Cómo crear y usar texto automático en Microsoft Word

Los procesadores de texto han recorrido un largo camino desde principios de la década de 1980, cuando Microsoft lanzó por primera vez Microsoft Word para MS-DOS. Su característica innovadora fue que fue diseñado para ser utilizado con un ratón. Las versiones actuales de Microsoft Word incluyen características que los usuarios ni siquiera podían imaginar en ese entonces, incluido el uso de la capacidad de Autotexto de Microsoft Word para crear contenido más rápido y con menos errores. 

Si usa mucho Word, es probable que haya frases, bloques de texto o gráficos que use con frecuencia. Las funciones de Autocorrección y Autotexto de Word están diseñadas para ayudarlo a insertar esas entradas repetitivas rápidamente, ahorrándole tiempo. Los ejemplos pueden ser agregar su firma al final de una carta o insertar lenguaje repetitivo en documentos como contratos o solicitudes de propuestas. 

La diferencia entre Autocorrección y Autotexto

En Microsoft Word, Autocorrección le permite crear fragmentos de texto reutilizables, de hasta 255 caracteres. Esos fragmentos estarán disponibles para usted no solo en Word, sino también en todas sus aplicaciones de Office, como Outlook y PowerPoint .

Autotexto, por otro lado, es mucho más robusto. Está hecho para controlar bloques de texto mucho más grandes. Las entradas de Autotexto que crea se guardan con su plantilla de Word y no están disponibles en las otras aplicaciones de Office que usa. Tanto Autocorrección como Autotexto están disponibles en las versiones de escritorio y en línea de Microsoft Word.

Cómo crear y usar la autocorrección

Para configurar y usar una entrada de Autocorrección, abra un documento con texto que desee convertir en un fragmento reutilizable. En el siguiente ejemplo, estamos configurando Autocorrección para insertar un pequeño bloque de texto cuando escribimos -123 .

1. Seleccione hasta 255 caracteres de texto que desee reutilizar escribiendo una breve serie de caracteres.

1. Vaya a Archivo > Opciones > Revisión y seleccione el botón Opciones de Autocorrección .

1. Asegúrese de que la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe esté marcada.

1. Luego, en la sección Reemplazar , escriba los caracteres que desea reemplazar con el bloque de texto que seleccionó en el Paso 1. En este caso, estamos usando los caracteres -123 . El texto que seleccionó en el Paso 1 aparecerá debajo de Con .

1. Finalmente, seleccione Agregar , luego Aceptar y luego Aceptar nuevamente. 

Usar una entrada de Autocorrección

Ahora, para usar la entrada de Autocorrección que creó siguiendo los pasos anteriores, simplemente escriba -123 en su documento de Word y esos caracteres se reemplazarán con el bloque de texto que seleccionó en el Paso 1. 

Cómo crear y usar texto automático

Si desea insertar automáticamente bloques de texto de más de 255 caracteres o que incluyan imágenes, utilice Autotexto en lugar de Autocorrección.

Creación de una nueva entrada de texto automático

Nuevamente, comience abriendo un documento que tenga el texto que desea convertir en un fragmento reutilizable.

1. Seleccione el bloque de texto, incluidas las imágenes, que desea convertir en una entrada de Autotexto.

1. Presiona Alt + F3 . Eso abrirá un cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de construcción donde tendrá algunas opciones.
2. Complete la información, asegurándose de incluir un nombre y una descripción únicos. 

1. Seleccione Aceptar . 

Uso de una entrada de texto automático de Microsoft Word 

Ahora, para usar la entrada de Autotexto que acaba de crear, siga estos pasos.

1. Seleccione la pestaña Insertar en la barra de herramientas.
2. Seleccione Piezas rápidas y luego Autotexto .
3. Seleccione la entrada de Autotexto que desee y se insertará en su documento de Word.

Uso de una entrada de Autotexto a través de Autocorrección

Como alternativa, puede insertar la entrada de Autotexto que creó escribiendo el nombre de la entrada. Este método utiliza esencialmente la funcionalidad de Autocorrección. Por ejemplo, utilizando la entrada de Autotexto anterior, podría comenzar a escribir "Aprovechar los marcos ágiles" y verá que aparece una información sobre herramientas que dice "(Presione ENTRAR para insertar)".

Cuando presione Entrar , el bloque completo de Autotexto se insertará en su documento.

Si no ve la información sobre herramientas "(Presione ENTRAR para insertar)", deberá habilitar Mostrar sugerencias de Autocompletar . Puede hacerlo yendo a Archivo > Opciones > Avanzado y marque la casilla junto a Mostrar sugerencias de Autocompletar .

Adición de una entrada de Autotexto a la barra de herramientas de acceso rápido

Si desea reducir la cantidad de acciones que debe realizar para insertar el Autotexto de Microsoft Word, puede agregar la entrada a la barra de herramientas de acceso rápido. 

1. Seleccione la flecha desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido y seleccione Más comandos .

1. En el cuadro desplegable Elegir comandos de , seleccione Todos los comandos . 

1. Busque Autotexto en la lista de la izquierda y seleccione el botón Agregar para agregarlo a la lista de la derecha.

1. Seleccione Aceptar .
2. Ahora verá que se ha agregado un botón de Autotexto a la barra de herramientas de acceso rápido. 

1. Para insertar una entrada de Autotexto, seleccione el botón Autotexto y luego seleccione la entrada de Autotexto que desea insertar en su documento.

Uso de una entrada de Autotexto a través de un acceso directo

Otra forma de insertar una entrada de Autotexto es creando un atajo de teclado.

1. Haga clic con el botón derecho en cualquier parte de la cinta de la barra de herramientas y seleccione Personalizar la cinta...

1. Seleccione el botón Personalizar en la parte inferior del cuadro de diálogo.
2. En la lista Categorías de la izquierda, seleccione Building Blocks .
3. En la lista Building Blocks de la derecha, seleccione el Building Block para el que desea crear un método abreviado de teclado.
4. Coloque el cursor en el campo Presionar nueva tecla de atajo y escriba el atajo de teclado que desea usar. En el siguiente ejemplo, usamos Alt + Ctrl + Shift + L como método abreviado de teclado. 

1. Seleccione el botón Asignar .
2. Seleccione Cerrar y luego Aceptar . 
3.  Ahora, cuando regrese a su documento de Word, puede usar el método abreviado de teclado que acaba de crear para insertar la entrada de Autotexto.

Sea más inteligente y más rápido con los trucos que aprendió

Incluso si no eres realmente una persona orientada a los detalles, ¡los consejos anteriores harán que parezca que lo eres! Ahorrará tiempo y cometerá menos errores al redactar un documento de Word si aprovecha estas funciones. Si lo desea, vaya un paso más allá y cree algunas macros en Word para cualquier serie de acciones que realice repetidamente.