti nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams. È la quinta icona dall'alto, a forma di logo di Teams. È quindi possibile fare clic sul segno di spunta accanto al nome utente nell'elenco, seguito da Modifica impostazioni. Sentiti libero di disattivare l'utente dall'impostazione globale e di modificare i criteri personalizzati che hai creato come meglio credi qui.

Suggerimento 5: modifica le funzionalità di accesso degli ospiti

Teams ha una funzionalità nota come accesso ospite, che consente alle persone esterne alla tua organizzazione di accedere ai tuoi team e ai tuoi canali se invii loro un invito. Questa funzione può essere attivata o disattivata a piacimento. Puoi anche configurare le funzionalità a cui gli ospiti hanno accesso. Sono disponibili interruttori per chiamate private, riunioni, messaggi, utilizzo di GIF e altro. Sarai in grado di trovarli andando all'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams, facendo clic sull'ingranaggio delle impostazioni nella parte inferiore dello schermo e quindi facendo clic su Accesso ospite. 

Dai un'occhiata al nostro hub Teams per ulteriori informazioni

Queste sono solo le nostre prime cinque scelte per la gestione e la configurazione di Microsoft Teams. Se stai cercando di condividere articoli con i tuoi utenti di Teams, ti abbiamo coperto. Abbiamo esaminato una varietà di argomenti, dai  suggerimenti per le videoconferenze , ai comandi di chat , alla partecipazione alle riunioni e molto altro ancora. Vai al nostro hub di Teams per tutto ciò che devi sapere e tieniti sintonizzato su CloudO3 mentre continuiamo ad approfondire Microsoft Teams.