Excel でデータをフィルター処理する方法

最近、 Excel で集計関数を使用して大量のデータを簡単に集計する方法に関する記事を書きましたが、その記事ではワークシート上のすべてのデータが考慮されていました。データのサブセットのみを見て、データのサブセットを要約したい場合はどうすればよいでしょうか?

Excel では、フィルターに一致しない行を非表示にする列にフィルターを作成できます。さらに、Excel の特別な関数を使用して、フィルター処理されたデータのみを使用してデータを集計することもできます。

目次

• Excel で簡単なフィルターを作成する
• Excel で高度なフィルターを作成する
• フィルタリングされたデータの要約

この記事では、Excel でフィルターを作成する手順と、組み込み関数を使用してフィルター処理されたデータを集計する手順について説明します。

Excel で簡単なフィルターを作成する

Excel では、単純なフィルターと複雑なフィルターを作成できます。簡単なフィルターから始めましょう。フィルタを使用するときは、ラベルに使用する 1 行を常に上部に配置する必要があります。この行は必須ではありませんが、フィルターの操作が少し簡単になります。

上に、いくつかの偽のデータがあり、 City列にフィルターを作成したいと考えています。Excelでは、これは非常に簡単です。先に進み、リボンの[データ]タブをクリックしてから、 [フィルター]ボタンをクリックします。シート上のデータを選択したり、最初の行をクリックしたりする必要はありません。

[フィルター] をクリックすると、最初の行の各列の右端に小さなドロップダウン ボタンが自動的に追加されます。

次に、City 列のドロップダウン矢印をクリックします。以下で説明するいくつかの異なるオプションが表示されます。

上部では、City 列の値ですべての行をすばやく並べ替えることができます。データを並べ替えると、City 列の値だけでなく、行全体が移動することに注意してください。これにより、データは以前と同じようにそのまま維持されます。

また、ID という名前の列を一番前に追加し、1 からワークシートの行数まで番号を付けることをお勧めします。このようにして、ID 列でいつでも並べ替えて、データを元の順序に戻すことができます (それが重要な場合)。

ご覧のとおり、スプレッドシートのすべてのデータは、City 列の値に基づいて並べ替えられています。これまでのところ、非表示になっている行はありません。次に、フィルター ダイアログの下部にあるチェックボックスを見てみましょう。この例では、City 列に一意の値が 3 つしかなく、それらの 3 つがリストに表示されます。

先に進み、2 つの都市のチェックを外し、1 つの都市をチェックしたままにしました。現在、表示されているデータは 8 行のみで、残りは非表示になっています。左端の行番号を確認すると、フィルタリングされたデータを見ていることが簡単にわかります。非表示の行数に応じて、余分な水平線がいくつか表示され、数字の色が青になります。

ここで、結果の数をさらに減らすために、2 番目の列をフィルター処理したいとします。列 C には、各ファミリーのメンバーの総数があり、2 人以上のメンバーがいるファミリーの結果のみを表示したいと考えています。

列 C のドロップダウン矢印をクリックすると、列の一意の値ごとに同じチェックボックスが表示されます。ただし、この場合は、 Number Filtersをクリックしてから、 Greater Thanをクリックします。ご覧のとおり、他にもたくさんのオプションがあります。

新しいダイアログがポップアップし、ここでフィルターの値を入力できます。AND または OR 関数を使用して複数の条件を追加することもできます。たとえば、値が 2 より大きく 5 に等しくない行が必要であると言えます。

これで、データは 5 行になりました。ニューオーリンズ出身で、メンバーが 3 人以上の家族のみです。簡単ですか？ドロップダウンをクリックし、[「列名」からフィルターをクリア]リンクをクリックすると、列のフィルターを簡単にクリアできることに注意してください。

以上で、Excel の単純なフィルターについて説明します。それらは非常に使いやすく、結果は非常に簡単です。次に、 [高度なフィルター] ダイアログを使用して複雑なフィルターを見てみましょう。

Excel で高度なフィルターを作成する

より高度なフィルターを作成する場合は、 [高度なフィルター] ダイアログを使用する必要があります。たとえば、ニューオーリンズに住む 2 人以上の家族を持つすべての家族、またはクラークスビルに住む 3 人以上の家族を持つすべての家族、および末尾が.EDU の電子メール アドレスを持つ家族のみを表示したいとします。これは単純なフィルターではできません。

これを行うには、Excel シートを少し異なる方法でセットアップする必要があります。次に示すように、データ セットの上に数行挿入し、見出しラベルを最初の行に正確にコピーします。

高度なフィルタの仕組みは次のとおりです。最初に上部の列に条件を入力し、[データ]タブの[並べ替えとフィルター]の下にある[詳細設定]ボタンをクリックする必要があります。

では、これらのセルには正確に何を入力できるのでしょうか? では、例から始めましょう。ニューオーリンズまたはクラークスビルのデータのみを表示したいので、それらをセル E2 と E3 に入力しましょう。

異なる行に値を入力すると、OR を意味します。ここで、メンバーが 2 人を超えるニューオーリンズの家族と、メンバーが 3 人を超えるクラークスビルの家族が必要です。これを行うには、 C2 に>2を入力し、 C3 に>3 を入力します。

>2 と New Orleans は同じ行にあるため、AND 演算子になります。上記の 3 行目も同様です。最後に、電子メール アドレスの末尾が .EDU の家族のみが必要です。これを行うには、*.eduをD2 と D3 の両方に入力します。* 記号は、任意の数の文字を意味します。

これを行ったら、データセット内の任意の場所をクリックし、[詳細設定]ボタンをクリックします。List Rangeフィールドは、[Advanced] ボタンをクリックする前にクリックしたため、データセットを自動的に把握します。Criteria rangeボタンの右側にある小さいボタンをクリックします。

A1 から E3 までのすべてを選択し、同じボタンをもう一度クリックして [高度なフィルター] ダイアログに戻ります。[OK] をクリックすると、データがフィルタリングされます。

ご覧のとおり、これらの条件すべてに一致する結果は 3 つしかありません。これが機能するには、基準範囲のラベルがデータセットのラベルと正確に一致する必要があることに注意してください。

この方法を使用して、より複雑なクエリを作成できることは明らかなので、試してみて、目的の結果を取得してください。最後に、フィルタリングされたデータに合計関数を適用する方法について説明します。

フィルタリングされたデータの要約

ここで、フィルタリングされたデータで家族の数を合計したいとしましょう。どうすればそれを行うことができるでしょうか? では、リボンの[クリア]ボタンをクリックしてフィルターをクリアしましょう。心配する必要はありません。高度なフィルターを再度適用するには、[高度な設定] ボタンをクリックしてもう一度 [OK] をクリックするだけです。

データセットの一番下に、 Totalというセルを追加してから、sum 関数を追加して家族のメンバー全員を合計します。私の例では、=SUM(C7:C31)と入力しました。

すべての家族を見ると、合計 78 人のメンバーがいます。次に、高度なフィルターを再適用して、何が起こるか見てみましょう。

おっと！正しい数 11 を表示する代わりに、合計が 78 であることが表示されます! 何故ですか？SUM 関数は非表示の行を無視しないので、まだすべての行を使用して計算を行っています。幸いなことに、非表示の行を無視するために使用できる関数がいくつかあります。

最初はSUBTOTALです。これらの特別な関数を使用する前に、フィルターをクリアして関数を入力する必要があります。

フィルターがクリアされたら、先に進んで=SUBTOTAL(と入力すると、ドロップダウン ボックスが表示され、多数のオプションが表示されます。この関数を使用して、最初に数値を使用して使用する合計関数のタイプを選択します。

この例では、 SUMを使用したいので、数字の 9 を入力するか、ドロップダウンからクリックします。次に、コンマを入力してセル範囲を選択します。

Enter キーを押すと、値 78 が以前と同じであることがわかります。ただし、ここでフィルターを再度適用すると、11 が表示されます。

優秀な！それがまさに私たちが望んでいることです。フィルタを調整すると、現在表示されている行のみが常に値に反映されます。

SUBTOTAL 関数とほとんど同じように機能する 2 つ目の関数はAGGREGATEです。唯一の違いは、非表示の行を無視することを指定する必要がある別のパラメーターが AGGREGATE 関数にあることです。

最初のパラメーターは使用する合計関数で、SUBTOTAL と同様に、9 は SUM 関数を表します。2 番目のオプションは、非表示の行を無視するために 5 を入力する必要がある場所です。最後のパラメーターは同じで、セルの範囲です。

また、要約関数に関する私の記事を読んで、AGGREGATE 関数や、MODE、MEDIAN、AVERAGE などの他の関数の使用方法を より詳しく学ぶこともできます。

この記事が、Excel でフィルターを作成して使用するための良い出発点になることを願っています。ご不明な点がございましたら、お気軽にコメントを投稿してください。楽しみ！