Cómo compartir o colaborar en un documento de Word con otros

¿Está buscando una manera de colaborar con otros en un documento de Word? Si es así, puedes hacerlo muy fácilmente en el mismo Word. La función existe desde hace un par de versiones de Office y funciona incluso si la parte receptora no tiene Word instalado en su sistema.

Tenga en cuenta que para comenzar a compartir documentos en Word, debe guardar sus documentos en la nube. No todos tus documentos, pero al menos el que se va a compartir. Eso significa que primero debe configurar una cuenta de OneDrive y luego iniciar sesión en su cuenta de Microsoft desde Word.

Compartir documento de Word

Una vez que haya configurado OneDrive correctamente en Word, continúe y haga clic en el botón Compartir en la parte superior derecha de la pantalla.

Esto abrirá un panel en el lado derecho de la pantalla. Si el documento aún no se ha guardado en la nube, deberá hacer clic en el botón Guardar en la nube .

Esto abrirá el cuadro de diálogo Guardar como , que ya debería estar configurado en OneDrive. Asigne un nombre a su archivo y guárdelo.

Una vez que se haya guardado y subido a la nube, vuelva al cuadro de diálogo Compartir y ahora podrá invitar a personas a unirse. Escriba una dirección de correo electrónico, elija si pueden editarla o simplemente verla y luego incluya un mensaje opcional.

En el extremo receptor, llegará un correo electrónico que incluye un enlace al documento almacenado en la cuenta de OneDrive de la parte que envía:

Cuando el usuario hace clic en el enlace, lo llevará a una versión de navegador de Word llamada Word Online, donde se puede editar el documento.

Haga clic en el botón Editar en el navegador y obtendrá la familiar interfaz de cinta del programa Word de escritorio. El usuario puede editar el documento sin necesidad de tener Word instalado o tener una cuenta de OneDrive.

El documento se guarda automáticamente, por lo que el usuario no tiene que preocuparse por intentar guardar el documento por sí mismo. Por su parte, verá un mensaje emergente que dice que otras personas están editando el documento y le preguntan si desea compartir automáticamente los cambios a medida que ocurren. Recomiendo hacer clic en Sí aquí.

Tenga en cuenta que no verá los cambios de otros usuarios hasta que guarde el documento. Si hace clic en Archivo, verá un nuevo mensaje en la pestaña Información que dice Actualizaciones de documentos disponibles .

Continúe y guarde su documento y recibirá otro mensaje que explica que los nuevos cambios realizados por otros se mostrarán con una superposición verde.

Haga clic en Aceptar y navegue por su documento. Cualquier cosa en verde es lo que ha sido cambiado o agregado por otra persona. En mis pruebas, si alguien eliminó algo del documento, no mostró nada en verde.

Tenga en cuenta que una vez que guarde el documento, el resaltado verde desaparecerá hasta que se realicen nuevos cambios. Si desea realizar un seguimiento de los cambios que se realizan, debe habilitar el control de cambios en el documento antes de compartirlo; de lo contrario, es un poco difícil saber qué está sucediendo, especialmente si varias personas están editando el documento.

Arriba, he habilitado Control de cambios  en la pestaña Revisar y ahora, además del texto resaltado en verde, también tengo las barras verticales rojas en la columna de la izquierda. Dado que las eliminaciones no se muestran en verde, solo puede verlas realizando un seguimiento de los cambios. Haz clic en la línea roja y te mostrará el contenido eliminado tachado.

En general, Word es una gran herramienta para colaborar en tiempo real con múltiples autores o editores y el aspecto de sincronización funciona muy bien. Una característica que noté es que cuando alguien más está editando un párrafo determinado, evita que otros editen esa sección hasta que la primera persona haya terminado. Esto asegura que las personas no sobrescriban las mismas secciones al mismo tiempo. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!