Devenez un expert lors des réunions Microsoft Teams avec ces cinq meilleures pratiques

Plus vous passez de temps dans Teams, plus il devient important d'essayer de tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités disponibles dans le service. Voici un aperçu de certaines de ces fonctionnalités et des meilleures pratiques Teams.

Estompez votre arrière-plan ou utilisez des images d'arrière-plan :  cela permet de protéger votre vie privée pendant les réunions en mettant uniquement l'accent sur votre visage.

Utilisez un casque pour une meilleure expérience : cela vous permet d'obtenir la meilleure qualité audio et de microphone pendant une réunion.

Planifiez vos réunions avec Scheduling Assistant : cela garantit que vous et vos collègues êtes sur la même longueur d'onde et qu'il n'y a pas de conflits de planification.

Prenez des notes de réunion avec la fonctionnalité de notes de réunion dans Teams : cette fonctionnalité Teams intégrée vous permet d'éviter d'avoir à jongler entre différents programmes.

Enregistrez vos réunions : avec la permission de votre collègue, cela vous permet d'avoir une copie de la réunion pour référence future.

Maintenant plus que jamais, vous passez probablement plus de temps en réunions dans Microsoft Teams. Cependant, plus vous passez de temps dans Teams, plus il devient important d'essayer de tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités disponibles pour vous, afin que vous puissiez avoir une expérience transparente. Voici un aperçu de certaines de ces fonctionnalités et des meilleures pratiques à exploiter pour devenir un expert lors de réunions dans Microsoft Teams.

Exercice 1 : flouter votre arrière-plan ou utiliser des images d'arrière-plan

La première meilleure pratique de notre liste est celle qui est la plus évidente et la plus populaire dans la situation actuelle. C'est-à-dire en utilisant la possibilité de flouter votre arrière-plan dans Team s ou d'utiliser des images d'arrière-plan.

Avec cette meilleure pratique, vous pouvez avoir votre réunion presque n'importe où et déguiser tout ce qui se passe en arrière-plan autour de vous. En effet, grâce à la fonctionnalité, Teams ne mettra l'accent que sur votre visage et masquera tout le reste. Sachez simplement qu'il utilise l'intelligence artificielle et ne fonctionne qu'avec des humains. Donc, vous voudrez peut-être être un peu prudent si vos amis à fourrure sont en arrière-plan.

Il existe plusieurs façons de flouter votre arrière-plan ou d'utiliser une image d'arrière-plan dans Teams. Vous pouvez le faire avant la réunion ou pendant la réunion.

Avant la réunion, sur l'écran de participation, vous devrez cliquer sur la case carrée à gauche de PC Mic and Speakers sous votre flux vidéo. À partir de là, vous verrez une option pour les paramètres d'arrière-plan. Vous pouvez choisir le premier, qui dit Flou. Ou, si vous voulez un arrière-plan différent, vous pouvez en choisir un dans la liste. Votre flux passera à l'arrière-plan souhaité et lorsque vous aurez terminé, vous pourrez fermer la fenêtre Paramètres d'arrière-plan avec le X.

Pour flouter votre arrière-plan pendant la réunion, cliquez sur les trois périodes ( . . . ) en haut de la fenêtre de la réunion. Ensuite, à partir de là, cliquez sur Appliquer des effets d'arrière-plan. Vous pouvez ensuite en choisir un dans la liste et cliquer sur Appliquer. 

Pratique 2 : Utilisez un casque pour une meilleure expérience

Ensuite, il y a une pratique que vos collègues pourraient finir par apprécier : utiliser un casque . Avec cette pratique, vous finirez par avoir un appel de meilleure qualité dans Teams. Vous n'aurez pas à vous soucier du fait que vos collègues ne vous entendent pas ou que vous ne les entendiez pas. Voici comment en configurer un dans Teams.

Pour utiliser un casque avec Teams, assurez-vous simplement qu'il est branché ou connecté à votre appareil, que ce soit via Bluetooth ou une prise casque. Une fois connecté, vous devrez vous assurer que Teams est correctement configuré pour le casque. Encore une fois, vous pouvez le faire de deux manières, soit avant la réunion sur l'écran de participation, soit pendant la réunion à partir du menu.

Avant la réunion, vous pouvez configurer les paramètres en cliquant sur le bouton PC Mic and Speakers sous votre flux vidéo. Une fois cela fait, vous verrez les paramètres de l'appareil apparaître. N'oubliez pas de consulter les sections Haut-parleur et Microphone. Cliquez sur la flèche vers le bas et choisissez votre casque dans la liste pour le haut-parleur et le microphone. Ensuite, fermez la fenêtre avec le X.

Pendant la réunion, vous pouvez utiliser votre casque en cliquant sur les trois points ( . . . ) en haut de l'écran et en choisissant Paramètres de l'appareil. À partir de là, vous pourrez choisir les mêmes paramètres que ceux décrits ci-dessus. Lorsque vous avez terminé, fermez la fenêtre avec le X.

Il convient de noter que vous pouvez également utiliser la fonction Passer un appel test ici aussi, pour vous assurer que tout fonctionne juste avant de vous rendre à une réunion.

Pratique 3 : Planifiez vos réunions

L'une des pires choses à propos des réunions est d'être réunie à la dernière minute ou à la dernière seconde. C'est pourquoi, comme bonne pratique, nous vous suggérons de planifier et d'affiner vos réunions. Vous pouvez le faire avec l'assistant de planification dans Microsoft Teams. Voici comment l'utiliser.

Tout d'abord, cliquez sur l'icône Calendrier dans la barre latérale de Teams. À partir de là, cliquez sur l'onglet Assistant de planification en haut. À partir de cet onglet, vous pourrez planifier une réunion en fonction de la disponibilité de vos collègues. Vous pouvez ajouter des lieux, des participants et bien plus encore. Lors de l'ajout de participants, vos collègues apparaîtront comme disponibles indisponibles ou inconnus. L'assistant extrait les informations du calendrier Outlook de votre collègue pour les remplir. Vous verrez une vue du calendrier, montrant leurs réunions déjà planifiées en violet. Vous pouvez également faire défiler les jours et les heures pour trouver l'heure qui convient à tout le monde.

En lien avec cela, il y a la possibilité de partager un ordre du jour de réunion. Vous pouvez le faire pour que vos collègues et tous les participants à la réunion soient sur la même longueur d'onde. Lors de la création d'une réunion en ligne, vous le verrez dans la zone de rédaction. Vous pourrez mettre votre agenda ici, et il apparaîtra dans l'e-mail d'invitation.

Pratique 4 : Prendre des notes de réunion

Que se passe-t-il si vous êtes au milieu d'une réunion importante, mais que vous avez besoin d'un moyen de prendre des notes ? Vous pensez devoir utiliser Microsoft Word ou un autre programme, mais saviez-vous que Teams possède également sa propre fonctionnalité de notes de réunion ?

Il s'agit de l'une de nos autres bonnes pratiques pour les réunions dans Teams. La raison pour laquelle? Les notes sont enregistrées dans le cadre de la réunion elle-même et peuvent vous suivre partout, et seront enregistrées pour plus tard ou pour être partagées avec vos collègues.

Pour utiliser la fonctionnalité, rejoignez la réunion comme vous le feriez normalement, puis cliquez sur le bouton (. . . ) plus d'actions, suivi de Notes de réunion. Vous devriez alors voir une fenêtre Notes de réunion s'ouvrir. À partir de là, vous voudrez cliquer sur Prendre des notes. Cela vous donnera ensuite un accès complet à une barre d'outils de mise en forme, avec gras, italique, surlignage et d'autres éléments auxquels vous êtes habitué dans Microsoft Word. Vous pouvez également créer une nouvelle section avec le bouton (+).

Une fois la réunion terminée, vous pouvez accéder à vos notes depuis le chat. Il devrait y avoir une option qui dit Afficher les notes en plein écran. Cliquez dessus pour afficher les notes.

Pratique 5 : Enregistrez vos réunions (avec autorisation bien sûr !)

Le dernier de notre liste de bonnes pratiques est l'enregistrement d'une réunion dans Teams. L'une des pires choses dans les réunions, c'est quand vous devez constamment demander à vos collègues de répéter les choses encore et encore parce que vous n'avez pas pu le noter ou prendre des notes. Eh bien, si vous avez le consentement de toutes les parties aux réunions, vous pouvez en fait enregistrer une réunion en direct, comme cela arrive, pour vous assurer que vous pouvez avoir une copie de la réunion pour référence plus tard.

Pour enregistrer une réunion, vous pouvez cliquer sur les trois points ( . . . ) en haut de l'écran, suivis du bouton Démarrer l'enregistrement. À partir de là, vous verrez un avertissement indiquant que la réunion est enregistrée. Vous pouvez l'ignorer, c'est juste pour la sécurité de votre collègue. Lorsque la réunion est terminée et que vous êtes prêt à arrêter, vous pouvez alors cliquer sur le même menu et choisir Arrêter l'enregistrement.

Une fois l'enregistrement terminé, vous recevrez un e-mail vous informant qu'il est disponible dans Microsoft Stream. Vous pouvez cliquer sur ce lien dans l'e-mail pour y accéder et même télécharger un fichier afin de pouvoir le consulter hors ligne.

Découvrez nos autres astuces

Bien que cet article se concentre sur certaines des meilleures pratiques pour les réunions Teams, il y a beaucoup plus à savoir sur Microsoft Teams. Au cours des derniers mois, nous avons plongé plus profondément dans Teams. Les sujets incluent comment exécuter plusieurs instances de Teams , comment utiliser les Bots , gérer les notifications et bien plus encore. Consultez notre centre d'actualités ici pour en savoir plus et faites-nous savoir si vous avez vos propres astuces et astuces Teams en nous laissant un commentaire ci-dessous.