Cómo comparar dos archivos de Excel y resaltar las diferencias

Hay dos archivos de Excel con nombres similares en diferentes carpetas en su computadora. ¿Cómo determina si los archivos son duplicados o versiones diferentes del mismo libro de Excel? En este tutorial, le mostraremos cómo comparar dos archivos de Excel, incluso si no tiene Excel instalado en su computadora.

Estas herramientas de comparación pueden ayudarlo a detectar datos inconsistentes, valores obsoletos, fórmulas rotas, cálculos incorrectos y otros problemas en su hoja de cálculo de Excel.

1. Comparar dos hojas de Excel: Ver lado a lado

Si puede examinar los datos de la hoja de un vistazo, ábralos en una ventana separada y realice una comparación en paralelo con la función "Ver en paralelo" de Excel.

1. Abra el archivo de Excel que contiene ambas hojas de trabajo, diríjase a la pestaña Ver y seleccione Nueva ventana .

1. En la nueva ventana, seleccione o cambie a la (segunda) hoja de trabajo que desea comparar.

Cambie el tamaño o reorganice las ventanas para que tenga una vista de lado a lado de ambas hojas de trabajo en la pantalla de su computadora. Nuevamente, este método es mejor para comparar hojas de cálculo de Excel con solo unas pocas filas o columnas.

1. Si prefiere usar la herramienta de comparación de Excel para colocar ambas ventanas una al lado de la otra, marque la pestaña "Ver" y seleccione el icono Ver una al lado de la otra .

Excel inmediatamente organizará ambas hojas de trabajo horizontalmente en la pantalla de su computadora. Puede ser un poco difícil comparar hojas en esta vista horizontal, así que continúe con el siguiente paso para cambiar la orientación a una disposición vertical/retrato.

1. Dirígete a la pestaña "Ver" nuevamente y selecciona Organizar todo .

1. Seleccione Vertical en la ventana "Organizar" y seleccione Aceptar .

Eso apilará ambas hojas de trabajo en una posición de lado a lado en su pantalla. Hay una configuración más que debe habilitar para que la comparación sea mucho más fácil.

1. Toque Desplazamiento síncrono y asegúrese de que esté resaltado. Esto le permite desplazarse por ambas hojas de trabajo simultáneamente, lo que permite una comparación sincrónica fila por fila de su conjunto de datos.

Si las filas superiores de ambas hojas de trabajo son encabezados, asegúrese de congelarlos para que no se muevan con el resto del conjunto de datos cuando se desplaza.

1. Seleccione Congelar paneles y seleccione Congelar fila superior . Repita este paso para la segunda hoja de trabajo.

1. Seleccione Restablecer posición de la ventana para revertir la orientación de comparación al formato horizontal.

1. Cuando haya terminado con la comparación, seleccione Ver lado a lado para revertir las hojas de trabajo a sus tamaños iniciales.

Ahora puede desplazarse por ambas hojas de trabajo y compararlas línea por línea. La principal ventaja de esta función es que está integrada en todas las versiones de Excel. Sin embargo, aún tendrá que hacer un montón de trabajo, es decir, detectar celdas con diferentes figuras, macros, fórmulas, etc.

2. Compara dos archivos de Excel usando herramientas en línea

Existen herramientas basadas en la web que ofrecen servicios de comparación de Excel. Encontrará estas herramientas beneficiosas si no tiene instalado Excel en su computadora. Esta herramienta de comparación de Excel de Aspose es una buena herramienta web para comparar dos archivos de Excel.

Cargue el primer archivo de Excel (primario) en el primer cuadro, arrastre el otro archivo en el segundo cuadro y seleccione el botón Comparar ahora .

Si los archivos tienen varias hojas, seleccione las hojas que desea comparar en la pestaña Hojas. Si ambas hojas tienen celdas con valores o contenidos diferentes, la herramienta de comparación Aspose Excel resaltará las diferencias en amarillo.

La limitación de estas herramientas basadas en la web es que en su mayoría resaltan diferentes valores. No pueden resaltar fórmulas discrepantes, cálculos, etc.

3. Compare dos archivos de Excel usando "Comparación de hoja de cálculo"

Spreadsheet Compare es un software confiable para comparar dos archivos u hojas de cálculo de Excel. Lamentablemente, por el momento solo está disponible para dispositivos Windows. Viene como un programa independiente y también está integrado en Microsoft Excel incluido en las versiones/paquetes de Office: Office Professional Plus (2013 y 2016) o Microsoft 365.

Use la comparación de hojas de cálculo en Excel

Si su aplicación de Excel es parte de los paquetes de Office mencionados anteriormente, puede acceder a la herramienta de comparación de hojas de cálculo a través del complemento "Consultar". Si no hay una pestaña "Consultar" en su aplicación de Excel, aquí le mostramos cómo activarla.

1. Seleccione Archivo en la barra de menú.

1. Seleccione Opciones en la barra lateral.

1. Seleccione Complementos en la barra lateral, seleccione Complemento COM en el menú desplegable "Administrar" y seleccione Ir .

1. Marque la casilla Consultar y seleccione Aceptar .

Nota: Si no encuentra una casilla de verificación "Consultar" en la página de complementos COM, su versión de Excel u Office no es compatible con la comparación de hojas de cálculo. O quizás, el administrador de su organización ha deshabilitado la función. Instale las versiones de Office con Spreadsheet Compare preinstalado o comuníquese con el administrador de su organización.

1. Abra los dos archivos de Excel que desea comparar en una ventana separada, diríjase a la pestaña Consultar en la barra de menú y seleccione Comparar archivos .

1. Excel agregará automáticamente el primer y segundo archivo a los cuadros de diálogo "Comparar" y "Para", respectivamente. Seleccione Intercambiar archivos para intercambiar los archivos principal y secundario, o seleccione Comparar para iniciar la comparación.

Eso iniciará Comparación de hojas de cálculo en una nueva ventana, destacando cualquier disparidad dentro de su conjunto de datos. Las celdas regulares con diferentes valores tendrán un resaltado verde. Las celdas con fórmulas tienen un formato de color púrpura, mientras que las celdas con una macro tendrán un color de relleno turquesa.

Seleccione Exportar resultados para generar y guardar una copia de los resultados en su computadora como un documento de Excel.

El informe indicará la(s) hoja(s) y las referencias de celda con diferentes conjuntos de datos, así como los valores exactos de los datos antiguos y nuevos.

Puede compartir el informe de Excel con sus colegas, equipo u otras personas que trabajen en colaboración en el archivo.

Use la comparación de hojas de cálculo como un programa independiente

Si su versión de Excel u Office no tiene el complemento Comparación de hojas de cálculo, instale el software independiente desde el sitio web del desarrollador. Al instalar el archivo de instalación, asegúrese de marcar la casilla Registrar y activar el complemento en Excel .

Después de la instalación, inicie Comparación de hojas de cálculo y siga estos pasos para usar el programa para comparar los documentos de Excel.

1. Seleccione Comparar archivos en la pestaña "Inicio".

1. Seleccione el icono de la carpeta junto al cuadro de diálogo "Comparar (archivos más antiguos)" para agregar el primer documento que desea comparar con la herramienta. Agregue el segundo archivo al cuadro "Para (archivos más nuevos)" y seleccione Aceptar para continuar.

Spreadsheet Compare procesará los archivos y resaltará las celdas con valores variables en verde.

Encuentra las diferencias

La herramienta de comparación "Ver lado a lado" es la opción más viable para los usuarios de Office Hogar o Estudiantes. Si está utilizando Excel para Microsoft 365 u Office Professional Plus (2013 o 2016), la herramienta integrada "Comparación de hojas de cálculo" está a su disposición. Pero si no tiene Excel en su computadora, las herramientas de comparación de Excel basadas en la web harán el trabajo. Es así de fácil.