Excel でドロップダウン リストを作成する方法

Excel でドロップダウン リストを使用すると、スプレッドシートにデータを入力するのにかかる時間を大幅に短縮できます。ありがたいことに、Excel でドロップダウン リストを作成するのは非常に簡単です。 

これを行うには、単純なものから高度なものまで、いくつかの方法があります。この記事では、その方法をすべて学びます。

Excel でドロップダウン リストを作成する: 簡単な方法

Excel でドロップダウン リストを作成する最も簡単な方法は、リストを手動で入力することです。これは、ドロップダウン リストが 1 つのセルにのみ必要で、頻繁に更新する必要がない場合に最適です。

たとえば、いくつかのフィールドに記入してもらいたいファイルを人々に送信していて、1 つのフィールドに単純な選択肢のリストがある場合、この方法は理想的です。

簡単な方法でドロップダウン リストを作成するには:

1. リストを作成するセルを選択します。

2.メニューから[データ]を選択し、リボンの[データ検証]を選択します。

3. これにより、データ検証ウィンドウが開きます。[許可]の下のドロップダウン リストを選択し、[リスト]を選択します。

4. これにより、リストに必要な項目を手動で入力できます。各項目をコンマで区切ってSourceフィールドに入力するだけです。

5. OKを選択します。選択したセルの横にドロップダウン矢印があることがわかります。この矢印を選択すると、入力したすべての項目がこのリストに含まれていることがわかります。

これは、Excel でドロップダウン リストを作成する最速の方法ですが、維持するのも最も困難です。リストを変更するには、検証設定に戻り、ソース フィールドを更新する必要があります。 

Excel でこの種のドロップダウン リストを多数作成すると、これらの変更に多くの作業が必要になる場合があります。このため、このメソッドは、単一のセルと、変更する予定のないリストに対してのみ使用することが重要です。 

Excel でドロップダウン リストを作成する: 範囲を使用する

より柔軟なソリューションが必要な場合は、Excel の 他のセルの範囲からリストの項目を取得できます。

これをする：

1. まず、リストに必要なすべてのアイテムをセルの任意の列にリストします。これらは、現在のスプレッドシートまたは他のシートに入力できます。

2. 上記のプロセスを繰り返してセルを選択し、データ検証ウィンドウを起動します。Allow フィールドをListに設定します。今回は、[ソース] フィールドに何かを入力する代わりに、このフィールドの右側にある上矢印アイコンを選択します。これは、リスト アイテムを取得するフィールドを選択できる範囲選択オプションです。

3. [データ検証] ウィンドウが折りたたまれ、シート全体が表示されます。含めるリスト項目をすべて含むセル範囲全体にマウス ポインタをドラッグします。これが完了したら、選択フィールドの右側にある下矢印アイコンを選択します。これにより、データ検証ウィンドウが再び展開されます。

4. 選択した範囲が [ソース] フィールドに表示されます。これらの設定を受け入れるには、 [OK]を選択するだけです。 

5. ドロップダウン リストとして構成したセルの右側にあるドロップダウン矢印を選択すると、選択した範囲に含まれるすべての項目が表示されます。

このアプローチの優れた点は、範囲内の任意のセルを変更するだけで、そのリスト内の任意の項目を変更できることです。そこに変更を加えると、この範囲をソースとして選択した場所で作成したすべてのドロップダウン リストが更新されます。

この方法は、同じリスト項目を使用して多数のセルをドロップダウンにフォーマットする場合に最適です。単一の範囲の内容で、それらすべてのリストの項目を制御できます。その数は関係ありません。

リストにアイテムを追加する

範囲内のアイテムを変更してリストを更新するだけでなく、新しいアイテムを追加することもできます。範囲の選択は、選択した最初と最後のセルによって制限されるため、範囲の最後に項目を追加することはできません。

代わりに、範囲の中間のどこかに新しいエントリを挿入する必要があります。Excel は、データ検証設定の範囲選択を動的に更新して、1 セル分増やした新しい範囲を含めます。

これをする：

1. ソース範囲の任意のセルを右クリックし、ドロップダウン メニューから[挿入]を選択します。

2. 小さな選択ウィンドウで、[セルを下に移動]を選択し、[OK]を選択します。これにより、範囲内のすべてのセルが 1 つ下に移動し、選択した場所に空白のセルが挿入されます。

3. 作成した空のセルに、追加する新しい項目を入力します。

ここで、作成したドロップダウン リスト セルの右側にある下矢印アイコンを選択すると、範囲に追加したばかりの新しい項目が表示されます。

これはドロップダウン リストに新しいアイテムを追加する簡単な方法ですが、いくつかの追加手順が必要です。範囲の最後に新しいアイテムを追加するだけの簡単なことではありません。 

それを行いたい場合は、データ検証の構成方法を範囲に変更するだけです。これを行う方法については、次のセクションで学習できます。

リストにアイテムを動的に追加する

設定した範囲の最後に新しいアイテムを入力するだけでドロップダウン リストにアイテムを追加する便利な方法として、OFFSET 関数を使用する必要があります。

ドロップダウン リスト セルを選択した状態で、メニューから[データ]を選択し、リボンから[データ検証] を選択します。

[Data Validation] ウィンドウで、[Source] を次のように変更します。

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

式の$E$1と$E:$Eを変更して、アイテムのリストを入力した列の文字を使用します。[OK] を選択して、この新しいデータ検証構成を確認します。

式の仕組みは次のとおりです。

• OFFSET 関数の 0 引数は、列または行にオフセットを適用しないように指示します。
• COUNTA 関数の出力は、OFFSET 関数に範囲の高さを伝えます。
• COUNTA 関数は、範囲を含む列で空でないセルの数をカウントします。

これで、その列に新しい値を追加するたびに、OFFSET 関数の高さパラメーターが 1 ずつ増加し、OFFSET 関数は新しいエントリを含むように更新された範囲全体を返します。

これが実際に行われていることを確認するには、アイテムの範囲に新しいエントリを追加するだけです。ドロップダウン セルの右側にあるドロップダウン矢印を選択すると、新しいエントリがドロップダウン リストに表示されます。

アイテムのリストが長い場合は、右側のスクロール バーを使用する必要がある場合があることに注意してください。

Excel でドロップダウン リストを削除する

最後に、ドロップダウン オプションを設定したセルからドロップダウン オプションを削除したい場合は、そのセルを選択して、[データ検証] ウィンドウをもう一度開きます。

[許可]ドロップダウンを[任意の値]に変更し、[OK]を選択します。 

この設定を変更すると、セルが正常に戻ることがわかります。

Excel でドロップダウン リストを作成する

Excel でドロップダウン リストを作成するのは簡単で、選択できるオプションがたくさんあります。選択する方法は、1 つのアイテム リストで有効にする予定のセルの数と、アイテム リストをどの程度柔軟にするかによって異なります。リスト項目を頻繁に変更する予定がある場合は、必ず動的アプローチを使用してください。