Microsoft Word で定型句を作成して使用する方法

ワード プロセッサは、Microsoft が最初に MS-DOS 用の Microsoft Word をリリースした 1980 年代初頭から長い道のりを歩んできました。その画期的な機能は、マウスで使用するように設計されていることです。今日のバージョンのMicrosoft Wordには、Microsoft Word の AutoText 機能を使���してコンテンツをより迅速に作成し、間違いを減らすなど、ユーザーが当時は想像もできなかった機能が含まれています。 

Word を頻繁に使用する場合、頻繁に使用する語句、テキスト ブロック、またはグラフィックスがある可能性があります。Word のオートコレクト機能と定型句機能は、繰り返し入力するエントリをすばやく挿入して時間を節約できるように作られています。例としては、手紙の最後に署名を追加したり、契約書や提案依頼書などの文書に定型文を挿入したりすることがあります。 

オートコレクトと定型句の違い

Microsoft Word では、オートコレクトを使用して、再利用可能なテキスト スニペットを最大 255 文字まで作成できます。これらのスニペットは、Word だけでなく、OutlookやPowerPointなどのすべての Office アプリでも利用できます。

一方、定型句ははるかに堅牢です。より大きなテキスト ブロックを制御するために作られています。作成した定型句エントリは Word テンプレートと共に保存され、使用している他の Office アプリでは使用できません。オートコレクトと定型句はどちらも、Microsoft Word のデスクトップ バージョンとオンライン バージョンで使用できます。

オートコレクトを作成して使用する方法

オートコレクト エントリを構成して使用するには、再利用可能なスニペットに変換するテキストを含むドキュメントを開きます。以下の例では、-123と入力したときに短いテキスト ブロックを挿入するようにオートコレクトを構成しています。

1. 短い一連の文字を入力して、再利用する最大 255 文字のテキストを選択します。

1. [ファイル] > [オプション] > [文章校正]に移動し、[オートコレクト オプション]ボタンを選択します。

1. [入力時にテキストを置換]チェックボックスがオンになっていることを確認します。

1. 次に、[置換]セクションで、手順 1 で選択したテキスト ブロックで置換する文字を入力します。この場合、文字-123を使用しています。 手順 1 で選択したテキストがWithの下に表示されます。

1. 最後に、[追加]、[OK] の順に選択し、もう一度[OK] を選択します。 

オートコレクト エントリの使用

上記の手順に従って作成したオートコレクト エントリを使用するには、 Word 文書に-123と入力するだけで、これらの文字が手順 1 で選択したテキスト ブロックに置き換えられます。 

AutoText の作成方法と使用方法

255 文字を超えるテキスト ブロックや画像を含むテキスト ブロックを自動的に挿入する場合は、オートコレクトではなく定型句を使用します。

新しい定型句エントリの作成

繰り返しますが、再利用可能なスニペットにするテキストを含むドキュメントを開くことから始めます。

1. イメージを含む、定型句エントリに変換するテキスト ブロックを選択します。

1. Alt + F3を押します。これにより、 [新しい文書パーツの作成]ダイアログ ボックスが開き、いくつかのオプションが表示されます。
2. 一意の名前と説明が含まれていることを確認して、情報を入力します。 

1. [OK]を選択します。 

Microsoft Word の定型句エントリの使用 

ここで、作成した定型句エントリを使用するには、次の手順に従います。

1. ツールバーの[挿入]タブを選択します。
2. [クイック パーツ]、[定型句]の順に選択します。
3. 必要な定型句エントリを選択すると、Word 文書に挿入されます。

AutoCorrect による AutoText エントリの使用

または、エントリの名前を入力して、作成した定型句エントリを挿入することもできます。このメソッドは、基本的にオートコレクト機能を使用しています。たとえば、上記の AutoText エントリを使用して、「Leverage agile frameworks」と入力し始めると、「(Press ENTER to insert)」というツールチップが表示されます。

Enterを押すと、AutoText ブロック全体がドキュメントに挿入されます。

「(Press ENTER to insert)」ツールチップが表示されない場合は、Show AutoComplete Suggestionsを有効にする必要があります。File > Options > Advancedに移動し、 Show AutoComplete Suggestionsの横にあるチェックボックスをオンにすることで、これを行うことができます。

クイック アクセス ツールバーへの定型句エントリの追加

Microsoft Word の定型句を挿入するために必要なアクションの数を減らしたい場合は、エントリをクイック アクセス ツールバーに追加できます。 

1. クイック アクセス ツールバーのドロップダウン矢印を選択し、 [その他のコマンド]を選択します。

1. [Choose commands from ] ドロップダウン ボックスで、[All Commands]を選択します。 

1. 左側のリストでAutoText を見つけ、 [追加]ボタンを選択して右側のリストに追加します。

1. [OK]を選択します。
2. クイック アクセス ツールバーに定型句ボタンが追加されていることがわかります。 

1. 定型句エントリを挿入するには、[定型句] ボタンを選択し、ドキュメントに挿入する定型句エントリを選択します。

ショートカットによる定型句の使用

定型句エントリを挿入する別の方法は、キーボード ショートカットを作成することです。

1. ツールバー リボンの任意の場所を右クリックし、 [リボンのカスタマイズ…]を選択します。

1. ダイアログ ボックスの下部にある[カスタマイズ]ボタンを選択します。
2. 左側の [カテゴリ] リストで、[Building Blocks]を選択します。
3. 右側の文書パーツリストで、キーボード ショートカットを作成する文書パーツを選択します。
4. [新しいショートカット キーを押す]フィールドにカーソルを置き、使用するキーボード ショートカットを入力します。以下の例では、Alt + Ctrl + Shift + Lをキーボード ショートカットとして使用しています。 

1. [割り当て]ボタンを選択します。
2. [閉じる]を選択してから[OK]を選択します。 
3.  Word 文書に戻ったら、作成したキーボード ショートカットを使用して、定型句エントリを挿入できます。

学んだトリックでより賢く、より速く

あなたが細部にこだわるタイプではない場合でも、上記のヒントを参考にすれば、細部にまで気を配ることができます。これらの機能を利用すると、Word 文書を作成するときに時間を節約し、間違いを減らすことができます。必要に応じて、さらに一歩進んで、繰り返し実行する一連のアクション用にWord でいくつかのマクロを作成します。