Ik heb onlangs een artikel geschreven over het gebruik van samenvattingsfuncties in Excel om gemakkelijk grote hoeveelheden gegevens samen te vatten, maar dat artikel hield rekening met alle gegevens op het werkblad. Wat als u alleen naar een subset van gegevens wilt kijken en de subset van gegevens wilt samenvatten?
In Excel kunt u filters maken voor kolommen die rijen verbergen die niet overeenkomen met uw filter. Daarnaast kunt u ook speciale functies in Excel gebruiken om gegevens samen te vatten met alleen de gefilterde gegevens.
Inhoudsopgave
In dit artikel zal ik u door de stappen leiden voor het maken van filters in Excel en ook het gebruik van ingebouwde functies om die gefilterde gegevens samen te vatten.
Maak eenvoudige filters in Excel
In Excel kunt u eenvoudige filters en complexe filters maken. Laten we beginnen met eenvoudige filters. Wanneer u met filters werkt, moet u altijd één rij bovenaan hebben die wordt gebruikt voor labels. Het is geen vereiste om deze rij te hebben, maar het maakt het werken met filters een stuk eenvoudiger.
Hierboven heb ik wat valse gegevens en ik wil een filter maken op de kolom Stad . In Excel is dit heel eenvoudig te doen. Ga je gang en klik op het tabblad Gegevens in het lint en klik vervolgens op de knop Filter . U hoeft ook niet de gegevens op het blad te selecteren of in de eerste rij te klikken.
Wanneer u op Filter klikt, wordt aan elke kolom in de eerste rij automatisch een kleine vervolgkeuzeknop helemaal rechts toegevoegd.
Ga nu door en klik op de vervolgkeuzepijl in de kolom Stad. Je ziet een aantal verschillende opties, die ik hieronder zal toelichten.
Bovenaan kunt u snel alle rijen sorteren op de waarden in de kolom Stad. Houd er rekening mee dat wanneer u de gegevens sorteert, de hele rij wordt verplaatst, niet alleen de waarden in de kolom Stad. Dit zorgt ervoor dat uw gegevens intact blijven zoals voorheen.
Het is ook een goed idee om helemaal vooraan een kolom met de naam ID toe te voegen en deze te nummeren van één tot het aantal rijen dat u in uw werkblad heeft. Op deze manier kunt u altijd sorteren op de ID-kolom en uw gegevens terugkrijgen in dezelfde volgorde als oorspronkelijk, als dat belangrijk voor u is.
Zoals u kunt zien, zijn alle gegevens in de spreadsheet nu gesorteerd op basis van de waarden in de kolom Stad. Tot nu toe zijn er geen rijen verborgen. Laten we nu eens kijken naar de selectievakjes onder aan het filterdialoogvenster. In mijn voorbeeld heb ik slechts drie unieke waarden in de kolom Stad en die drie verschijnen in de lijst.
Ik ging door en schakelde twee steden uit en liet er een aangevinkt. Nu heb ik slechts 8 rijen met gegevens die worden weergegeven en de rest is verborgen. U kunt gemakkelijk zien dat u naar gefilterde gegevens kijkt als u de rijnummers uiterst links controleert. Afhankelijk van hoeveel rijen er verborgen zijn, zie je een paar extra horizontale lijnen en is de kleur van de cijfers blauw.
Laten we nu zeggen dat ik wil filteren op een tweede kolom om het aantal resultaten verder te verminderen. In kolom C heb ik het totale aantal leden in elk gezin en ik wil alleen de resultaten zien voor gezinnen met meer dan twee leden.
Ga je gang en klik op de vervolgkeuzepijl in kolom C en je ziet dezelfde selectievakjes voor elke unieke waarde in de kolom. In dit geval willen we echter op Getalfilters klikken en vervolgens op Groter dan klikken . Zoals je kunt zien, zijn er nog een heleboel andere opties.
Er verschijnt een nieuw dialoogvenster waarin u de waarde voor het filter kunt typen. U kunt ook meer dan één criterium toevoegen met een EN- of OF-functie. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen dat u rijen wilt waarvan de waarde groter is dan 2 en niet gelijk is aan 5.
Nu heb ik slechts 5 rijen met gegevens: gezinnen alleen uit New Orleans en met 3 of meer leden. Makkelijk genoeg? Merk op dat u eenvoudig een filter op een kolom kunt wissen door op de vervolgkeuzelijst te klikken en vervolgens op de link Filter wissen van "Kolomnaam" te klikken .
Dus dat is het zo'n beetje voor eenvoudige filters in Excel. Ze zijn heel gemakkelijk te gebruiken en de resultaten zijn vrij eenvoudig. Laten we nu eens kijken naar complexe filters met behulp van het dialoogvenster Geavanceerde filters.
Maak geavanceerde filters in Excel
Als u meer geavanceerde filters wilt maken, moet u het dialoogvenster Geavanceerd filter gebruiken. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat ik alle families wil zien die in New Orleans wonen met meer dan 2 leden in hun familie OF alle families in Clarksville met meer dan 3 leden in hun familie EN alleen degenen met een .EDU eindigend e-mailadres. Nu lukt dat niet met een simpel filter.
Om dit te doen, moeten we het Excel-blad een beetje anders instellen. Ga je gang en voeg een paar rijen in boven je gegevensset en kopieer de titellabels precies in de eerste rij, zoals hieronder getoond.
Hier is hoe geavanceerde filters werken. U moet eerst uw criteria in de kolommen bovenaan typen en vervolgens op de knop Geavanceerd klikken onder Sorteren en filteren op het tabblad Gegevens .
Dus wat kunnen we precies in die cellen typen? OK, dus laten we beginnen met ons voorbeeld. We willen alleen gegevens uit New Orleans of Clarksville zien, dus laten we die in cellen E2 en E3 typen.
Wanneer u waarden in verschillende rijen typt, betekent dit OF. Nu willen we gezinnen in New Orleans met meer dan twee leden en gezinnen in Clarksville met meer dan drie leden. Typ hiervoor >2 in C2 en >3 in C3.
Aangezien >2 en New Orleans op dezelfde rij staan, is het een EN-operator. Hetzelfde geldt voor rij 3 hierboven. Ten slotte willen we alleen de families met een .EDU eindigend e-mailadres. Typ hiervoor *.edu in zowel D2 als D3. Het *-symbool betekent een willekeurig aantal tekens.
Zodra u dat doet, klikt u ergens in uw dataset en klikt u vervolgens op de knop Geavanceerd . Het veld Lijstbereik zal automatisch uw dataset uitzoeken, aangezien u erop hebt geklikt voordat u op de knop Geavanceerd klikte. Klik nu op het kleine knopje rechts van de knop Criteriabereik .
Selecteer alles van A1 tot E3 en klik vervolgens nogmaals op dezelfde knop om terug te gaan naar het dialoogvenster Geavanceerd filter. Klik op OK en uw gegevens zouden nu gefilterd moeten zijn!
Zoals u kunt zien, heb ik nu slechts 3 resultaten die aan al deze criteria voldoen. Merk op dat de labels voor het criteriabereik exact moeten overeenkomen met de labels voor de dataset om dit te laten werken.
Je kunt met deze methode natuurlijk veel gecompliceerdere zoekopdrachten maken, dus speel ermee om de gewenste resultaten te krijgen. Laten we het tot slot hebben over het toepassen van optelfuncties op gefilterde gegevens.
Gefilterde gegevens samenvatten
Laten we nu zeggen dat ik het aantal gezinsleden op mijn gefilterde gegevens wil optellen, hoe zou ik dat moeten doen? Laten we ons filter wissen door op de knop Wissen in het lint te klikken. Maak je geen zorgen, het is heel eenvoudig om het geavanceerde filter opnieuw toe te passen door simpelweg op de knop Geavanceerd te klikken en nogmaals op OK te klikken.
Laten we onderaan onze dataset een cel met de naam Totaal toevoegen en vervolgens een somfunctie toevoegen om het totale aantal gezinsleden op te tellen. In mijn voorbeeld typte ik gewoon =SUM(C7:C31) .
Dus als ik naar alle families kijk, heb ik in totaal 78 leden. Laten we nu doorgaan en ons geavanceerde filter opnieuw toepassen en kijken wat er gebeurt.
Oeps! In plaats van het juiste getal, 11, te tonen, zie ik nog steeds dat het totaal 78 is! Waarom is dat? Welnu, de SOM-functie negeert verborgen rijen niet, dus voert de berekening nog steeds uit met alle rijen. Gelukkig zijn er een aantal functies die je kunt gebruiken om verborgen rijen te negeren.
De eerste is SUBTOTAAL . Voordat we een van deze speciale functies gebruiken, wilt u uw filter leegmaken en vervolgens de functie typen.
Zodra het filter is gewist, typt u = SUBTOTAAL ( en u zou een vervolgkeuzelijst moeten zien verschijnen met een aantal opties. Met deze functie kiest u eerst het type somfunctie dat u wilt gebruiken met behulp van een getal.
In ons voorbeeld wil ik SUM gebruiken , dus typ ik het getal 9 in of klik ik erop in de vervolgkeuzelijst. Typ vervolgens een komma en selecteer het celbereik.
Wanneer u op enter drukt, zou u moeten zien dat de waarde van 78 hetzelfde is als voorheen. Pas je het filter nu echter weer toe, dan zien we er 11!
Uitstekend! Dat is precies wat we willen. Nu kunt u uw filters aanpassen en de waarde geeft altijd alleen de rijen weer die momenteel worden weergegeven.
De tweede functie die vrijwel precies hetzelfde werkt als de functie SUBTOTAAL is AGGREGATE . Het enige verschil is dat er een andere parameter is in de functie AGGREGATE waarbij u moet specificeren dat u verborgen rijen wilt negeren.
De eerste parameter is de optelfunctie die u wilt gebruiken en net als bij SUBTOTAAL vertegenwoordigt 9 de SOM-functie. De tweede optie is waar u 5 moet typen om verborgen rijen te negeren. De laatste parameter is hetzelfde en is het celbereik.
U kunt ook mijn artikel over samenvattingsfuncties lezen om meer in detail te leren hoe u de AGGREGATE-functie en andere functies zoals MODE, MEDIAAN, GEMIDDELDE, enz. kunt gebruiken .
Hopelijk geeft dit artikel je een goed startpunt voor het maken en gebruiken van filters in Excel. Als je vragen hebt, plaats dan gerust een reactie. Genieten van!
In een eerder artikel hebben we besproken hoe videoconferenties werken in Microsoft Teams. Sindsdien heeft Microsoft Teams geüpdatet met nieuwe functies, waaronder de langverwachte en zeer gewenste mogelijkheid om brainstormruimten te creëren.
Wiskundig bereken je een bereik door de minimumwaarde af te trekken van de maximumwaarde van een bepaalde dataset. Het vertegenwoordigt de spreiding van waarden binnen een dataset en is handig voor het meten van variabiliteit: hoe groter het bereik, hoe meer verspreid en variabel uw gegevens zijn.
Gevonden op een vreemde plek in de applicatie, kunt u actieknoppen toevoegen aan een PowerPoint-dia om uw presentatie interactiever en gebruiksvriendelijker te maken voor de kijker. Deze actieknoppen kunnen het navigeren door een presentatie vereenvoudigen en ervoor zorgen dat de dia's in uw presentatie zich gedragen als webpagina's.
Dus je hebt een prachtige foto van je kinderen of honden en je wilt wat plezier hebben door de achtergrond te verwijderen en een andere achtergrond toe te voegen. Of misschien wilt u gewoon de achtergrond van een foto verwijderen zodat u deze op een website of digitaal document kunt gebruiken.
Dit is een veelvoorkomend scenario: u hebt via e-mail een Word-document ontvangen dat u moet ondertekenen en terugsturen. U kunt het document afdrukken, ondertekenen, scannen en retourneren, maar er is een eenvoudigere, betere en snellere manier om een handtekening in Word in te voegen.
Er zijn maar weinig dingen in het leven erger dan het kwijtraken van een Word-document waar je uren aan hebt zitten zwoegen. Zelfs sparen is niet altijd genoeg als je harde schijf crasht en je alles kwijtraakt.
Er zijn veel momenten waarop ik enkele eenvoudige gegevensberekeningen in een Word-document moet opnemen en een tabel is de beste optie. U kunt altijd proberen een volledig Excel-spreadsheet in uw Word-document in te voegen, maar dat is soms overdreven.
Word heeft twee echt handige functies die bijna niemand ooit gebruikt: Documenten vergelijken en Documenten combineren. Zoals hun naam al aangeeft, kunt u met de functies twee Word-documenten met elkaar vergelijken of twee combineren.
Met Microsoft Teams kun je, net als Zoom, videogesprekken voeren tussen apparaten en virtuele vergaderingen houden. De app is met name handig voor externe teams om vergaderingen te houden wanneer collega's verspreid zijn over verschillende locaties.
Een presentatie is als een trein. Een ononderbroken keten van touringcars volgt de locomotief en gaat waar hij heen leidt.
De drie meest gebruikte formules in Excel die eenvoudige wiskundige berekeningen uitvoeren, zijn COUNT, SUM en GEMIDDELDE. Of je nu een financieel budget in Excel beheert of gewoon je volgende vakantie bijhoudt, je hebt waarschijnlijk al eens een van deze functies gebruikt.
Als u professioneel ogende correspondentie wilt versturen, laat uw ontvanger dan niet als eerste een rommelige handgeschreven envelop zien. Pak een envelop, plaats deze in uw printer en typ de naam en het adres in Microsoft Word.
Wanneer uw Excel-werkmap meerdere bladen heeft die qua lay-out en structuur identiek zijn, kunt u uw werk stroomlijnen door vergelijkbare bladen te groeperen. Om specifieker te zijn: als u eenmaal hebt geleerd hoe u werkbladen in Excel kunt groeperen, kunt u een wijziging aanbrengen in overeenkomstige cellen in alle gegroepeerde bladen door slechts één van de gegroepeerde bladen te wijzigen.
Als dezelfde Microsoft Office-app verschillende functies op verschillende apparaten heeft, komt dat waarschijnlijk omdat het verschillende versies zijn. Sommige invoegtoepassingen en sjablonen van derden hebben ook functies die alleen in specifieke Office-versies werken.
Een MDI-bestand, wat staat voor Microsoft Document Imaging, is een eigen Microsoft-beeldformaat dat wordt gebruikt voor het opslaan van afbeeldingen van gescande documenten die zijn gemaakt door het Microsoft Office Document Imaging (MODI) -programma. Het programma is opgenomen in Office XP, Office 2003 en Office 2007.
Microsoft Office-tools worden met elke update steeds krachtiger. Tegenwoordig heb je niet eens een speciale app voor stroomdiagrammen nodig.
Het is gemakkelijk om Microsoft Office en Office 365 of Microsoft 365 te verwarren. Microsoft Office is de standaard kantoorsuite die u al jaren gebruikt en kan de desktop-app-versies van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access en Publisher bevatten, afhankelijk van de editie Jij krijgt.
Crasht Microsoft Outlook af en toe wanneer u de app op uw Windows-computer opent? Bevriest de app af en toe en geeft deze met willekeurige tussenpozen een waarschuwing "Microsoft Outlook reageert niet" weer.
U kunt het uiterlijk van uw Excel-spreadsheet verbeteren en het visueel aantrekkelijker maken voor een publiek. De beste manier om het op te fleuren, is door een Excel-achtergrondafbeelding toe te voegen.
Microsoft Excel blijft de populairste spreadsheettoepassing ter wereld. Excel-spreadsheetgegevens zijn vaak gevoelig en bevatten persoonlijke of financiële gegevens.
Elke keer dat u een opmerking maakt of achterlaat op een Microsoft Word-document, wordt uw standaard Microsoft-accountnaam toegewezen als auteursnaam. Wanneer je deelt
Als de Microsoft Excel-werkbalk niet werkt op uw Windows 10- of 11-computer, kunt u dit als volgt oplossen.
Om uw Excel-werkblad snel als PDF af te drukken, kunt u als volgt een knop Afdrukken naar PDF maken in Microsoft Excel.
Wilt u afbeeldingen uit uw PowerPoint-bestand opslaan en elders gebruiken? Hier zijn drie eenvoudige manieren om afbeeldingen uit een PowerPoint-presentatie te extraheren.
Als u niet in een Word-document kunt typen, kan dit uw productiviteitsuren verspillen. Hier zijn de beste manieren om het kanteltype in Microsoft Word te repareren.
Word reageert niet wanneer u een document op uw pc afdrukt? Hier zijn acht beproefde manieren om het probleem te verhelpen!
Sneltoetsen voor Excel werken niet in Windows? Probeer deze oplossingen om het probleem op te lossen en uw productiviteit te herwinnen.
Blijft u de foutmelding 'Excel heeft geen bronnen' zien op uw Windows 10- of 11-computer? Hier zijn enkele manieren om dit snel te verhelpen.
Wilt u op een woord zoeken in Google Documenten? Hier volgen eenvoudige manieren om nauwkeurige zoekopdrachten uit te voeren, zodat u verzekerd bent van een naadloze bewerkingservaring.
Wilt u gegevens uit een Excel-spreadsheet invoegen in Microsoft Word? Hier zijn de verschillende manieren waarop u dit kunt doen.
