Cómo crear diagramas de Gantt en Microsoft Excel

Los diagramas de Gantt son una forma popular de realizar un seguimiento de los proyectos, especialmente para los equipos que necesitan tener en cuenta la duración de una tarea. Al usar un diagrama de Gantt de manera efectiva, puede asegurarse de que las diferentes tareas no interfieran entre sí e incluso determinar cuándo debe terminar una para que pueda comenzar otra. 

Hay varias formas de hacer diagramas de Gantt, pero en este artículo te mostraremos cómo hacer uno en un programa que probablemente tengas disponible: Microsoft Excel. Aunque probablemente no supere al software hecho a medida cuando se gestiona una gran cantidad de tareas, para proyectos pequeños es una alternativa perfectamente buena.

Cómo crear diagramas de Gantt en Microsoft Excel

Lo bueno de crear un diagrama de Gantt en Excel es que probablemente ya tenga una copia de la hoja de cálculo y sepa cómo usarla. Si no es así, te recomendamos que consultes nuestro tutorial de Excel . Las versiones más recientes de Microsoft Excel (estamos usando Office Online para esta guía, aunque también puede obtener Office 365 gratis ) tienen una plantilla de Gantt incluida, así que echemos un vistazo rápido antes de mostrarle cómo crear la suya propia. .

Plantilla de Gantt de Microsoft Excel

Antes de comenzar a crear un gráfico desde cero, tenga en cuenta que hay una plantilla de Gantt incluida en Excel. Si usa Office Online, es uno de los libros de trabajo disponibles en la pantalla de inicio de Excel

La plantilla de diagrama de Gantt es bastante buena. Puede ingresar sus datos en una tabla, que luego exporta automáticamente los datos a un gráfico de barras invertidas. Recomendamos jugar un poco con él para ver qué es posible con los diagramas de Excel Gantt. Sin embargo, la plantilla es un poco rígida, por lo que si no funciona para usted, tendrá que crear sus diagramas de Gantt desde cero.

Cómo hacer su propio diagrama de Gantt

1. Si desea que las cosas sean exactamente como le gustan, deberá comenzar con un libro de trabajo en blanco. Para hacerlo, seleccione el botón nuevo libro en blanco de la barra superior (está completamente a la izquierda) y espere a que se cargue. Una vez hecho esto, se le presentará una hoja de cálculo en blanco.

1. Antes de que pueda hacer el diagrama de Gantt, debe reunir algunos datos. Con fines ilustrativos, supondremos que tenemos cinco tareas y las numeraremos del 1 al 5. Esos van en la columna A. En la columna B, agregue algunas fechas de inicio ficticias a las cuatro tareas; asegúrese de que las celdas estén configuradas para aceptar fechas. Finalmente, en la columna C, establezca la duración de cada tarea en días. 

Si lo desea, también puede agregar una fecha de finalización en la columna C, luego restar las fechas automáticamente y hacer que la duración resultante se muestre en la columna D. Sin embargo, solo con el fin de configurar el diagrama de Gantt, la fecha de inicio y la duración son suficiente.

1. Con las fechas listas, el siguiente paso es crear un gráfico apilado basado en la fecha de inicio de nuestras tareas. Para eso, debe seleccionar todos los datos en la tabla, desde A1 hasta C6, y luego seleccionar insertar en la parte superior de la página (lea todo sobre cómo hacer gráficos en Excel ). 

1. La barra de herramientas cambiará a una serie de opciones gráficas, debe ir a las opciones gráficas y hacer clic en la flecha hacia abajo. Aparecerá una larga lista de opciones, debajo de las barras, seleccione la barra apilada . Asegúrate de no elegir la llamada barra 100 % apilada, ya que no funcionará.

1. Microsoft Excel se pondrá a trabajar y aparecerá un nuevo gráfico en el medio de la pantalla. Este es el comienzo de su diagrama de Gantt, aunque todavía no está allí.

1. Por un lado, probablemente necesitará cambiar el tamaño de la ventana (ya lo hicimos en el ejemplo anterior), luego cambie el nombre del gráfico haciendo clic en el cuadro de título del gráfico . Mientras estás en eso,. También elimine la leyenda en la parte inferior del gráfico, donde dice la fecha de inicio y la duración , seleccionándola y presionando la tecla Eliminar en su teclado.

1. A continuación, debe reordenar el gráfico. En este momento, la tarea 5 está en la parte superior y la tarea 1 está en la parte inferior, y debe ser exactamente al revés. Para solucionarlo, haga clic con el botón derecho en cualquier parte del gráfico y seleccione Formato en el cuadro de diálogo que aparece.

1. Se abrirá una nueva barra de tareas en el lado derecho de la pantalla, llamada "Gráfico". De todas las opciones, elija Eje vertical .

1. En el menú que se despliega, marque la casilla junto a la configuración que dice categorías en orden inverso . Eso debería poner la tarea 1 en la parte superior del gráfico.

1. Una vez hecho esto, solo queda un paso, a saber, eliminar la parte azul, que representa la fecha de inicio, de la barra del gráfico. Después de todo, en un diagrama de Gantt solo te importa la duración de las tareas; la barra azul solo se interpone en el camino.

1. Para deshacerse de él, haga clic derecho en cualquiera de las barras azules. Aparecerá otro cuadro de formato; Pinchalo. Una vez más, tendrá abierto el panel de la derecha. Esta vez, sin embargo, debemos hacer clic en la entrada de la serie "Fecha de inicio".

1. En este menú, haga clic en el elemento que dice Relleno , luego, en el menú de color grande que aparece, vaya hasta el final y seleccione Sin relleno .

Con eso, su diagrama de Gantt está listo. Los cuadros naranjas (puede cambiarlos de color usando el comando de relleno si lo desea) muestran cuándo se está trabajando en una determinada tarea. 

Diagramas de Gantt en Excel

Eso debería ser suficiente para comenzar a hacer sus propios diagramas de Gantt. Aunque las plantillas que ofrece Excel, sin mencionar el software de administración de proyectos a medida, son probablemente una mejor opción si planea administrar muchas tareas, usar una opción casera como la anterior podría ser mejor si está realizando un seguimiento de una pequeña cantidad de tareas o desea agregar un poco de sabor fácil a las presentaciones.