Hoe Gantt-diagrammen te maken in Microsoft Excel

Gantt-diagrammen zijn een populaire manier om projecten bij te houden, vooral voor teams die rekening moeten houden met de duur van een taak. Door effectief een Gantt-diagram te gebruiken, kunt u ervoor zorgen dat verschillende taken elkaar niet in de weg zitten, en zelfs bepalen wanneer de ene moet eindigen zodat de volgende kan beginnen. 

Er zijn verschillende manieren om Gantt-diagrammen te maken, maar in dit artikel laten we zien hoe je er een kunt maken in een programma dat je waarschijnlijk al hebt: Microsoft Excel. Hoewel het op maat gemaakte software waarschijnlijk niet zal overtreffen bij het beheren van een groot aantal taken, is het voor kleine projecten een prima alternatief.

Hoe Gantt-diagrammen te maken in Microsoft Excel

Het leuke aan het maken van een Gantt-diagram in Excel is dat je waarschijnlijk al een exemplaar van de spreadsheet hebt en weet hoe je deze moet gebruiken. Zo niet, dan raden we je aan om onze Excel-tutorial te bekijken . De meest recente versies van Microsoft Excel (we gebruiken Office Online voor deze handleiding, hoewel u Office 365 ook gratis kunt krijgen ) bevatten een Gantt-sjabloon, dus laten we daar snel naar kijken voordat we u laten zien hoe u uw eigen .

Microsoft Excel Gantt-sjabloon

Houd er rekening mee dat er een Gantt-sjabloon is opgenomen in Excel voordat u begint met het bouwen van een volledig nieuw diagram. Als u Office Online gebruikt, is dit een van de beschikbare werkmappen in het startscherm van Excel

De Gantt-diagramsjabloon is redelijk goed. U kunt uw gegevens invoeren in een tabel, die de gegevens vervolgens automatisch exporteert naar een omgekeerd staafdiagram. We raden aan er een beetje mee te rommelen om te zien wat er mogelijk is met Excel Gantt-diagrammen. De sjabloon is echter een beetje inflexibel, dus als het niet voor u werkt, moet u uw Gantt-diagrammen helemaal opnieuw bouwen.

Uw eigen Gantt-diagram maken

1. Als u wilt dat de dingen precies zijn zoals u wilt, moet u beginnen met een lege werkmap. Selecteer hiervoor de knop nieuwe lege werkmap in de bovenste balk - helemaal naar links - en wacht tot deze is geladen. Zodra dat is gebeurd, krijgt u een lege spreadsheet te zien.

1. Voordat u het Gantt-diagram kunt maken, moet u wat gegevens verzamelen. Ter illustratie, we doen alsof we vijf taken hebben en nummeren ze van 1 tot en met 5. Die komen in kolom A. Voeg in kolom B enkele fictieve startdatums voor vier taken toe - zorg ervoor dat de cellen zijn ingesteld om datums te accepteren. Stel ten slotte in kolom C de duur van elke taak in dagen in. 

Als u wilt, kunt u ook een einddatum toevoegen in kolom C, vervolgens de datums automatisch aftrekken en de resulterende duur weergeven in kolom D. Alleen voor het opzetten van het Gantt-diagram zijn de startdatum en de duur echter genoeg.

1. Met de datums klaar, is de volgende stap het maken van een gestapelde grafiek op basis van de startdatum van onze taken. Daarvoor moet je alle gegevens in de tabel selecteren, van A1 tot C6, en dan bovenaan de pagina voor invoegen kiezen (lees alles over grafieken maken in Excel ). 

1. De werkbalk verandert in een aantal grafiekopties, u moet naar de grafische opties gaan en op de pijl naar beneden klikken. Er verschijnt een lange lijst met opties, kies onder staven gestapelde staaf . Zorg ervoor dat je niet degene kiest die 100% gestapelde balk wordt genoemd, want dat werkt niet.

1. Microsoft Excel gaat aan de slag en er verschijnt een nieuwe grafiek in het midden van het scherm. Dit is het begin van uw Gantt-diagram, hoewel u er nog niet bent.

1. Ten eerste moet u waarschijnlijk het formaat van het venster wijzigen (dat hebben we al gedaan in het bovenstaande voorbeeld), en vervolgens de naam van het diagram wijzigen door op het titelvak van het diagram te klikken . Nu je toch bezig bent,. Verwijder ook de legenda onderaan het diagram - waar de startdatum en duur staan ​​- door deze te selecteren en op de Delete- toets op uw toetsenbord te drukken.

1. Vervolgens moet u de grafiek opnieuw ordenen. Op dit moment staat taak 5 bovenaan en taak 1 onderaan, en het moet precies andersom. Om dit op te lossen, klikt u met de rechtermuisknop ergens in het diagram en selecteert u Opmaak in het dialoogvenster dat verschijnt.

1. Er wordt een nieuwe taakbalk geopend aan de rechterkant van uw scherm, genaamd 'Grafiek'. Kies uit alle opties Verticale as .

1. Vink in het uitgevouwen menu het vakje aan naast de instelling Categorieën in omgekeerde volgorde . Dat zou taak 1 bovenaan in de grafiek moeten plaatsen.

1. Als dit klaar is, is er nog maar één stap over, namelijk het verwijderen van het blauwe gedeelte - dat de startdatum vertegenwoordigt - van de balk uit de grafiek. In een Gantt-chart gaat het je immers alleen om de duur van taken; de blauwe balk zit gewoon in de weg.

1. Klik met de rechtermuisknop op een van de blauwe balken om er vanaf te komen. Er verschijnt een ander formaatvak; Klik Het. Nogmaals, je hebt het rechterdeelvenster geopend. Deze keer moeten we echter op het item voor Serie "Startdatum" klikken .

1. Klik in dit menu op het item met de tekst Vullen , ga vervolgens in het grote kleurenmenu dat verschijnt helemaal naar beneden en selecteer Geen vulling .

Daarmee is uw Gantt-diagram helemaal klaar. De oranje vakken (desgewenst kunt u ze opnieuw inkleuren met het vulcommando) laten zien wanneer er aan een bepaalde taak wordt gewerkt. 

Gantt-diagrammen in Excel

Dat zou genoeg moeten zijn om u op weg te helpen met het maken van uw eigen Gantt-diagrammen. Hoewel de sjablonen die Excel biedt - om nog maar te zwijgen van op maat gemaakte projectbeheersoftware - waarschijnlijk een betere optie zijn als u van plan bent veel taken te beheren, is het gebruik van een zelfgemaakte optie zoals hierboven misschien beter als u een klein aantal taken bijhoudt. taken of wilt u wat gemakkelijke smaak toevoegen aan presentaties.