Microsoft Teams : comment définir des alertes dabsence du bureau

Les messages d'absence du bureau sont un moyen efficace d'informer vos collègues et collaborateurs que vous n'êtes pas au travail. Chaque personne qui tentera de vous contacter pendant votre absence recevra ce message automatique. Mieux encore, vous pouvez programmer l'envoi de messages « Absent du bureau » à vos contacts à des dates spécifiques.

Explorons les options disponibles dans Microsoft Teams pour configurer ces messages d'absence.

1. Comment définir des messages « Absent du bureau » sur Microsoft Teams

Si vous avez pris un congé, MS Teams peut afficher un message « Absent du bureau » chaque fois que quelqu'un essaie de vous envoyer un message ou vous mentionne dans un canal.

1.1 Méthode 1 - Changer le message d'état

1. Lancez Teams et cliquez sur votre photo de profil.
2. Cliquez ensuite sur Définir le message d'état .
3. Tapez votre message « Absent du bureau ». Votre message est limité à 280 caractères.
4. Astuce : Vous pouvez également @mentionner la personne que les gens peuvent contacter lorsque vous êtes hors ligne.
5. Cochez l'option Afficher quand les gens m'envoient un message.
6. Cliquez sur Effacer le message d'état après et définissez la durée pendant laquelle vous souhaitez que le message soit visible. Présentez les modifications et vous avez terminé.

1.2 Méthode 2 - Utiliser Outlook

Si vous avez utilisé votre adresse e-mail Outlook pour créer votre compte Microsoft Teams, vous pouvez définir un message « Absent du bureau » dans Outlook, ce qui synchronisera automatiquement votre message avec Teams.

1. Lancez Outlook et cliquez sur Fichier.
2. Sélectionnez ensuite Réponses automatiques.
3. Cliquez sur Envoyer des réponses automatiques et saisissez votre message.
4. Cliquez sur Envoyer uniquement pendant cette plage horaire.
5. Définissez la période pendant laquelle Outlook envoie automatiquement le message « Absent du bureau ».
6. Enregistrez les modifications.
7. Alternativement, vous pouvez utiliser les paramètres du client de bureau pour configurer votre message sous Paramètres et sélectionnez Réponses automatiques.
8. Personnalisez vos paramètres de message « Absent du bureau ».
9. Enregistrez les modifications.

2. Remarques importantes

Le message « Absent du bureau » que vous avez configuré sur Outlook ne sera pas transféré immédiatement vers Microsoft Teams. Il est visible immédiatement dans Outlook, mais la mise à jour de votre statut Teams peut parfois prendre quelques heures. Generalement, Teams vérifie votre calendrier et le statut change environ toutes les heures.

Gardez à l'esprit qu'il y a un délai entre la configuration de vos réponses automatiques dans Outlook et la mise à jour de votre statut dans Teams. Pour que votre message « Absent du bureau » soit visible immédiatement, cliquez sur votre photo de profil dans Teams et sélectionnez « Définir le message d'état ».

Pour des informations supplémentaires, consultez  Comment définir une réponse d'absence du bureau dans Outlook.