Hoe voor- en achternamen te scheiden in Excel

Als u veel Excel gebruikt, bent u waarschijnlijk een situatie tegengekomen waarin u een naam in een enkele cel heeft en u de naam in verschillende cellen moet scheiden. Dit is een veel voorkomend probleem in Excel en u kunt waarschijnlijk een Google-zoekopdracht uitvoeren en 100 verschillende macro's downloaden die door verschillende mensen zijn geschreven om het voor u te doen.

In dit bericht laat ik je echter zien hoe je een formule kunt instellen, zodat je het zelf kunt doen en echt begrijpt wat er aan de hand is. Als u veel met Excel werkt, is het waarschijnlijk een goed idee om enkele van de meer geavanceerde functies te leren, zodat u interessantere dingen met uw gegevens kunt doen.

Als u niet van formules houdt en een snellere oplossing wilt, bladert u omlaag naar het gedeelte Tekst naar kolommen , waar u leert hoe u een Excel-functie kunt gebruiken om hetzelfde te doen. Bovendien is de functie Tekst naar kolommen ook beter te gebruiken als u meer dan twee items in een cel hebt die u moet scheiden. Als een kolom bijvoorbeeld 6 gecombineerde velden heeft, wordt het gebruik van de onderstaande formules echt rommelig en ingewikkeld.

Aparte namen in Excel

Laten we om te beginnen eens kijken hoe namen gewoonlijk worden opgeslagen in een Excel-spreadsheet. De meest voorkomende twee manieren die ik heb gezien zijn voornaam achternaam met alleen een spatie en achternaam , voornaam met een komma die de twee scheidt. Wanneer ik een middelste initiaal heb gezien, is het meestal voornaam middelste achternaam zoals hieronder :

Door enkele eenvoudige formules te gebruiken en er een paar te combineren, kunt u eenvoudig de voornaam, achternaam en middelste initiaal scheiden in afzonderlijke cellen in Excel. Laten we beginnen met het extraheren van het eerste deel van de naam. In mijn geval gaan we twee functies gebruiken: links en zoeken. Logischerwijs is dit wat we moeten doen:

Zoek in de tekst in de cel naar een spatie of komma, zoek de positie en verwijder vervolgens alle letters links van die positie.

Hier is een eenvoudige formule om de klus correct te klaren: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , waarbij NN de cel is waarin de naam is opgeslagen. De -1 is er om de extra spatie of komma aan het einde van de string te verwijderen.

Zoals je kunt zien, beginnen we met de linkerfunctie, waarvoor twee argumenten nodig zijn: de tekenreeks en het aantal tekens dat je wilt pakken vanaf het begin van de tekenreeks. In het eerste geval zoeken we een spatie door dubbele aanhalingstekens te gebruiken en een spatie ertussen te zetten. In het tweede geval zoeken we een komma in plaats van een spatie. Dus wat is het resultaat voor de 3 scenario's die ik heb genoemd?

We hebben de voornaam uit rij 3, de achternaam uit rij 5 en de voornaam uit rij 7. Geweldig! Dus afhankelijk van hoe uw gegevens zijn opgeslagen, hebt u nu de voornaam of de achternaam geëxtraheerd. Nu voor het volgende deel. Dit is wat we nu logisch moeten doen:

– Zoek in de tekst in de cel naar een spatie of komma, zoek de positie en trek de positie vervolgens af van de totale lengte van de tekenreeks. Dit is hoe de formule eruit zou zien:

=RECHTS(NN,LENGTE(NN) -ZOEKEN(" ",NN))

Dus nu gebruiken we de juiste functie. Hiervoor zijn ook twee argumenten nodig: de tekenreeks en het aantal tekens dat u wilt pakken vanaf het einde van de tekenreeks naar links. Dus we willen de lengte van de string min de positie van de spatie of komma. Dat geeft ons alles rechts van de eerste spatie of komma.

Geweldig, nu hebben we het tweede deel van de naam! In de eerste twee gevallen ben je zo goed als klaar, maar als er een middelste initiaal in de naam staat, kun je zien dat het resultaat nog steeds de achternaam met de middelste initiaal bevat. Dus hoe krijgen we gewoon de achternaam en verwijderen we de middelste initiaal? Eenvoudig! Voer gewoon dezelfde formule opnieuw uit die we gebruikten om het tweede deel van de naam te krijgen.

Dus we doen gewoon nog een goede en passen deze keer de formule toe op de gecombineerde middelste initiaal- en achternaamcel. Het vindt de spatie achter de middelste initiaal en neemt vervolgens de lengte minus de positie van de spatie aantal tekens van het einde van de string.

Dus daar heb je het! Je hebt nu de voor- en achternaam opgesplitst in afzonderlijke kolommen met behulp van een paar eenvoudige formules in Excel! Het is duidelijk dat niet iedereen zijn tekst op deze manier heeft opgemaakt, maar u kunt deze eenvoudig aanpassen aan uw behoeften.

Tekst naar kolommen

Er is ook een andere eenvoudige manier om gecombineerde tekst in afzonderlijke kolommen in Excel te scheiden. Het is een functie met de naam Tekst naar kolommen en het werkt erg goed. Het is ook veel efficiënter als u een kolom heeft met meer dan twee gegevens.

Hieronder heb ik bijvoorbeeld enkele gegevens waarbij de ene rij 4 gegevens bevat en de andere rij 5 gegevens. Ik zou dat willen splitsen in respectievelijk 4 kolommen en 5 kolommen. Zoals u kunt zien, zou het onpraktisch zijn om de bovenstaande formules te gebruiken.

Selecteer in Excel eerst de kolom die u wilt scheiden. Ga dan door en klik op het tabblad Gegevens en klik vervolgens op Tekst naar kolommen .

Hierdoor wordt de wizard Tekst naar kolommen geopend. In stap 1 kiest u of het veld begrensd is of een vaste breedte heeft. In ons geval kiezen we voor Delimited .

Op het volgende scherm kiest u het scheidingsteken. U kunt kiezen uit tab, puntkomma, komma, spatie of typ een aangepaste in.

Ten slotte kiest u het gegevensformaat voor de kolom. Normaal gesproken werkt Algemeen prima voor de meeste soorten gegevens. Als je iets specifieks hebt, zoals datums, kies dan dat formaat.

Klik op Voltooien en kijk hoe uw gegevens op magische wijze in kolommen worden gescheiden. Zoals je kunt zien, veranderde de ene rij in vijf kolommen en de andere in vier kolommen. De functie Tekst naar kolommen is zeer krachtig en kan uw leven een stuk eenvoudiger maken.

Als je problemen hebt met het scheiden van namen die niet in het formaat staan ​​dat ik hierboven heb, plaats dan een opmerking met je gegevens en ik zal proberen te helpen. Genieten van!