Microsoft Teams : comment gérer laccès des invités

L'accès invité est une fonctionnalité essentielle de Teams, qui vous permet de collaborer avec des personnes extérieures à votre organisation. Vous pouvez l'utiliser pour autoriser des utilisateurs individuels externes à accéder aux équipes, aux documents partagés sur les canaux et à d'autres données.

Collaborer avec des personnes qui n'ont pas de compte professionnel ou scolaire avec votre organisation est crucial dans le monde dominé par le travail et l'apprentissage à distance d'aujourd'hui.

Accès invité activé par Microsoft par défaut

Jusqu'en février 2021, l'accès invité était désactivé par défaut. Les administrateurs et les propriétaires d'équipe devaient activer manuellement cette option et attendre quelques heures pour que les modifications prennent pleinement effet.

Après février 2021, l'accès invité est activé par défaut pour les clients nouveaux et existants si ce dernier n'a pas configuré le paramètre autrement.

Comment bloquer l'accès des invités dans les équipes

Accédez au centre d'administration Microsoft Teams.

Accédez aux paramètres à l'échelle de l'organisation et sélectionnez Accès invité .

Définissez Autoriser l'accès invité dans Microsoft Teams sur Désactivé .

Comment gérer l'accès des invités dans les équipes

Si vous décidez d'activer l'accès invité, vous pouvez filtrer davantage les autorisations des personnes extérieures à votre organisation. Les fonctions d' appel , de réunion et de messagerie sont parmi les paramètres les plus importants auxquels vous devez prêter attention.

Paramètres d'appel et de réunion pour les utilisateurs invités

• Passer des appels privés : si vous activez cette option, les invités peuvent passer des appels peer-to-peer.
• Autoriser la vidéo IP : les utilisateurs externes peuvent utiliser la vidéo dans leurs appels et réunions.
• Mode de partage d'écran : les utilisateurs invités peuvent partager leur écran avec les autres participants à la réunion. Vous pouvez limiter le partage d'écran à des applications individuelles ou autoriser les utilisateurs invités à partager l'intégralité de leur écran.
• Autoriser la réunion maintenant : décidez si les utilisateurs invités peuvent utiliser la réunion maintenant ou non.

Paramètres de messagerie pour les utilisateurs invités

• Modifier les messages envoyés : les utilisateurs invités peuvent modifier les messages qu'ils ont envoyés.
• Les invités peuvent supprimer les messages envoyés : désactivez cette option si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs invités suppriment leurs messages envoyés.
• Chat : activez cette option pour permettre aux invités d'utiliser le chat dans Teams.
• Utiliser des Giphys, des mèmes ou des autocollants dans les conversations : vous pouvez autoriser ou empêcher les utilisateurs d'utiliser des GIF, des mèmes ou des autocollants dans le chat . Si vous souhaitez que les utilisateurs profitent d'une expérience de chat conviviale et décontractée, veuillez activer ces options.

Les invités peuvent-ils accéder aux fichiers dans Microsoft Teams ?

Les utilisateurs invités peuvent accéder aux fichiers partagés dans les discussions d'équipe et les canaux auxquels ils ont été invités. Tous les fichiers que vous partagez dans un canal sont stockés dans le dossier SharePoint de votre équipe. Pour vous assurer que les utilisateurs invités peuvent accéder à ces fichiers, accédez à Paramètres Sharepoint et accédez à Partage en dehors de votre organisation . Sélectionnez l'option de partage qui correspond le mieux à vos besoins.

Si l'option qui dit « Ne pas autoriser le partage en dehors de votre organisation » est activée, les utilisateurs invités n'accéderont pas aux fichiers partagés dans les canaux Teams.

Consultez les guides ci-dessous pour en savoir plus sur le partage et le stockage de fichiers dans Teams :

• Microsoft Teams : comment organiser vos fichiers
• Microsoft Teams : Comment verrouiller des fichiers

Un invité peut-il démarrer une réunion d'équipe ?

Les utilisateurs invités peuvent démarrer une réunion Teams à l'aide de l'option Se réunir maintenant. Pour leur accorder l'autorisation d'utiliser cette fonctionnalité, accédez au Centre d'administration des équipes, sélectionnez Paramètres à l'échelle de l'organisation , puis accédez à Accès invité . Accédez ensuite aux paramètres de la réunion et activez Réunion maintenant .

Pourquoi suis-je affiché en tant qu'invité sur Microsoft Teams ?

Si vous apparaissez en tant qu'utilisateur invité sur Teams, cela peut indiquer que quelqu'un vous a déjà ajouté en tant qu'invité dans le locataire Microsoft 365. Pour rejoindre la réunion en tant qu'utilisateur régulier, lancez un nouvel onglet de navigateur en mode privé. Vérifiez si vous apparaissez toujours en tant qu'invité.

Pourquoi ne puis-je pas ajouter d'invités à Microsoft Teams ?

Si vous ne pouvez pas ajouter d'utilisateurs invités à Teams, c'est probablement parce que la fonctionnalité d'accès invité a été désactivée. Ouvrez le centre d'administration des équipes, accédez aux paramètres à l'échelle de l'organisation et assurez-vous que l' accès invité  est activé. De plus, assurez-vous que vos paramètres de groupe AzureAD et Office 365 autorisent l'accès invité.

Conclusion

Microsoft a activé l'accès invité dans Teams par défaut. Cela permet aux équipes de collaborer plus facilement avec des utilisateurs externes. Cependant, prenez le temps de parcourir les paramètres d'accès des invités dans Teams et de les personnaliser en fonction des besoins de votre organisation. Vous ne voulez pas que les utilisateurs invités accèdent accidentellement à des fichiers auxquels ils n'auraient pas dû avoir accès en premier lieu.

Comment s'est passée votre expérience d'accès invité Teams jusqu'à présent ? Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez changer à ce sujet ? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.