Labels maken in Word vanuit een Excel-spreadsheet

Als u labels van welke aard dan ook wilt maken en afdrukken , hoeft u niet verder te zoeken dan Microsoft Word en Excel. U kunt uw labelgegevens opslaan in Excel en die gegevens vervolgens ophalen in Word om uw labels op te slaan of af te drukken.

In deze handleiding leert u hoe u een labelspreadsheet maakt in Excel dat compatibel is met Word, hoe u uw labels configureert en hoe u ze opslaat of afdrukt.

1. Voer de gegevens voor uw labels in een Excel-spreadsheet in

De eerste stap is het maken van een Excel-spreadsheet met uw labelgegevens. U wijst aan elk gegevensveld een passende koptekst toe, zodat u de kopteksten in Word kunt ophalen.

Voor het volgende voorbeeld maken we een spreadsheet met de volgende velden:

• Voornaam
• Achternaam
• Woonadres
• Stad
• Staat
• Postcode

Om te beginnen met het maken van uw Excel-spreadsheet:

1. Start Microsoft Excel op uw Windows- of Mac-computer en maak een nieuwe spreadsheet.
2. Selecteer op het spreadsheetscherm van Excel de eerste cel in de eerste rij en typ Voornaam .

1. Selecteer de eerste cel in de B- kolom en typ Achternaam . Voeg op dezelfde manier Street Address , City , State en Postcode toe aan respectievelijk de eerste rijen van de kolommen C , D , E en F.
2. Voeg nu de gegevens toe onder elke kop die u zojuist hebt gemaakt. Uw spreadsheet zou er ongeveer zo uit moeten zien:

1. Wanneer u klaar bent met het toevoegen van gegevens, slaat u uw spreadsheet op door bovenaan Bestand te selecteren.
2. Selecteer Opslaan in de linkerzijbalk.
3. Selecteer Bladeren in het deelvenster aan de rechterkant.

1. Kies een map om uw spreadsheet in op te slaan, voer een naam in voor uw spreadsheet in het veld Bestandsnaam en selecteer Opslaan onder aan het venster.

1. Sluit het Excel-venster.

Uw Excel-spreadsheet is nu klaar.

2. Configureer labels in Word

De tweede stap is het configureren van de afmetingen van uw labels in Word. Er zijn verschillende voorgedefinieerde labellay-outs waaruit u kunt kiezen. U kunt zelfs uw eigen label met aangepaste afmetingen maken, als u dat wilt.

1. Start Microsoft Word op uw Windows- of Mac-computer en start een nieuw leeg document.
2. Selecteer in het documentbewerkingsscherm het tabblad Mailings in de bovenste werkbalk.
3. Selecteer op het tabblad Verzendlijsten Start Afdruk samenvoegen en kies vervolgens Etiketten in het menu.

1. Selecteer in het geopende venster een labelleverancier in het vervolgkeuzemenu Labelleveranciers . Selecteer vervolgens een labeltype in de lijst met productnummers en selecteer ten slotte OK .

1. Als u een aangepast label wilt maken, selecteert u de knop Nieuw label en geeft u uw labelafmetingen op in het volgende venster.

1. Uw labellay-out is nu geconfigureerd en houd dit document open in Word.

3. Breng de Excel-gegevens naar het Word-document

Nu uw labels zijn geconfigureerd, importeert u de gegevens die u in uw Excel-spreadsheet hebt opgeslagen in uw Word-document. U hoeft Excel niet te openen om dit te doen.

Beginnen:

1. Terwijl uw Word-document nog open is, selecteert u bovenaan het tabblad Mailings .
2. Selecteer op het tabblad Mailings de optie Ontvangers selecteren en kies Gebruik een bestaande lijst . U vertelt Word dat u een vooraf gedefinieerde lijst voor uw labels wilt gebruiken.

1. Navigeer in het geopende Verkenner- venster naar de map met de Excel-spreadsheet die u hierboven hebt gemaakt. Dubbelklik op de spreadsheet om deze in uw Word-document te importeren.

1. Word opent een venster Selecteer tabel . Selecteer hier het blad dat de labelgegevens bevat.
2. Vink de optie Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen aan en selecteer OK .

4. Voeg labels uit Excel toe aan een Word-document

U geeft nu de velden op die u in uw labels wilt gebruiken.

Om dat te doen:

1. Zorg ervoor dat u zich nog steeds in het etikettendocument in Word bevindt.
2. Selecteer het tabblad Mailings bovenaan en selecteer vervolgens in het gedeelte Velden schrijven en invoegen de optie Adresblok .

1. Selecteer in het geopende venster Adresblok invoegen de knop Match Fields .

1. Word opent een venster Overeenkomstvelden . Zorg er hier voor dat elk veld in het Vereist voor adresblok overeenkomt met het juiste veld in uw spreadsheet. Adres 1 moet bijvoorbeeld zo worden ingesteld dat het straatadres uit uw spreadsheet wordt gebruikt , enzovoort.

1. Selecteer OK om het venster te sluiten.
2. Terug in het venster Adresblok invoegen ziet u een voorbeeld van uw label. Zorg ervoor dat dit voorbeeld de daadwerkelijke labels vertegenwoordigt die u wilt maken. Selecteer vervolgens OK onderaan het venster.

1. In uw Word-document ziet u nu op het eerste label > staan .
2. Selecteer bovenaan het tabblad Verzendlijsten en selecteer vervolgens Etiketten bijwerken .

1. Alle labels in uw document zouden nu > moeten zeggen .

5. Maak labels vanuit Excel in een Word-document

Word heeft nu alle gegevens die nodig zijn om uw labels te genereren. U voltooit nu het proces en Word geeft de feitelijke gegevens voor elk label weer:

1. Selecteer op het tabblad Verzendlijsten van Word de optie Voltooien en samenvoegen en kies Individuele documenten bewerken in het menu.

1. Kies Alles in het venster dat wordt geopend en selecteer OK .

1. Uw Word-document zou nu al uw labels met hun individuele gegevens moeten weergeven.

U kunt dit labeldocument nu opslaan, er een PDF van maken of het document (labels) fysiek afdrukken.

6. Bewaar Word-labels gemaakt vanuit Excel als PDF

U hoeft geen tool van derden te gebruiken om het labeldocument van uw Word op te slaan als PDF:

1. Selecteer het tabblad Bestand bovenaan het Word-venster.
2. Selecteer Opslaan als in de zijbalk aan de linkerkant .
3. Kies Bladeren in het rechterdeelvenster.

1. Selecteer een map om uw PDF in op te slaan, voer een naam in voor uw PDF in het veld Bestandsnaam , kies PDF in het vervolgkeuzemenu Opslaan als type en selecteer Opslaan .

7. Druk Word-labels af die zijn gemaakt vanuit Excel

U kunt uw etiketten rechtstreeks vanuit Word afdrukken. Zorg ervoor dat uw printer is aangesloten op uw computer wanneer u afdrukt:

1. Selecteer het tabblad Bestand bovenaan het Word-venster.
2. Selecteer Afdrukken in de linkerzijbalk.

1. Kies een printer in het menu Printer in het rechterdeelvenster en selecteer vervolgens Afdrukken bovenaan.

En je bent helemaal klaar.

Zoals u hierboven kunt zien, kunt u met Word en Excel bijna alle soorten labels maken op uw Windows- en Mac-computers. Als dit u heeft geholpen bij het genereren van het gewenste type labels in Excel, laat het ons dan weten in de opmerkingen hieronder.