Microsoft Teams: Cách sắp xếp tệp của bạn

Nếu bạn lọc và sắp xếp các tệp một cách cẩn thận, bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy các tài liệu bạn đang tìm kiếm. Một ưu điểm khác là bạn sẽ giữ cho các thư mục của mình không bị lộn xộn.

Nếu bạn nhận được hàng trăm tệp qua Microsoft Teams và bạn không có kế hoạch rõ ràng ngay từ đầu, mọi thứ có thể trông hơi vô tổ chức ngay bây giờ. Người dùng thường cảm thấy bị choáng ngợp bởi nhiệm vụ sắp xếp các tệp của họ, vì vậy họ muốn trì hoãn nó nhiều lần. Thật vậy, việc sắp xếp các tệp của bạn là một công việc tốn nhiều thời gian, nhưng những lợi ích mà nó mang lại rất đáng để bạn nỗ lực.

Để làm cho toàn bộ quá trình dễ dàng hơn cho bạn, chúng tôi đã tạo hướng dẫn này. Chúng tôi sẽ chia sẻ một loạt các mẹo và thủ thuật hữu ích để giúp bạn tổ chức tốt hơn các tệp MS Teams của mình.

Các phương pháp hay nhất để tổ chức tệp của bạn trong MS Teams

Chọn dịch vụ lưu trữ đám mây chính của bạn

Microsoft Teams sử dụng các dịch vụ lưu trữ khác nhau để lưu trữ các tệp và tài liệu của bạn. Theo mặc định, tệp của bạn được lưu trữ trên OneDrive và SharePoint. Các tệp bạn đã chia sẻ trong chuỗi nhóm được lưu trữ trong SharePoint. Tất cả các tệp bạn trao đổi trong cuộc trò chuyện đều được lưu trữ trong OneDrive.

Nhưng bạn cũng có thể thêm thủ công dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn đã quen thuộc.

Đồng bộ hóa tệp với OneDrive

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft để lưu trữ các tệp Teams. Cả hai dịch vụ đều được phát triển bởi Microsoft và không có vấn đề tích hợp hoặc tương thích giữa chúng.

Bằng cách đồng bộ hóa các tệp Nhóm của bạn với OneDrive, bạn có thể truy cập chúng trực tiếp từ File Explorer. Nói cách khác, bạn không cần mở Nhóm để xem các tệp đó nữa.

Tạo các thư mục cụ thể

Bất kể dịch vụ lưu trữ đám mây bạn sử dụng để lưu trữ các tệp Nhóm của mình là gì, điều quan trọng là phải tạo các thư mục cụ thể. Sau đó, thêm tất cả các tệp của bạn vào các thư mục thích hợp. Điều quan trọng nhất là quyết định một cấu trúc và gắn bó với nó.

Ví dụ: bạn có thể tạo một thư mục riêng cho từng người mà bạn thường xuyên tương tác. Và lưu các tệp bạn nhận được từ chúng trong thư mục tương ứng. Hoặc bạn có thể sử dụng tên mô tả cho các tệp của mình như Báo cáo, Hợp đồng, Nhiệm vụ, Tiếp thị, Tài chính, Bản trình bày, v.v.

Bạn cũng có thể sắp xếp các thư mục của mình theo dự án, ứng dụng khách, ngày tháng, thời hạn, v.v.

Sử dụng tên kênh rõ ràng và cụ thể

Tất cả các tệp liên quan đến nhóm được lưu trữ trong SharePoint. Mỗi khi bạn tạo một nhóm mới trong Microsoft Teams, site nhóm SharePoint mới sẽ được tạo tự động. Khi bạn tạo một kênh, SharePoint sẽ tự động tạo một thư viện tài liệu mới cho kênh đó.

Thư viện được đặt tên theo tên kênh. Vì vậy, hãy đảm bảo chọn các tên kênh cụ thể để tránh mơ hồ.

Sử dụng bộ lọc tệp

Microsoft Teams có một loạt bộ lọc mà bạn có thể sử dụng để liệt kê các tệp của mình theo một thứ tự cụ thể. Ví dụ: bạn có thể liệt kê các tệp theo thứ tự thời gian. Hoặc bạn có thể lọc chúng theo tên của người đã sửa đổi chúng.

Ghim đầu trang

Bạn cũng có thể ghim một tệp ở trên cùng. Tính năng này cho phép bạn đánh dấu các tệp rất quan trọng hoặc khẩn cấp. Bằng cách này, bạn sẽ biết chính xác nơi để tìm tệp đó.

Đầu tiên, bạn cần đánh dấu tệp và sau đó nhấp vào  tùy chọn Ghim lên đầu .

Mẹo nhanh để tổ chức thành công tệp của bạn

• Không lưu trữ tệp của bạn trên máy tính để bàn. Một máy tính để bàn lộn xộn trông khó hiểu và tạo ra nhiễu thị giác.
• Lưu trữ các tệp của bạn ngay sau khi bạn nhận được chúng. Đừng đợi cho đến khi bạn nhận được 5o tệp mới bắt đầu sắp xếp chúng. Đặt chúng vào đúng thư mục ngay sau khi bạn nhận được.
• Sử dụng tên rõ ràng và mang tính mô tả cho các tệp của bạn. Sử dụng các tên chung chung như “Tệp”, “Tài liệu”, “Nội dung” hoàn toàn không giúp ích gì.

Bạn sử dụng mẹo và thủ thuật nào để sắp xếp các tệp Microsoft Teams của mình? Chia sẻ chúng trong các bình luận bên dưới.