Comment utiliser Shifts dans Microsoft Teams pour gérer les heures de travail, les horaires, etc.

Voici un aperçu de la façon dont vous pouvez démarrer avec Microsoft Teams pour vous gérer, vous et les horaires de travail et les horaires de vos employés.

Ouvrez l'application Shifts en la recherchant dans… Plus d'applications dans la barre latérale Teams.

Vérifiez si votre responsable vous a assigné un horaire ou un quart de travail. Sinon, demandez-leur de le configurer.

Les managers peuvent configurer des Shifts en créant un planning d'équipe lors du démarrage initial dans Shifts

Les gestionnaires peuvent cliquer sur le bouton « ajouter des personnes au groupe » pour ajouter des quarts de travail et des horaires pour les employés

Les gestionnaires peuvent alors ajouter une heure précise. notes et autres informations pour les quarts de travail.

Les équipes peuvent ensuite être partagées avec une équipe en cliquant sur le bouton Partager avec l'équipe

Les employés peuvent ensuite faire des demandes de congés, pointer à l'arrivée et au départ, et plus encore via Shifts

Si votre administrateur informatique l' a activé , vous remarquerez peut-être une expérience « Shifts » dans Microsoft Teams. Il s'agit d'un outil de gestion des horaires destiné aux gestionnaires et aux travailleurs de première ligne (qui sont les personnes qui entrent en contact directement avec les clients ou le grand public.) Il est inclus avec les plans Teams sans frais supplémentaires et remplace également l'ancienne expérience Staff Hub de Microsoft. .

Mais, ce n'est pas seulement pour les travailleurs de première ligne. Avec Shifts, les gestionnaires sont en mesure de créer des horaires, d'échanger des quarts de travail, de créer des groupes, de demander des congés et même de garder une horloge. La fonctionnalité peut être très utile pour les petites entreprises car elle est fortement optimisée pour l'expérience Microsoft Teams. Voici un aperçu complet de la façon dont vous pouvez commencer avec pour gérer les heures de travail et les horaires de travail de vos employés.

Ouvrir l'application Shifts et commencer à gérer de nouvelles équipes

Pour commencer, vous devrez ouvrir l'application Shifts. Il est intégré dans la partie gauche de Teams. Si vous ne le voyez pas là-bas, vous devrez cliquer sur ... Plus d'applications et le trouver dans la liste. Une fois là-bas, vous verrez une liste des équipes qui vous sont attribuées pour la semaine en cours. S'il n'y a rien, vous devez alors demander à un responsable ou à un administrateur de vous attribuer un quart de travail ou de leur demander d'en ajouter un via l'application.

Nous sommes sur le point de discuter de la façon dont les gestionnaires ou les administrateurs peuvent le faire ensuite, mais gardez à l'esprit que ces prochaines étapes sont généralement destinées aux gestionnaires ou à ceux qui disposent des autorisations d'administrateur appropriées uniquement. Les responsables ne peuvent créer un calendrier dans Shifts que s'ils sont propriétaires de l'équipe Office 365 . Tout le monde aura toujours accès aux quarts de travail, mais n'aura que la possibilité de voir son propre quart de travail pour la semaine ou de gérer les congés et autres demandes.

Si vous êtes un responsable et que vous disposez des autorisations appropriées , pour continuer à créer une équipe, vous devrez choisir Créer dans la liste des équipes sur la page. Une fois que vous avez sélectionné Créer, vous serez invité à sélectionner un fuseau horaire pour le quart de travail. Si vous travaillez dans le monde entier, comme nous sommes ici chez CloudO3, vous voudrez peut-être choisir un fuseau horaire que tout le monde peut comprendre. Au moment où nous écrivons sur Microsoft, nous utilisons le fuseau horaire du Pacifique, dans lequel est basée la société de Redmond, Seattle.

Vous voudrez ensuite laisser à Teams le temps de créer un calendrier. Une fois terminé, vous serez invité à faire une visite. Cela vous montre comment ajouter des membres d'équipe, créer des équipes, et plus encore. Nous les aborderons dans les sections suivantes.

Comment les gestionnaires peuvent créer des quarts de travail et des horaires

Les gestionnaires et ceux qui disposent des autorisations Office 365 appropriées peuvent créer des équipes et des horaires pour les employés avec des équipes dans Microsoft Teams. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton "Ajouter des personnes au groupe". Cette icône apparaît sous la forme d'une image d'une personne à l'extrême droite de l'écran. Vous pourrez ajouter n'importe qui à l'équipe et à l'horaire tant qu'ils ont un profil valide dans le cadre de votre plan Office 365.

Une fois qu'une personne est « ajoutée » au groupe, vous pouvez créer une équipe pour elle. Pour ce faire, il suffit de double-cliquer sur un créneau vide dans leur planning de la semaine. Par défaut, cet horaire sera divisé en jours de la semaine. À partir de là, vous pouvez double-cliquer sur un jour spécifique et remplir quelques détails sur le quart de travail spécifique. Cela inclut les heures de début et de fin, une couleur pour un thème (ou une activité) spécifique, quelques notes sur l'objectif du quart de travail. Vous pouvez également ajouter des activités plus spécifiques non couvertes en cliquant sur le bouton Ajouter une activité.

Une fois terminé, le quart de travail peut être ajouté à l'horaire en cliquant sur le bouton Enregistrer. Vous pouvez toujours revenir en arrière et modifier les détails en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le programme et en choisissant Modifier l'équipe. Si vous souhaitez également le copier à un autre jour (ce que nous faisons parce que nous avons beaucoup de changements d'écriture similaires ici à CloudO3), vous pouvez cliquer avec le bouton droit, choisir Copier, puis cliquer avec le bouton droit à l'endroit où vous souhaitez placer le Maj et choisissez Coller. 

Si vous cherchez à personnaliser un peu l'horaire, vous pouvez entrer un nom ou des détails supplémentaires dans la case au-dessus des créneaux horaires. Vous pouvez également ajouter des notes dans la section Notes du jour pour vous donner des informations supplémentaires.

Vous pouvez également créer des équipes ouvertes en cliquant sur la zone Equipes ouvertes. Cela vous permettra de créer des quarts de travail "gratuits" avant de les attribuer à vos autres membres. Lorsque vous créez une équipe ouverte, vous pourrez l'attribuer aux membres de l'équipe. Cliquez simplement sur le ... en dessous et choisissez Attribuer une équipe ouverte. 

Il existe également des contrôles supplémentaires pour filtrer la vue par membres, imprimer la vue actuelle ou modifier la vue en fonction des équipes, de la disponibilité ou des groupes. Vous pouvez même passer à une vue journalière, hebdomadaire ou mensuelle, si besoin est.

Partage des quarts de travail avec votre équipe

Once a shift is created, it doesn't become official or appear in your employee's version of Teams until it's shared. You can do this by clicking the purple Share with team button at the top right of the screen. This will then give you additional controls on how to share it with team members. You'll see some options to select the days that you want to share with team members. Feel free to select a range you want to include. They'll also be checkboxes to notify the entire team (which is everyone listed on the schedule) or just the people who have been affected (the people who you just assigned shifts.)

Managing or making time off and other requests

Shift et horaires créés, vos utilisateurs et employés Teams auront de nouvelles options pour voir leur horaire en cliquant sur la section Shifts de Teams. En plus de consulter leur emploi du temps, ils peuvent également demander des congés et faire d'autres demandes. Cela se fait en cliquant sur l'icône dans le coin supérieur droit de l'écran qui a la forme d'une horloge avec un point d'interrogation.

Les utilisateurs peuvent faire une demande de congé, puis en vérifier l'état. Ils peuvent également l'annuler, si besoin est. Ils peuvent également demander à échanger leur quart de travail ou faire une offre pour un autre. Il y a une belle interface utilisateur qui leur permet de choisir une raison, de laisser une note pour cela, comme vu ci-dessus.

En tant que gestionnaire ou administrateur, il vous appartiendra d'approuver ces demandes. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'onglet Demandes sous Quarts. Vous le verrez sous En cours. Vous pouvez ensuite le vérifier sur le côté droit de l'écran. Il y aura des options pour vous de l'approuver ou de le refuser, comme nous l'avons laissé ci-dessus. Lorsque vous approuvez en tant que gestionnaire, l'utilisateur en sera informé.

Configuration de l'horodateur dans les équipes

Le dernier aspect des changements dans les équipes que nous couvrirons est l'horloge. Cette option d'horodateur permettra à vos employés d'entrer et de sortir à l'aide de leurs appareils mobiles. En tant que gestionnaire, vous pouvez également configurer une détection de localisation facultative. Cela détectera où se trouvent les employés lorsqu'ils pointent à l'arrivée et au départ. Ces paramètres peuvent être modifiés ou supprimés à tout moment en cliquant sur l'onglet Paramètres dans Shifts in Teams. Vous y verrez un bouton Commencer la configuration pour le configurer.

Vos employés peuvent utiliser l'horodateur dans Microsoft Teams sur leurs appareils mobiles iOS ou Android. Lorsqu'ils cliquent dessus, ils pourront venir à l'heure, puis en sortir pour faire des pauses en revisitant l'application Teams. Ils auront également la possibilité de le confirmer. Vous pourrez ensuite l'exporter sous forme de feuille de calcul Excel, la consulter et télécharger le rapport d'entrée et de sortie via la même section d'horloge que nous avons mentionnée ci-dessus.

Comment utiliserez-vous Shifts ?

Comme vous pouvez le voir, Shifts in Teams est une solution assez complète. Si vous n'avez pas accès à des services de paie comme ADP, il peut être utilisé pour vous aider à suivre les heures de travail, et bien plus encore. Il est également simple à configurer et ne prend pas trop de temps pour s'y habituer. Avez-vous trouvé le guide utile? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous et assurez-vous de rester à l'écoute d'CloudO3 cette semaine alors que nous approfondissons l'expérience Shifts.