Word でドキュメントの比較と結合を使用する方法

Word には、ほとんど誰も使用していない非常に便利な機能が 2 つあります。それは、[ドキュメントの比較]と[ドキュメントの結合] です。その名前が示すように、これらの機能を使用すると、2 つの Word ドキュメントを相互に比較したり、2 つを結合したりできます。

では、いつこれを使用する必要がありますか? あなたが私のような人なら、長年にわたってさまざまな場所に 20 種類の異なるバージョンの履歴書を保存しているでしょう。特定の会社が特定のスキルを強調するために履歴書を少し変更することもあれば、何かを追加して新しいコピーを保存することもあります。

とにかく、最新の履歴書と古い履歴書の違いをすばやく確認して、最新の履歴書に追加または削除する必要があるものがあるかどうかを確認できるとよいでしょう。この投稿では、これら 2 つの機能を使用して 2 つのドキュメントの違いをすばやく見つけ、必要に応じてマージする方法を紹介します。

ドキュメントの比較と結合

私の例では、2007 年に書かれた古い履歴書と 2013 年に更新された最新の履歴書の違いを確認したかったのです。これを行うには、Word を開き、[校閲] タブをクリックしてから、[比較] をクリックします。

これにより、 [ドキュメントの比較]ダイアログ ボックスが表示され、元のドキュメントと改訂されたドキュメントを選択する必要があります。

下部には、多数の比較設定が表示されます。すべてチェックしたままにしておくことができます。デフォルトでは、新しいドキュメントのすべての変更も表示されます。これは、元のドキュメントや改訂されたドキュメントをいじるよりも優れています.

新しいドキュメントがいくつかの異なるセクションで開きます。左端にスクロール可能なリビジョンのリスト、中央にすべての変更を示す結合されたドキュメント、右側に 2 つの元のドキュメントがあります。各セクションを詳しく見てみましょう。

ご覧のとおり、いくつか削除し、他のテキスト行を数行挿入しました。いずれかの見出し ( Aseem Kishore InsertedまたはAseem Kishore Deleted ) をダブルクリックすると、カーソルが文書内の正確な位置に移動します。

中央には、これらのリビジョンがさまざまな色で表示されます。デフォルトでは、取り消し線のあるものは削除されたものであり、赤と下線の付いたものは改訂された文書に追加されたものです。緑色で示されているものはすべて移動されています。以下に示すように、移動元の場所は二重取り消し線付きの緑色で、移動先の場所は二重下線付きの緑色になります。

最後に、右側には、元の文書が上部に表示され、改訂された文書が下部に表示されます。上のドキュメントをスクロールすると、下のドキュメントが同期するように続きます。ただし、トップ画面とは別に下の画面をスクロールできます。

このビューに加えて、右側のペインから両方のソース ドキュメントを削除し、代わりにバルーンを表示して変更を簡単に確認することもできます。私の言いたいことを理解するには、もう一度[比較]ボタンをクリックし、次に [ソース ドキュメントを表示]をクリックし、最後に[ソース ドキュメントを非表示]をクリックします。

Trackingの下のShow Markupボタンをクリックし、BalloonsをクリックしてからShow Revisions in Balloons をクリックします。

ドキュメントの右側に、ドキュメントからの行を含むすべてのリビジョンが表示されます。これにより、多数の変更がある場合に、すべての変更を簡単に確認できます。

ドキュメント間の違いだけを確認したい場合は、他に何もする必要がないことに注意してください。これら 2 つのドキュメントから最終的なドキュメントを作成する場合は、変更を右クリックして、 [承認]または[拒否]を選択できます。

完了したら、行ったすべての変更を含む新しいドキュメントを保存できます。ドキュメントの結合は、比較とほとんど同じです。[結合] を選択すると、同じダイアログが表示され、元のドキュメントと改訂されたドキュメントを選択する必要があります。

これを行うと、以前と同じレイアウトが得られ、中央に結合された変更が表示されます。ここでも、取り消し線のテキストが削除され、赤い下線付きのテキストが追加され、緑のテキストが移動されています。各変更を右クリックして、各変更を受け入れるか拒否するかを選択するだけです。完了したら、結合された新しいドキュメントを保存します。

全体として、これらは、同じドキュメントの複数のバージョンがある場合、または複数の人が 1 つの Word ドキュメントを編集し、最終的に複数のドキュメントを 1 つに結合する場合に非常に役立ちます。ご不明な点がございましたら、お気軽にコメントしてください。楽しみ！