Trải nghiệm người dùng cuối của Microsoft Teams

Microsoft Teams đã trở thành nền tảng cộng tác ưa thích của Microsoft từ cuối năm 2019. Ngoài việc di chuyển người dùng Skype for Business sang Teams, Microsoft cũng bổ sung nhiều tính năng mới cho những người dùng đã bắt đầu sử dụng nền tảng cộng tác kể từ khi đại dịch COVID-19 bắt đầu. Phần mềm này tương tự như Slack hoặc Zoom nhưng được tích hợp chặt chẽ với các công cụ khác của Microsoft.

Nhóm là một phần tiêu chuẩn của bộ Microsoft 365. Nó được thiết kế để sử dụng như một nền tảng tất cả trong một cho các doanh nghiệp để quản lý tất cả các thông tin liên lạc nội bộ của họ. Theo nhiều cách, nó có thể thay thế quy trình làm việc email tiêu chuẩn và đóng vai trò như một cổng cộng tác tập trung. Quản trị viên có thể tạo không gian làm việc nhóm duy nhất mà mỗi không gian chứa các kênh chuyên dụng dựa trên các chủ đề, phòng ban hoặc chức năng kinh doanh cụ thể.

Trong bài đăng này, chúng ta sẽ khám phá một số tính năng độc đáo của Microsoft Teams và trải nghiệm người dùng tổng thể. Microsoft liên tục cập nhật Teams với các tính năng mới và duy trì diễn đàn phản hồi dành riêng cho khách hàng tại UserVoice. Điều này cho phép bạn giao tiếp trực tiếp với Microsoft để đề xuất các tính năng bổ sung có thể mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn.

Tính năng & Lợi ích của Microsoft Teams

Ảnh chụp màn hình qua  Microsoft Teams

Microsoft Teams được thiết kế để giúp tạo điều kiện giao tiếp trong nhóm và nhiều tính năng trung tâm giải quyết mục đích cốt lõi này. Trang tổng quan được sắp xếp hợp lý cho phép người dùng nhanh chóng tìm và truy cập các tệp, tin nhắn và thông tin mà họ yêu cầu. Dưới đây là một số tính năng quan trọng nhất của Microsoft Teams.

Trò chuyện thoại và nhắn tin

Nền tảng cộng tác nhóm phải cung cấp cho người dùng quyền truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào toàn bộ nhóm của họ. Trong Microsoft Teams, có thể bắt đầu cuộc gọi thoại hoặc trò chuyện riêng tư một đối một từ nhiều nơi khác nhau. Bạn có thể liên hệ với đồng nghiệp từ cơ sở dữ liệu liên hệ, cuộc họp hoặc trực tiếp từ một bài đăng trong các kênh của nhóm. Các cuộc trò chuyện và cuộc gọi cũng có thể được bắt đầu dưới dạng thảo luận nhóm mà không cần tổ chức một cuộc họp chính thức. Người dùng cũng có thể lưu tin nhắn để tham khảo sau này và ẩn hoặc tắt tiếng các cuộc trò chuyện bất cứ lúc nào.

Cuộc họp và trò chuyện video

Ngoài các cuộc gọi thoại, người dùng cũng có thể thực hiện các cuộc gọi video riêng tư một đối một chỉ với một cú nhấp chuột đơn giản. Các cuộc họp dễ dàng thiết lập và lên lịch với sức chứa tối đa lên đến 250 người. Microsoft cũng cung cấp một tiện ích bổ sung giao tiếp nâng cao giúp tăng số lượng người tham dự lên 1.000 hoặc thậm chí lên đến 20.000 người tham gia thụ động trong các sự kiện trực tiếp. Một bổ sung mới kể từ khi COVID-19 xuất hiện là Chế độ cùng nhau, tạo ra một môi trường làm việc chia sẻ bình thường. Các thành viên trong nhóm có thể tham gia vào không gian để hòa nhập trong khi làm việc và tùy chỉnh hình nền và bố cục phòng ảo.

Ứng dụng Microsoft 365

Có lẽ tính năng hữu ích nhất của Microsoft Teams là tích hợp rất chặt chẽ với toàn bộ dòng sản phẩm của Microsoft. Người dùng có thể tạo, cập nhật và chia sẻ tệp mà không cần phải điều hướng giữa nhiều cửa sổ. Tất cả các tài liệu này, bao gồm các tệp Word, PowerPoint và Excel, được tự động sao lưu trong môi trường đám mây SharePoint. Các thành viên trong nhóm cũng có thể cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực. Microsoft Teams hỗ trợ đăng nhập một lần (SSO) và xác thực hai yếu tố như một phần của toàn bộ bộ 365.

 Tích hợp của bên thứ ba

Microsoft đề cập đến các tích hợp là trình kết nối và hiện hỗ trợ hơn 100 trong số đó cho Teams. Bạn sẽ tìm thấy hỗ trợ cho nhiều ứng dụng cộng tác và doanh nghiệp phổ biến, bao gồm Zendesk, Mailchimp, SAP, Salesforce và Evernote. Với một cộng đồng nhà phát triển tích cực, Microsoft thường xuyên bổ sung các trình kết nối mới và cập nhật các khả năng của các dịch vụ hiện có.

Trải nghiệm người dùng cuối của Microsoft Teams

Trải nghiệm người dùng cuối trong Microsoft Teams tập trung vào giao diện người dùng chính. Giao diện này có giao diện tương tự khi so sánh với các dịch vụ cạnh tranh khác như Slack. Ngoài các tính năng được liệt kê ở trên, đây là một số chất lượng trải nghiệm người dùng độc đáo giúp Microsoft Teams nổi bật.

Tham gia và tổ chức các cuộc họp

Gọi điện đến một cuộc họp có thể gây căng thẳng, đặc biệt nếu bạn đang vội vàng trong khi cân bằng các nhiệm vụ và cam kết khác. Microsoft Teams sẽ tự động tắt tiếng đường dây của bạn khi tham gia cuộc gọi muộn để bạn không vô tình làm gián đoạn luồng cuộc họp. Bạn cũng có thể tùy chỉnh nhiều tính năng trước khi tham gia, chẳng hạn như tắt máy ảnh. Người dẫn chương trình có thể chia sẻ ghi chú của họ trực tiếp với tất cả những người tham dự và bản ghi cuộc họp sẽ tự động được chia sẻ trong hộp trò chuyện sau cuộc gọi.

Sẵn sàng di động

Ứng dụng Microsoft Teams dành cho thiết bị di động trông rất giống với nhiều ứng dụng nhắn tin phổ biến với giao diện làm nổi bật bất kỳ cuộc trò chuyện nào gần đây. Thật dễ dàng để truy cập các chuỗi kênh riêng lẻ và nhắn tin cho người dùng khác chỉ bằng một vài cú nhấp chuột, có nghĩa là các thành viên trong nhóm sẽ không lãng phí thời gian quý báu để cố gắng tìm cách liên hệ với đồng nghiệp khi họ không ở trên máy tính để bàn.

Sự hợp tác

Microsoft đã thêm tính năng Tasks để theo dõi các hành động của cá nhân và nhóm từ trong cùng một nền tảng. Người dùng có thể xem cập nhật tiến độ cho bất kỳ nhiệm vụ nào và tạo bảng Kanban tùy chỉnh để chia sẻ với những người khác. Một công cụ khác, Microsoft Whiteboard, cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác và động não các ý tưởng bằng cách sử dụng nền tương tác. Các tính năng này giúp hỗ trợ cộng tác liền mạch giữa các nhóm phân tán và có thể giúp giảm bớt những thách thức khi chuyển sang môi trường làm việc từ xa cho những người quen làm việc trong môi trường văn phòng.

Microsoft Teams đã trở thành một công cụ quan trọng cho nhiều doanh nghiệp buộc phải thích ứng đột ngột với môi trường làm việc từ xa. Với việc áp dụng nhanh chóng các nền tảng cộng tác này, Microsoft đã định vị Teams như một người chơi lớn trên thị trường. Là một phần của gói Microsoft 365 cơ bản, Teams vẫn là một nền tảng cộng tác mạnh mẽ và có thể truy cập được.