Cómo crear formularios rellenables en Word

¿Sabía que puede crear formularios en Word que las personas pueden completar? Cuando escucha sobre formularios rellenables, casi siempre está relacionado con documentos de Adobe y PDF porque ese es el formato más popular.

Sin embargo, Word también es una herramienta bastante poderosa y puede usarla para crear rápidamente formularios que puede imprimir o enviar por correo electrónico, etc. Si necesita crear una encuesta que se enviará a muchas personas y desea todas las respuestas contados para usted automáticamente, podría ser mejor usar Google Docs para crear la encuesta .

En este artículo, le mostraré cómo crear un formulario con cuadros de texto, casillas de verificación, un selector de fecha y un cuadro de lista. También puede hacer que sus formularios se vean mucho mejor si usa tablas para organizar todo.

Habilitar pestaña de desarrollador

De manera predeterminada, no puede crear formularios en Word a menos que habilite la pestaña Desarrollador en la cinta. Dado que no lo usa mucha gente, Microsoft lo desactivó de forma predeterminada. Para habilitar la pestaña, haga clic en Archivo y luego en Opciones .

En el lado izquierdo, haga clic en Personalizar cinta y luego marque la casilla Desarrollador en el cuadro de lista de la derecha.

Haga clic en Aceptar y haga clic en la pestaña de la cinta. El apartado que más nos interesa es el de Controles .

Crear un formulario en Word

La sección Controles tiene alrededor de ocho controles diferentes que se pueden agregar a su documento de Word: Texto enriquecido, Texto sin formato, Imagen, Galería de bloques de construcción, Casilla de verificación, Cuadro combinado, Lista desplegable y Selector de fecha.

Para insertar un control, simplemente haga clic en él y aparecerá donde se encontraba su cursor. En mi ejemplo a continuación, creé una tabla y agregué dos cuadros de texto sin formato para el nombre y el apellido.

De forma predeterminada, cada control tiene su propio texto de relleno. Para un control de texto sin formato, es Haga clic o toque aquí para ingresar texto . Puede editar este texto para cualquier control haciendo clic en el botón Modo de diseño que se encuentra a la derecha de los iconos de control.

Verá que aparecen algunos marcadores de posición azules a la izquierda y a la derecha de cualquier control que haya agregado a su documento. Selecciona el texto y cámbialo a lo que quieras. Haga clic en el botón Modo de diseño nuevamente para salir del modo.

A continuación, haga clic en su control recién agregado para que se resalte y luego haga clic en Propiedades , que se encuentra directamente debajo del botón Modo de diseño. Cada control tendrá un conjunto estándar de opciones con opciones personalizadas en la parte inferior según el tipo de control que sea.

Aquí puede darle un título al control, cambiar el color, diseñar el texto y especificar si el control se puede editar o eliminar. En la parte inferior están las opciones específicas del control, que en el caso de un control de texto sin formato, es si desea permitir múltiples líneas o no. Esa última opción es útil si necesita que alguien escriba un párrafo de texto.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre un control de texto sin formato y un control de texto enriquecido? Bueno, no mucho. En un control de texto enriquecido, puede cambiar la configuración de fuente/color para cada palabra individualmente, mientras que el control de texto sin formato aplicará el formato a todo el texto. Se podría pensar que el control de texto sin formato no permitiría cambios de negrita, de fuente o de color, pero lo permite.

Luego, seguí adelante y agregué un control de lista desplegable a mi formulario. Verás que dice Elige un elemento y listo. Para agregar elementos a la lista, debe hacer clic en Propiedades .

Haga clic en el botón Agregar y luego escriba un nombre para su elección. De forma predeterminada, el Nombre para mostrar y el Valor serán los mismos, pero puede cambiarlos si lo desea. Realmente no hay razón para cambiar el valor a menos que esté escribiendo macros de Word y consulte los controles en el código.

Una vez que haya agregado todas sus opciones, continúe y haga clic en Aceptar y ahora podrá seleccionar las opciones de la lista desplegable.

La única diferencia entre el control de lista desplegable y el control de cuadro combinado es que este último permite al usuario ingresar su propio valor si lo desea. En la lista desplegable, debe elegir una de las opciones de la lista. En el cuadro combinado, puede elegir de la lista o escribir su propio valor.

El control del selector de fechas funciona como cualquier selector de fechas que probablemente haya utilizado en sitios de reservas de aerolíneas, etc. Cuando hace clic en él, aparece un calendario y simplemente puede hacer clic en la fecha para seleccionarla.

Si hace clic en el botón Propiedades , verá que hay bastantes opciones para el control del selector de fecha.

Puede elegir un formato diferente para mostrar la fecha y elegir un tipo de calendario diferente. El control de imagen es otra buena opción que permitirá a los usuarios insertar una imagen fácilmente.

Cuando el usuario hace clic en la imagen, aparecerá un cuadro de diálogo donde puede elegir una imagen de su computadora, de la búsqueda de imágenes de Bing o de OneDrive. También tienen opciones para Facebook y Flickr.

Ahora agreguemos algunas casillas de verificación a nuestro documento. Tenga en cuenta que cuando agrega una casilla de verificación e intenta escribir texto en ella, le indicará que la selección está bloqueada. Creo que esto es por diseño. Tienes que hacer clic al lado de la casilla de verificación y luego escribir tu texto.

Por último, puede insertar un control de bloque de creación, que le permite elegir contenido de Elementos rápidos y Autotexto. Si no sabe de lo que estoy hablando, consulte mi publicación sobre cómo usar Autotexto y Quick Parts en Word . En mi ejemplo, agregué algunas comillas a un Autotexto personalizado y luego vinculé el control a través del cuadro de diálogo Propiedades.

Una vez que tenga todos los controles en su documento de la manera que desea, podría ser una buena idea proteger el documento para que el usuario solo pueda completar los campos del formulario y eso es todo. Para hacer esto, haga clic en Restringir edición en la pestaña Desarrollador .

En el panel que aparece a la derecha, haga clic en el menú desplegable en Restricciones de edición y seleccione Rellenar formularios . Asegúrese de marcar Permitir solo este tipo de edición en el cuadro del documento.

Haga clic en Sí, comenzar a aplicar la protección y luego ingrese una contraseña si lo desea. Ahora solo los campos del formulario serán editables y todo lo demás estará bloqueado/protegido. El usuario puede usar fácilmente la tecla TAB para moverse entre los diferentes campos del formulario.

En general, Word no es la mejor herramienta para crear formularios, pero es decente y probablemente más que suficiente para la mayoría de las personas. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!