AutoTekst maken en gebruiken in Microsoft Word

Tekstverwerkers hebben een lange weg afgelegd sinds het begin van de jaren tachtig, toen Microsoft voor het eerst Microsoft Word voor MS-DOS uitbracht. Het baanbrekende kenmerk was dat het was ontworpen om met een muis te worden gebruikt. De huidige versies van Microsoft Word bevatten functies die gebruikers zich toen niet eens konden voorstellen, waaronder het gebruik van de AutoTekst-functie van Microsoft Word om sneller en met minder fouten inhoud te creëren. 

Als u veel gebruik maakt van Word, is de kans groot dat er zinnen, tekstblokken of afbeeldingen zijn die u vaak gebruikt. De AutoCorrectie- en AutoTekst-functies van Word zijn gemaakt om u te helpen die repetitieve vermeldingen snel in te voegen, waardoor u tijd bespaart. Voorbeelden zijn het toevoegen van uw handtekening aan het einde van een brief of het invoegen van standaardtaal in documenten zoals contracten of offerteaanvragen. 

Het verschil tussen AutoCorrectie en AutoTekst

In Microsoft Word kunt u met AutoCorrectie herbruikbare tekstfragmenten maken van maximaal 255 tekens. Die fragmenten zijn dan niet alleen voor u beschikbaar in Word, maar ook in al uw Office-apps zoals Outlook en PowerPoint .

AutoTekst daarentegen is veel robuuster. Het is gemaakt om veel grotere tekstblokken te besturen. AutoTekst-fragmenten die u maakt, worden opgeslagen met uw Word-sjabloon en zijn niet beschikbaar in de andere Office-apps die u gebruikt. Zowel AutoCorrectie als AutoTekst zijn beschikbaar in de desktop- en onlineversie van Microsoft Word.

AutoCorrectie maken en gebruiken

Om een ​​AutoCorrectie-item te configureren en te gebruiken, opent u een document met tekst die u wilt converteren naar een herbruikbaar fragment. In het onderstaande voorbeeld configureren we AutoCorrectie om een ​​kort tekstblok in te voegen wanneer we typen -123 .

1. Selecteer maximaal 255 teksttekens die u opnieuw wilt gebruiken door een korte reeks tekens te typen.

1. Ga naar Bestand > Opties > Controle en selecteer de knop AutoCorrectie-opties .

1. Zorg ervoor dat het selectievakje Tekst vervangen terwijl u typt is aangevinkt.

1. Typ vervolgens in het gedeelte Vervangen de tekens die u wilt vervangen door het tekstblok dat u in stap 1 hebt geselecteerd. In dit geval gebruiken we de tekens -123 . De tekst die u in stap 1 hebt geselecteerd, verschijnt onder Met .

1. Selecteer ten slotte Toevoegen , OK en nogmaals OK . 

Een AutoCorrectie-item gebruiken

Om nu het AutoCorrectie-item te gebruiken dat u hebt gemaakt door de bovenstaande stappen te volgen, typt u gewoon -123 in uw Word-document en die tekens worden vervangen door het tekstblok dat u in stap 1 hebt geselecteerd. 

AutoTekst maken en gebruiken

Als u automatisch tekstblokken wilt invoegen die langer zijn dan 255 tekens of die afbeeldingen bevatten, gebruikt u AutoTekst in plaats van AutoCorrectie.

Een nieuw AutoTekst-fragment maken

Nogmaals, begin met het openen van een document met de tekst waarvan u een herbruikbaar fragment wilt maken.

1. Selecteer het tekstblok, inclusief afbeeldingen, dat u wilt converteren naar een AutoTekst-fragment.

1. Druk op Alt + F3 . Dat opent een dialoogvenster Create New Building Block waarin je een paar opties hebt.
2. Vul de informatie in en zorg ervoor dat u een unieke naam en beschrijving opgeeft. 

1. Selecteer OK . 

Een Microsoft Word AutoTekst-fragment gebruiken 

Volg nu deze stappen om het AutoTekst-fragment te gebruiken dat u zojuist hebt gemaakt.

1. Selecteer het tabblad Invoegen op de werkbalk.
2. Selecteer Snelle onderdelen en vervolgens AutoTekst .
3. Selecteer het gewenste AutoTekst-fragment en het wordt in uw Word-document ingevoegd.

Een AutoTekst-fragment gebruiken via AutoCorrectie

U kunt ook het AutoTekst-fragment dat u hebt gemaakt invoegen door de naam van het item te typen. Deze methode maakt hoofdzakelijk gebruik van de AutoCorrectie-functionaliteit. Als u bijvoorbeeld het AutoTekst-item hierboven gebruikt, kunt u beginnen met het typen van "Leverage agile frameworks", en u ziet een knopinfo verschijnen met de tekst "(Druk op ENTER om in te voegen)."

Wanneer u op Enter drukt , wordt het volledige AutoTekst-blok in uw document ingevoegd.

Als u de tooltip "(Druk op ENTER om in te voegen)" niet ziet, moet u Show AutoComplete Suggestions inschakelen . U kunt dat doen door naar Bestand > Opties > Geavanceerd te gaan en het vakje naast Suggesties voor automatisch aanvullen weergeven aan te vinken .

Een AutoTekst-fragment toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang

Als u het aantal acties wilt verminderen dat u moet ondernemen om de Microsoft Word AutoTekst in te voegen, kunt u het item toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang. 

1. Selecteer de vervolgkeuzepijl van de werkbalk Snelle toegang en selecteer Meer opdrachten .

1. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Kies opdrachten uit de optie Alle opdrachten . 

1. Zoek AutoTekst in de lijst aan de linkerkant en selecteer de knop Toevoegen om het aan de lijst aan de rechterkant toe te voegen.

1. Selecteer OK .
2. Nu zult u zien dat er een AutoTekst-knop is toegevoegd aan de werkbalk Snelle toegang. 

1. Als u een AutoTekst-fragment wilt invoegen, selecteert u de knop AutoTekst en selecteert u vervolgens het AutoTekst-fragment dat u in uw document wilt invoegen.

Een AutoTekst-fragment gebruiken via een snelkoppeling

Een andere manier om een ​​AutoTekst-fragment in te voegen, is door een sneltoets te maken.

1. Klik met de rechtermuisknop ergens op het werkbalklint en selecteer Lint aanpassen...

1. Selecteer de knop Aanpassen onderaan het dialoogvenster.
2. Selecteer Bouwstenen in de lijst Categorieën aan de linkerkant .
3. Selecteer in de lijst Bouwstenen aan de rechterkant de bouwsteen waarvoor u een sneltoets wilt maken.
4. Plaats uw cursor in het veld Druk op nieuwe sneltoets en typ de sneltoets die u wilt gebruiken. In het onderstaande voorbeeld gebruiken we Alt + Ctrl + Shift + L als sneltoets. 

1. Selecteer de knop Toewijzen .
2. Selecteer Sluiten en vervolgens OK . 
3.  Wanneer u nu terug bent in uw Word-document, kunt u de sneltoets gebruiken die u zojuist hebt gemaakt om het AutoTekst-fragment in te voegen.

Wees slimmer en sneller met de trucs die je hebt geleerd

Zelfs als je niet echt een detailgericht persoon bent, zullen de bovenstaande tips ervoor zorgen dat het lijkt alsof je dat wel bent! U bespaart tijd en maakt minder fouten bij het samenstellen van een Word-document als u gebruik maakt van deze functies. Als u wilt, kunt u nog een stap verder gaan en enkele macro's in Word maken voor elke reeks acties die u herhaaldelijk uitvoert.