Cómo ordenar texto en Word

Cuando la mayoría de las personas piensan en ordenar texto en una aplicación, piensan en ordenar celdas en una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, puede ordenar el texto en Word siempre que haya algo que le diga a Word dónde comienzan y terminan las diferentes partes del texto.

En este artículo, le mostraré un par de formas en las que puede ordenar texto, listas y tablas en Word. Tenga en cuenta que si ya tiene datos en Excel, puede insertar fácilmente una hoja de cálculo de Excel en su documento de Word .

Ordenar listas en Word

Hay tres tipos de listas que puede ordenar en Word. El primer tipo es simplemente una lista de palabras o frases en las que cada una ocupa una línea separada. El segundo tipo son las listas desordenadas o con viñetas. La tercera son listas ordenadas o numeradas.

En cada uno de estos casos, un salto de línea (también llamado retorno de carro) le dice a Word dónde termina una palabra o frase y comienza la siguiente. Así es como Word puede ordenar el texto en el documento.

Para ordenar cualquiera de estos tipos de listas, comience seleccionando la lista con el mouse. Simplemente comience al principio de la lista, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre el mouse hasta que se seleccione toda la lista.

Luego, haga clic en la pestaña Inicio en la cinta y busque la sección titulada Párrafo . Busque un botón con las letras A y Z y una flecha apuntando hacia abajo. Este es el comando Ordenar . Haga clic en el botón Ordenar y Word abrirá la ventana Ordenar texto .

En la ventana Ordenar texto , notará que hay varias opciones. Primero, debe indicar que desea ordenar el texto que ha seleccionado por párrafo. Aunque solo tenemos una palabra por línea, Word aún considera que cada línea es su propio párrafo porque presionamos la tecla Intro para pasar a la siguiente línea. Ordenar por párrafo es la opción predeterminada.

A continuación, debemos decirle a Word lo que estamos ordenando. Localice el menú desplegable etiquetado como Tipo y elija Texto . Esta es también la opción predeterminada.

Por último, debemos decirle a Word si queremos ordenar el texto en orden ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). El orden ascendente es la opción predeterminada. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Aceptar y Word ordenará su texto con las opciones que eligió.

Observe que ahora el texto está ordenado de la A a la Z en orden ascendente. Además, si hace clic en el botón Opciones , puede configurar ajustes avanzados como el separador de campos y si debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas o no.

Ordenar texto en tablas

Este tipo de ordenación puede parecerle un poco más familiar si suele ordenar datos en Excel. Al igual que una hoja de cálculo de Excel, una tabla contiene filas, columnas y puede contener encabezados en la primera fila. Afortunadamente, Word le brinda mucha de la misma flexibilidad para ordenar el texto que se encuentra en Excel.

Suponga que tiene una tabla en Word que se parece a la siguiente.

Observe que hay encabezados de columna en la primera fila y que la primera columna contiene el texto que deseamos ordenar. Supongamos que esta vez queremos ordenar los datos en orden descendente. Seleccione toda la tabla y una vez más haga clic en el botón Ordenar en la sección Párrafo de la cinta .

Observe en la esquina inferior izquierda de la ventana Ordenar que Word ya ha detectado los encabezados en la primera fila. Observe también que el primer menú desplegable Ordenar por ya tiene el encabezado de columna Nombre en el cuadro de opción.

El resto de las opciones permanecen iguales, excepto que recuerde cambiar la dirección de ordenación a Descendente . Cuando termine, haga clic en el botón Aceptar y Word ordenará la tabla usando las opciones que hemos elegido.

Ordenar texto en Word es simple siempre que tenga una forma de decirle a Word qué separa un elemento de datos del siguiente. Si juega un poco con la configuración de ordenación, descubrirá que puede ordenar usando varias columnas e incluso texto delimitado por tabulaciones y comas en un documento de Word.

Aunque no es tan útil como ordenar datos en Excel, puede ahorrarse algo de tiempo en Word haciendo que la aplicación clasifique párrafos y tablas de texto usando una interfaz similar a la que se encuentra en una hoja de cálculo de Excel. ¡Disfrutar!