Excel の自動回復および自動バックアップ機能の使用方法

ドキュメントを適切に保存しなかったために、誰かが作業していた重要なものを失うことは、常に恐ろしい悲劇です。これは、Excel や Word のユーザーが思っているよりも頻繁に発生します。

幸いなことに、Microsoft は、クラッシュ、停電、偶発的な削除などによってデータが失われる可能性を減らすのに役立つ多くの機能を、最後の 2 つのバージョンに追加しました。自動バックアップと呼ばれます。

この記事では、データをできるだけ安全に保つために両方のオプションを構成する方法について説明します。また、最新バージョンの Office では、ドキュメントを OneDrive に直接保存できることにも言及したいと思います。これは、ハードドライブに障害が発生した場合でも作業にアクセスできるため、検討するのに適したオプションです。

Excel 自動回復

自動回復機能はデフォルトでオンになっており、基本的に、設定された時間間隔の後にドキュメントを一時的な場所に自動的に保存します。AutoRecover 設定を表示するには、[ファイル]、[オプション]の順にクリックします。

左側のメニューで [保存]をクリックすると、 [ワークブックの保存] の下に [自動回復] オプションが表示されます。

既定では、自動回復情報は 10 分ごとに保存されます。間隔に加えて、データを保存する前に Excel を 30 秒間アイドル状態にする必要があります。また、自動保存された情報は、ここにリストされているAutoRecover ファイルの場所に保存されます。それで、それはどのように機能しますか？基本的に、以下のようなワークシー��があり、それを保存したとしましょう。

ここで、次のデータを Excel スプレッドシートに追加し、ドキュメントを保存せずに約 10 分間待機するとします。AutoRecover の間隔は 10 分に設定されているため、データが保存されるまで少なくともその時間は待機する必要があります。

私の場合、タスクマネージャーを開いて Excel プロセスを強制終了することで、Excel のクラッシュをシミュレートしました。その後、Excel を再度開くと、すぐにShow Recovered Filesというオプションが表示されました。

それをクリックすると、復元できる Excel ファイルのリストが表示されます。私の場合、A1 と A2 だけのデータを含む元のファイルと、ディスクに保存していないデータを含む AutoRecovered ファイルがありました。

リスト内の項目のいずれかをクリックすると、その特定のファイルのデータを表示する Excel の別のインスタンスが開きます。全体として、これはすべての作業を保存していない場合に非常に便利な機能ですが、Excel が予期せず終了します。

この機能の主な欠点は、自動回復データがファイルと同じハードドライブに保存されるため、ハードドライブに問題が発生した場合、すべてが失われてしまうことです。上記の設定で場所を別のハードドライブやネットワークの場所に変更することもできます。これを強くお勧めします。

次の状況では、AutoRecover 情報も Excel によって自動的に削除されることに注意してください。

ファイルを手動で保存するか、[ファイル] - [名前を付けて保存] を使用して保存します。
ファイルを閉じるか、Excel を終了します (ファイルを保存するかどうかに関係なく)。
自動バックアップを完全にオフにするか、ブックのみをオフにする

したがって、基本的に、ファイルを保存するたびに、自動回復データが削除されます。さらに、手動で Excel を終了し、データを保存しないことを選択すると、自動回復データが削除されます。この機能を使用するときは、その点に注意してください。Excel を頻繁に使用している場合は、自動回復の間隔を 10 分ではなく 2 ～ 3 分に設定することをお勧めします。

自動バックアップ

多くの人が実際に知らないもう1つの機能は、自動バックアップです。これを使用するには、まずファイルを保存して[保存]ダイアログボックスを表示する必要があります。保存済みの Excel ドキュメントがある場合は、[ファイル]、[名前を付けて保存] の順に移動し、場所を選択します。これを行うと、[名前を付けて保存]ダイアログが表示されます。

ダイアログで、[保存]ボタンの左側にある[ツール]ボタンをクリックします。いくつかのオプションが表示されます。そのうちの 1 つはGeneral Optionsです。それをクリックすると、小さなウィンドウが表示され、さらにいくつかのオプションが表示されます。

先に進み、[常にバックアップを作成する]ボックスをオンにします。[OK] をクリックすると、ファイルを保存すると、拡張子が .XLK の Excel バックアップファイルも作成されます。これを初めて行う場合、ファイルはまったく同じになることに注意してください。元のファイルを編集して再度保存しても、バックアップファイルは元のデータのままです。ただし、3 回目に保存すると、バックアップファイルは 2 回目の保存までの情報で更新されます。

基本的に、バックアップファイルは常に現在のバージョンの 1 つ後ろのバージョンです。したがって、多数の変更を加えてファイルを保存した後で、それらの変更を加えていないバージョンに戻したい場合は、バックアップファイルを開くだけで済みます。

ファイルは元のファイルと同じ場所に保存され、それを変更する方法はないようです。この機能によってドキュメントの安全性が大幅に向上するわけではありませんが、特定の状況では有効です。

Excel でこれらのバックアップおよび復元機能を有効にすると、重要なデータの損失を防ぐことができます。コンピューターに壊滅的な障害が発生した場合に備えて、追加のセーフティネットとしてクラウドストレージ (OneDrive など) を使用することは、常に適切なオプションです。ご不明な点がございましたら、お気軽にコメントしてください。楽しみ！