Wijzigingen in Excel bijhouden

Bent u op zoek naar een manier om wijzigingen in een Excel-spreadsheet bij te houden? Er zijn veel gevallen waarin u een bestand naar meerdere mensen moet distribueren en moet bijhouden welke wijzigingen zijn aangebracht. Misschien wilt u bijhouden wanneer de wijziging is aangebracht, wie de wijziging heeft aangebracht, in welke cel de wijziging heeft plaatsgevonden en welke gegevens zijn gewijzigd.

Excel heeft ingebouwde trackingfuncties die alle bovenstaande gevallen aankunnen. U kunt alle wijzigingen eenvoudig rechtstreeks op het werkblad bekijken en u kunt elke wijziging ook accepteren of weigeren. Er zijn een paar punten die u moet onthouden over de trackingfuncties van Excel:

Inhoudsopgave

• Tracking inschakelen
• Volgen configureren
• Wijzigingen bekijken

1. Het inschakelen van tracking betekent niet dat u de spreadsheet kunt terugzetten in de tijd naar een vorige staat door de wijzigingen ongedaan te maken. Het is eigenlijk een logbestand dat alles registreert en dat is alles. U kunt handmatig gaan kijken welke gegevens zijn verwijderd of toegevoegd, maar u moet zelf de wijzigingen in de spreadsheet aanbrengen.

2. Het inschakelen van tracking betekent niet dat elke wijziging die u aanbrengt, wordt geregistreerd. Alle gegevens die in een cel zijn opgeslagen, worden bijgehouden, maar andere wijzigingen, zoals opmaak, worden niet bijgehouden. Andere wijzigingen die niet worden bijgehouden, zijn onder meer het verbergen/zichtbaar maken van rijen en kolommen, opmerkingen en celwaarden die veranderen als gevolg van een herberekening van een formule.

3. Wijzigingsgeschiedenis wordt standaard slechts 30 dagen bewaard. Als u wijzigingen aanbrengt in een Excel-werkblad en de werkmap vervolgens 45 dagen later opnieuw opent, kunt u de wijzigingsgeschiedenis voor alle 45 dagen bekijken totdat u de werkmap sluit. Wanneer u het sluit, is elke wijzigingsgeschiedenis ouder dan 30 dagen verdwenen. Dat betekent dat de volgende keer dat u het opent, u de wijziging die u 45 dagen eerder had aangebracht, niet meer kunt zien.

4. Wanneer u bijhouden inschakelt, wordt de werkmap een gedeelde werkmap. Dit betekent dat meerdere gebruikers wijzigingen in het document zullen aanbrengen.

Nu u enkele basisprincipes kent van hoe tracking werkt in Excel, laten we het hebben over hoe u het kunt inschakelen, instellingen kunt wijzigen en wijzigingen kunt bijhouden!

Tracking inschakelen

Laten we doorgaan en eerst tracking inschakelen. Open Excel en klik op het tabblad Controleren  op het lint. Uiterst rechts ziet u een optie met de naam Wijzigingen  bijhouden onder het gedeelte Wijzigingen .

Klik op de knop en kies  Wijzigingen markeren . U krijgt een dialoogvenster waarin u nu de optie "Wijzigingen bijhouden tijdens bewerken" moet aanvinken . Dit deelt ook uw werkboek " .

U hebt hier verschillende opties, waaronder  wanneer , wie en waar . Voor Wanneer betekent Alles dat elke wijziging wordt gemarkeerd. U hebt ook de mogelijkheid om wijzigingen te markeren vanaf de laatste keer dat u het document opsloeg, sinds een bepaalde datum, of wijzigingen die nog niet zijn beoordeeld.

Als u  Wie aanvinkt , kunt u ervoor kiezen wijzigingen bij te houden die door iedereen zijn aangebracht of wijzigingen die door iedereen behalve u zijn aangebracht. Met de optie Waar  kunt u alleen wijzigingen voor een specifiek deel van de spreadsheet bijhouden. Klik gewoon op de knop aan de rechterkant en selecteer het celbereik dat u wilt bijhouden.

Ten slotte kunt u de optie Wijzigingen op het scherm markeren uitschakelen als u niet wilt dat anderen weten dat u wijzigingen bijhoudt. Zodra u begint met volgen en deze optie is geselecteerd, wordt standaard in elke gewijzigde cel linksboven een kleine pijl weergegeven om aan te geven dat deze is gewijzigd.

Als u op een gewijzigde cel klikt (met Wijzigingen markeren op scherm ingeschakeld), krijgt u een klein pop-upvenster dat laat zien waar de waarde van is veranderd en waarnaar is gewijzigd en op welk tijdstip. Als u de optie Markeer wijzigingen op scherm uitschakelt, wordt dat kleine zwarte driehoekje niet weergegeven.

Dus wat u bijvoorbeeld kunt doen, is de wijzigingen op het scherm verbergen door het vakje niet aan te vinken, uw bestand naar iedereen sturen die er wijzigingen in moet aanbrengen, en wanneer u het terugkrijgt, gaat u gewoon naar Wijzigingen bijhouden en vinkt u het opnieuw aan de doos.

Volgen configureren

De volgende stap is om de instellingen voor tracking te bekijken en deze aan te passen aan uw behoeften. Om dit te doen, klikt u op de knop Werkmap delen die zich direct links van de knop Wijzigingen bijhouden bevindt . Klik op het tabblad Geavanceerd wanneer het dialoogvenster Werkmap delen verschijnt.

Hier kunt u het aantal dagen voor het bijhouden van de wijzigingsgeschiedenis wijzigen in iets anders dan 30 dagen. Wijzigingen worden standaard bijgewerkt wanneer het bestand wordt opgeslagen, maar u kunt ervoor zorgen dat dit om de paar minuten automatisch wordt gedaan. Ten slotte kunt u kiezen hoe u met conflicten wilt omgaan: door ernaar te worden gevraagd of door simpelweg de laatste wijziging bij het opslaan van het bestand te laten winnen.

Wijzigingen bekijken

Nadat u bijhouden hebt ingeschakeld en een paar wijzigingen hebt aangebracht, kunt u nogmaals op de knop Wijzigingen bijhouden klikken, op Wijzigingen markeren klikken en u zult merken dat het vak Lijstwijzigingen op een nieuw blad niet langer grijs wordt weergegeven.

Controleer dat en klik op OK. Er wordt een nieuw werkblad met de naam Geschiedenis toegevoegd waarmee u alle wijzigingen kunt bekijken die in die werkmap zijn aangebracht.

Op een gegeven moment moet u de wijzigingen goedkeuren of afwijzen. U kunt alle wijzigingen bekijken en vervolgens kiezen welke u wilt behouden of verwijderen.

Klik nogmaals op Track Changes en kies Accept/Reject Changes . Selecteer de opties om te kiezen welke wijzigingen u wilt accepteren of weigeren. Als u alle wijzigingen wilt bekijken, verlaat u Wanneer aangevinkt en zorgt u ervoor dat deze is ingesteld op Niet beoordeeld .

Klik op OK en Excel zal u elke aangebrachte wijziging laten zien en u de optie geven om te accepteren of te weigeren . U kunt ook alle wijzigingen accepteren of alle wijzigingen weigeren als u dat wilt.

Als u een wijziging afwijst, keert deze onmiddellijk terug naar wat zich oorspronkelijk in die cel bevond. Het is vermeldenswaard dat als een andere cel verwijst naar de inhoud van de afgewezen cel, die waarde ook zal veranderen wanneer de celwaarde waarnaar wordt verwezen terugkeert. Dit kan ertoe leiden dat formules breken, enz. Wees dus voorzichtig.

Dat is het! Nu kunt u eenvoudig alle wijzigingen in uw Excel-spreadsheet volgen met behulp van deze ingebouwde functie. Als je vragen hebt, plaats dan een reactie. Genieten van!